(PM) Stuttgart, 07.11.2013 - Möglichkeit eines papierlosen Büros – Mythos oder Realität? Gemäß einer Studie* von Iron Mountain bezeichnet lediglich einer von zehn deutschen Büromitarbeitern (zehn Prozent) seinen Arbeitsplatz als papiereffizient. Dabei würden ein paar einfache Anwendungen helfen, die Papierverschwendung in Unternehmen deutlich zu reduzieren sowie sensible, vertrauliche Mitarbeiter- und Geschäftsdaten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Buchungen zur Zeiterfassung, Ausfüllen von Urlaubsanträgen, Übersicht über das Monatsjournal der Mitarbeiter etc. – alles Hindernisse auf dem Weg zum papierlosen Büro? Nicht, wenn diese in digitaler Form zur Verfügung gestellt und jederzeit bedient werden können. Mithilfe mobiler Anwendungen können Arbeitsabläufe in Unternehmen effizienter und komfortabler gestaltet werden. Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, im Rahmen firmeninterner Zeitwirtschaftslösungen ihre Arbeitszeiten zu erfassen – zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Robert Karolus, Produktmanager bei Interflex erläutert dazu: „Mit einer Web-App gehören das lästige Ausfüllen der Stundenzettel sowie die zeitaufwendige Bearbeitung für die Gehaltsabrechnung der Vergangenheit an. Davon profitieren insbesondere Mitarbeiter, die größtenteils außerhalb des Stammsitzes arbeiten, bspw. auf Baustellen, als Fahrer oder vor Ort beim Kunden. Künftig können sie ihre Arbeitszeiten bequem von unterwegs mit ihrem Smartphone buchen oder etwa ihren Urlaub über einen Fehlzeitantrag einreichen, der anschließend von einem Vorgesetzten genehmigt werden kann.“ Ist zudem die Handhabung der Web-App an die bereits vorhandene Zeiterfassung angepasst, entfällt ein zusätzlicher Schulungsaufwand für die Mitarbeiter. Lediglich Passwort und Benutzername oder Personalnummer sind zur Authentifikation auf dem Smartphone notwendig.

Vorteile einer Web-App

Zukunftssicher

• Kompatibel zu neuen Betriebssystemen und deren Updates
• Plattform- und browserunabhängig
• Kompatibel zu Desktop-Browsern

Funktional

• Speicherung der Seiten über den Applikations-Cache im Falle der Offline-Nutzung
• Sofortige Umsetzung von Änderungen der Web-App ohne Erneuerung der Applikation
• Kein Download der Web-App aus dem App-Store notwendig durch Versenden des Links in einer E-Mail oder durch einen QR-Code, der mit der Kamera eines Smartphones eingescannt werden kann

Zuverlässig

• Höhere Sicherheit bei der Benutzung einer Web-App im Vergleich zur nativen App, da diese Zugriff auf Smartphone oder Tablet hat
• Verlässliche Anwendung durch Browser Sandbox, die nicht anfällig gegen Viren oder Malware ist

Benutzerfreundlich

• Einfache User-Interface-Gestaltung durch CSS; keine Unterscheidung zur nativen App

Ein Comic zum Thema „Wie mobile Anwendungen Arbeitsprozesse unterstützen können“ ist unter folgendem Link abrufbar www.pinterest.com/pin/347269821238146618/.

* Opinion Matters für Iron Mountain; Umfrage im April/Mai 2013 unter 5.021 berufstätigen Erwachsenen in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und Niederlanden; davon 1.002 aus Deutschland.