(PM) 56579 Rengsdorf, 10.11.2011 - Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen sind aufgrund ihrer Funktionalität, Flexibilität, Integrationsfähigkeit und erschwinglichen Kosten bestens geeignet für mittelständische Unternehmen der verschiedensten Branchen. Ein Beispiel ist das DMS PROXESS des Softwareherstellers Akzentum im Einsatz als integrierte Lösung im Sanitäts-Fachhandel: Beim mittelständischen Fachhandel für Reha- und Medizintechnik, Müller Betten GmbH & Co mit Hauptsitz in Engelskirchen, sorgt PROXESS im perfekten Duo mit der ERP-Lösung „Easy San“ auf Basis von MS Dynamics Navision für mehr Servicequalität, hohe Kundenzufriedenheit und motivierte Mitarbeiter.

„Zeitintensive Suchvorgänge nach Belegen, umständliches Handling – viele Rückfragen von Krankenkassen oder Kunden gestaltete sich als zeitaufwändiger, personal- und kostenintensiver Vorgang“, erinnert sich Georg J. Müller, Geschäftsführer von SMB zurück. Kein Wunder, denn die Belege mussten über ein internes Call-Center angefordert, manuell herausgesucht und zwischen den Standorten hin- und hergeschickt werden. Guter und schneller Service sowie effizientes Arbeiten sieht anders aus. Daher musste schnell eine flexible DMS-Lösung her, die der steigenden Papierflut und der angesprochenen „Servicewüste“ ein Ende bereiten konnte. Und dies gleichzeitig an allen sechs Unternehmensstandorten.

Die Entscheidung fiel auf das am Markt bewährte DMS PROXESS von Akzentum, da es für SMB optimal in die bestehende IT-Landschaft hineinpasste und darüber hinaus flexibel genug war, mit dem Unternehmen mitzuwachsen und anstehende Systemumstellungen mitzutragen. So etwa beim kürzlichen Systemwechsel auf das MS Dynamics NAV ERP-System „Easy San“, eine innovative Branchenlösung für Sanitätshäuser. Auch ältere Dokumente, die vor der Systemumstellung erzeugt wurden und deren Daten nicht in das neue System übernommen wurden, können heute weiterhin problemlos über PROXESS aufgerufen werden.“, so Georg Müller, Geschäftsführer von Müller Betten.

Perfektes Duo = Optimale Servicequalität

Mit „Easy San“ und PROXESS ergibt sich für SMB ein perfektes Duo: Scanbelege werden sofort bei der Erfassung im Posteingang dem zugrunde liegenden Versorgungsfall zugeordnet. Ausgehende Belege werden in PDF konvertiert und über eine Schnittstelle archiviert. Da relevante Beleg-, Vorgangs- und Stammdaten aus dem ERP-System ebenfalls an das Archiv übertragen werden, können die Dokumente jederzeit wieder flexibel und vielfältig recherchiert werden.

Alle 180 Mitarbeiter können so über Terminal-Lösungen auf alle durch PROXESS archivierten Dokumente unabhängig vom physischen Lagerort des Belegs unmittelbar zugreifen. Georg J. Müller: „Unsere Mitarbeiter und Geschäftspartner sind begeistert. Unsere Mitarbeiter sind in der Lage, Rückfragen von Krankenkassen und Patienten direkt am Telefon zu klären. Die Suchergebnisse werden dabei mit beeindruckender Geschwindigkeit in PROXESS angezeigt, obwohl bereits über 15 Millionen Dokumente digital archiviert sind.“

Ein Beispiel: Die Überlassung eines gesetzlich verordneten Hilfsmittels (z. B. eines Rollstuhls) an den Patienten soll verlängert werden. Der SMB-Mitarbeiter ruft aus seiner „Easy San“-Oberfläche den archivierten Erst-Lieferschein aus dem Archiv auf und legt den ausgedruckten Beleg für die weiterführende Berechnung der Kostenpauschale an die Krankenkasse bei. Einfacher und bequemer geht es nicht!

„Bei der Abrechnung mit den Krankenkassen ziehen wir aus Datenschutzgründen die Übertragung schriftlicher Belege dem E-Mail-Versand vor“, so Georg Schmitz, IT-Leiter bei SMB. „Intern sind die archivierten Dokumente mit personenbezogenen Daten durch das neue Rechtekonzept der aktuellen Version PROXESS 5 ohnehin vor unberechtigten Zugriffen geschützt.“

SMB ist von der integrierten DMS-Lösung überzeugt und stellt schon die Weichen für die Zukunft: So ist als weitere Ausbaustufe der digitalen Archivierung die Integration von MS Outlook zur E-Mailarchivierung geplant.