(PM) Düsseldorf, 27.11.2009 - Viele Unternehmer können den Begriff „Geschäftsprozessoptimierung“ einfach nicht mehr hören. Für sie steht dahinter schlicht die Auswahl und Einführung eines neuen IT-Systems. Häufig mussten sie erfahren, dass die oftmals von ihren IT-Abteilungen initiierten Veränderungen nicht den gewünschten Erfolg brachten. Und sie haben recht damit. Denn wie zahlreiche Studien zeigen, läuft mindestens ein Drittel der rein technikorientierten Optimierungsmaßnahmen ins Leere. Zu oft werden Insellösungen installiert, die mit anderen, im Unternehmen verwendeten Systemen nicht kompatibel sind. Und: Häufig wird der Mensch als Handelnder im Prozess vergessen und die Praktikabilität der neu zu installierenden Maßnahmen im Tagesgeschäft vernachlässigt. „Prozessoptimierung ist Sache der Unternehmensleitung und nicht allein der IT. Denn Geschäftsprozesse können nur dann erfolgreich optimiert werden, wenn die Zusammenhänge übergeordnet betrachtet werden und die Geschäftsführung davon überzeugt ist“, sagt Ulrich Rehrmann, Geschäftsführer der GMVK Consulting Group GmbH (GMVK).

Von zentraler Bedeutung für optimale Abläufe ist, dass interne und externe Informationsflüsse reibungslos funktionieren und die für den jeweiligen Prozess erforderlichen Daten jederzeit in der gewünschten Form für den Prozessbeteiligten nutzbar sind. „Unserer Erfahrung nach ist der größte Effizienzfresser der interne Informationsfluss“, so Rehrmann. Unklare Zuständigkeiten und umständliche Informationsbeschaffung verursachen häufig Doppel- und Mehrarbeit – und unnötige Kosten. Meist haben sich die lähmenden Abläufe bereits über Jahre verfestigt.
Um ein wirksames, strategisches Informations- und Wissensmanagement bei ihren Auftraggebern einzuführen, arbeitet die GMVK mit Information Chain Management (ICM). Diese Methode systematisiert den Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen. Das Ergebnis: Arbeitsabläufe werden vereinfacht, teilweise automatisiert, Mitarbeiter entlastet und somit effizienter. Zwar spielt auch hierbei die richtige IT eine Rolle, allerdings rein in Prozess unterstützender Funktion. Software und moderne IT-Lösungen seien ja schließlich kein Selbstzweck, meint Rehrmann.

Hebelwirkung für die Produktivität
Großes Optimierungspotenzial liegt laut GMVK in den Unternehmensbereichen Einkauf und Beschaffung – also der „Buy-Side“ – , bei Produkt- und Dienstleistungsinformationen sowie in Marketing und Vertrieb – der „Sell-Side“. Hier gibt es in der Regel sehr komplexe Prozesse. In diesen Bereichen ist auch die Hebelwirkung – Einsparungen erzielen bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung – am größten. Bei der Produktion von technischen und werblichen Medien beispielsweise sind häufig in einem einzigen Prozessabschnitt mehr als die Hälfte der Schritte unnötig. Die Gründe dafür: aufwändige Informationsbeschaffung, mehrfache Übersetzungen sowie Medienbrüche in der Zusammenarbeit von Abteilungen und Dienstleistern, aber auch unklare Aufgabenverteilung und Herrschaftswissen. Ulrich Rehrmann: „Bei einem unserer Mandanten konnten wir die Schritte innerhalb eines einzigen Prozessabschnitts von 54 auf zehn reduzieren, nur durch ein zentrales und strukturiertes Produktinformationsmanagement und die weitestgehende Automatisierung des Übersetzungsprozesses. Das brachte Einsparungen von über 60 Prozent.“ Langfristiger Effekt: Die Mitarbeiter hatten wieder mehr Ressourcen, um sich ihren originären Aufgaben zu widmen. Zusätzlich konnten zwei Stellen für technische Redakteure geschaffen werden. Die Beschleunigung dieser Prozesse bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Produkte schneller an den Markt bringen und bewerben können.

Auch im Beschaffungsmanagement können deutliche Einsparungen erzielt werden. „Im Schnitt zehn bis 20 Prozent“, weiß Rehrmann. In vielen Unternehmen gibt es eine unübersichtliche Lieferantenvielfalt, Bestellung und Warenbestand werden nicht automatisch abgeglichen, Preisvergleiche und Kostentransparenz sind unzureichend. Mit einer strategischen Ausrichtung des Einkaufs, transparenter Datenhaltung und modernen, den Einkäufer vom operativen Geschäft entlastenden
E-Procurement-Lösungen können deutliche Renditesteigerungen erzielt werden.