Allerdings sind dafür nach § 14 und § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) einige Voraussetzungen einzuhalten, damit die Rechnung auch zum Vorsteuerabzug berechtigt.

1. Einwilligung

Zunächst benötigen benötigen Sie für die elektronische Übermittlung der Rechnung die Einwilligung Ihres Kunden, vgl. § 14 Abs. 1 UStG. Sie sollten daher eine entsprechende Klausel in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufnehmen.

2. Technische Voraussetzungen für eine elektronische Rechnung

Nur qualifiziert elektronisch signierte Rechnungen oder Rechnungen in einem sicheren EDI-Verfahren im Sinne des § 14 UStG berechtigen zum Vorsteuerabzug, § 15 UStG.

Danach muss also die Echtheit der elektronischen Rechnung gewährleistet sein durch

::: eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 2 Nr. 3 Signaturgesetz (SigG)

::: oder eine qualifizierten elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung (§ 2 Nr. 15 SigG)

::: oder den sog. Elektronischen Datenaustausch, neudeutsch Elektronic Data Interchange (EDI).

Was ist eine elektronische Signatur?

Nach § 2 Nr. 1 SigG sind elektronische Signaturen alle Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt werden und zur Authentifizierung dienen. Man unterscheidet drei Sicherheitsniveaus:

1.) Die einfache elektronische Signatur

Sie hat keinen besonderen Sicherheitswert und kann z.B. auch eine eingescannte Unterschrift sein. Sie erfüllt nicht die Voraussetzungen des § 14 UStG, so dass Rechnungen mit eingescannter Unterschrift nicht versandt werden dürfen.

2.) Die qualifizierte elektronische Signatur, § 2 Nr. 3 a und b SigG

Diese Signaturen beruhen auf einem zum Zeitpunkt ihres Erzeugens gültigen, qualifizierten Zertifikat und müssen mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein. Der Zertifizierungsanbieter hat im Verfahren nach den §§ 5 – 14 SigG nur angezeigt und glaubhaft dargelegt, dass er bzw. sein Zertifikat die Anforderungen des SigG erfüllt.

3.) Die akkreditierte Signatur, § 2 Nr. 3 a SigG

Diese Signaturen sind elektronische Signaturen im Sinne von § 2 Nr. 3 a SigG, deren Zertifikat von einem akkreditierten Anbieter ausgestellt wurde. Akkreditiert bedeutet, dass der Anbieter die Erfordernisse der §§ 5 – 14 SigG ebenfalls erfüllt, diese jedoch in einem Verfahren nach § 15 SigG nachgewiesen hat.

Was ist der Elektronische Datenaustausch (EDI-Rechnungen)?

Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 2 UStG ist es zulässig, eine Rechnung im EDI-Verfahren zu übermitteln, wenn zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung (Sammelrechnung)

::: in Papierform
::: oder in elektronischer Form übermittelt wird und zumindest diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.

Daraus folgt: Ein Großteil der Rechnungen, die heute bereits per eMail versandt werden, erfüllen diese Voraussetzung nicht. Die betroffenen Firmen ziehen gleichwohl aus den empfangenen Rechnungen die Vorsteuer unabhängig davon, ob diese die erforderliche qualifizierte Signatur haben oder nicht.

Die meisten Versender verschicken ihre Rechnungen zur Zeit per eMail und berufen sich dabei auf das EDI-Verfahren, obwohl sie die rechtlichen Voraussetzungen dafür gar nicht erfüllen. So erfordert das EDI-Verfahren, dass eine vorherige Vereinbarung über den Datenaustausch geschlossen wurde. Tatsächlich ist es aber z.B. für einen Internetprovider praktisch gar nicht möglich, mit der Vielzahl von Kunden einzelne Verträge zu schließen. Jedenfalls ordnen die Unternehmen ihre elektronischen Rechnungen als sog. Zwischenrechnungen nach dem EDI-Verfahren ein und versenden in bestimmten Abständen, z.B. einmal pro Jahr, eine Sammelrechnung in Papierform.

2. Inhaltliche Voraussetzungen der elektronischen Rechnung

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

::: Namen und Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers bzw. des Leistenden und des Leistungsempfängers

::: Steuernummer oder die ihm vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

::: das Ausstellungsdatum

::: die fortlaufende Rechnungsnummer

::: die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Ware oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung

::: den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

::: das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung einschließlich etwaiger Abzüge für Verrechnungen oder Rabatte etc.

::: den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz und den darauf Steuerbetrag; ggf. Hinweis auf Steuerbefreiungen (Kleinunternehmen).