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Zwei Drittel der Arbeitszeit werden mit administrativen Aufgaben vergeudet

Ineffiziente Prozesse verursachen unnötig hohen Aufwand
(PM) Düsseldorf, 02.12.2009 - Bei der Herstellung von technischen und werblichen Medien in Unternehmen gehen durchschnittlich 65 Prozent der Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten verloren, so die GMVK Consulting Group. Konkretes Beispiel: Von 178 Arbeitsstunden für eine 12seitige Gebrauchsanweisung benötigten die Mitarbeiter in einem Unternehmen allein 115 Stunden für die Informationssuche, Abstimmungsprozesse, Projektkoordination oder Dokumentation. Produktive Tätigkeiten wie Redaktion oder Grafik machten nur ein Viertel des Arbeitsaufwands aus. Für strategische Überlegungen wurden sogar nur zehn Prozent, also gut 18 Stunden, aufgewandt.

Unternehmen, die ihre Informationsprozesse strategisch verbessern und ihr Wissensmanagement systematisieren, können den Gesamtaufwand im Schnitt um rund 45 Prozent verkürzen. Im Beispielfall wären das etwa 98 Arbeitsstunden statt zuvor 178. Legt man ein durchschnittliches Monatseinkommen von 2.500 Euro zuzüglich Lohnnebenkosten zugrunde, bringt das eine Ersparnis von etwa 1.400 Euro bei den Arbeitskosten ¬– allein bei einer Gebrauchsanweisung in einer Sprachversion. Ein international agierender Mittelständler, der zum Beispiel 100 verschiedene Produkte fertigt und die Gebrauchsanweisungen in je zwölf Sprachen benötigt, spart demnach jährlich rund 1,7 Millionen Euro.
Das größte Einsparpotenzial liegt dabei in den administrativen Tätigkeiten; sie können oftmals auf 30 Prozent reduziert werden. Die Hälfte des gesamten Erstellungsprozesses käme dann wirklich produktiven Tätigkeiten zu. Gleichzeitig könnten Mitarbeiter den dazu gewonnenen zeitlichen Spielraum in strategische Aufgaben investieren, beispielsweise in die Planung und Umsetzung Vertriebs unterstützender Maßnahmen.
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