Ein Weg, mit dem sich im Bereich Finanzbuchhaltung Kosten sparen ließen, ist unter anderem die Umstellung auf papierlose Geschäftsprozesse.

Administrative Funktionen wie die Finanzbuchhaltung erlangen in den Unternehmen immer größeres Augenmerk. Im Vordergrund stehen dabei die kritische Überprüfung auf Wertschöpfung für das Unternehmen sowie das Ausloten von weiteren Optimierungen durch eine Standardisierung und Automatisierung der Prozesse. Weiterhin werden mögliche Synergien durch Bündelung von Prozessen an einem oder wenigen Standorten (Shared Services) untersucht. Auch die „Make or Buy“-Frage für nicht wertschöpfende Prozesse in der Finanzbuchhaltung wird neu diskutiert. Ziel ist zumeist die Verschlankung der administrativen Funktionen durch Reduzierung der Komplexität. Effizienzerhöhung, aber auch eine Steigerung von Qualität und Transparenz sollen dazu einen wesentlichen Beitrag leisten. Das zeigen die Ergebnisse einer unter Federführung der buw Unternehmensgruppe in Kooperation mit PricewaterhouseCoopers im November 2009 abgeschlossen und veröffentlichten Studie zum Status Quo der Finanzbuchhaltung im deutschen Mittelstand.

Ziel dieser Studie war die Ermittlung des qualitativen und quantitativen Status der Strukturen und Prozesse in der Finanzbuchhaltung deutscher mittelständischer Unternehmen. Auf dieser Basis wurden die Daten analysiert und generelle Optimierungspotenziale für den Mittelstand abgeleitet. Hierbei sind folgende sechs Bewertungskriterien zugrunde gelegt worden:

1. Unternehmen und Organisationsstruktur
2. Geschäftsprozesse
3. Qualitätsmanagement
4. Systeme & Technologie
5. Quantitative Daten
6. Optimierungspotenziale

Entsprechend der Ausprägung dieser Bewertungskriterien wurden alle teilnehmenden Unternehmen eingestuft und verglichen.

Der Rücklauf der Studie zeigt, dass das Thema Finanzbuchhaltung bezüglich Status Quo und deren Optimierung beim Mittelstand auf ein starkes Interesse gestoßen ist. Die meisten befragten Unternehmen sind international tätig und müssen sich im globalen Wettbewerb behaupten. Viele sind in ihrer Sparte führend in den jeweiligen Märkten.

Die Ergebnisse zeigen, dass fast alle Unternehmen ihren Standardisierungs- und Automatisierungsgrad noch nicht ausgeschöpft haben. Indizien hierfür sind die oft fehlende Prozess- und Kostentransparenz, der geringe elektronische Anteil der gesamten Rechnungslogistik und der noch geringe Standardisierungsgrad der Aktivitäten.

Weiterhin gewinnt auch die organisatorische Komponente der Finanzbuchhaltung an Relevanz. Im Gegensatz zu Großkonzernen ist die Finanzbuchhaltung im Mittelstand häufig noch auf verschiedene Standorte verteilt. Die Zusammenführung zu Shared Services, also die Bündelung von Prozessen an einem oder wenigen Standorten, sowie das Thema Outsourcing, einer Teil- oder Komplettauslagerung von Prozessen an einen spezialisierten Dienstleister, bieten weitere Potenziale.

Einige Unternehmen haben in den letzten Jahren transaktionsintensive Tätigkeiten an einen Dienstleister ausgelagert und waren mit dem Ergebnis zufrieden. Kostensenkungen, Konzentration auf Kernkompetenzen und Qualitätssteigerungen sind die Haupttreiber dieser Unternehmen. Auf der anderen Seite lehnen die meisten Unternehmen eine Auslagerung derzeit noch ab, da sie in erster Linie Kontroll-, Macht- und Qualitätsverlust fürchten.

Durch einen vermehrten Einsatz von elektronischen Prozessen können weitere Effizienzen gehoben werden. Dieses bedarf einer intensiven Reorganisation der Prozesse und der Einführung modernster Technologie.

Insgesamt wurden fünf wesentliche Erfolgsfaktoren identifiziert, die in der Gesamtbetrachtung der teilnehmenden Unternehmen zu einer Optimierung im Bereich Finanzbuchhaltung führen können:

• Hoher Standardisierungs- und Automatisierungsgrad der Prozesse
• Ganzheitliche Prozessbetrachtung und eine danach ausgerichtete Reorganisation
• Elektronische Rechnungslogistik, E-Workflows und digitale Archivierung
• Überprüfung einer Konsolidierung der Tätigkeiten im Bereich Finanzbuchhaltung an einem oder wenigen Standorten (Shared Service Center)
• Überprüfung einer Auslagerung von transaktionsintensiven Tätigkeiten an einen externen Dienstleister

Die Beachtung und konsequente Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren bilden die Grundlage für eine Effizienzsteigerung sowie eine Erhöhung der Qualität und Transparenz innerhalb der administrativen Prozesse.

Standardisierungs- und Automatisierungspotenziale noch nicht ausgeschöpft

Unter Standardisierung versteht man die Vereinheitlichung von wiederkehrenden Prozessen zur Schaffung gemeinsamer Standards für alle Mitarbeiter an allen Standorten. Eine Automatisierung erreicht man dadurch, dass insbesondere wiederkehrenden Prozesse ausschließlich von EDV-Systemen und nicht von Mitarbeitern manuell abgewickelt werden. Das Ergebnis der Selbsteinschätzung bezüglich Standardisierungs- und Automatisierungsgrad befindet sich auf einem hohen Niveau, dennoch ist das Potenzial noch nicht ausgeschöpft. Indiz hierfür ist u.a. die immer noch vorherrschende Papierdominanz innerhalb der Prozesse. Weiterhin lässt ein relativ geringer Prozentsatz von Transaktionen mit Bestellbezug den Rückschluss zu, dass auch hier weitere Automatisierungen möglich sind.

Finanzbuchhaltung in weiten Teilen oft noch dezentralisiert

Generell werden in den Unternehmen mit mehreren Standorten Tätigkeiten im Bereich Finanzbuchhaltung dezentral abgewickelt. Hierdurch können mögliche Synergien sowie etwaige Lohnkostenvorteile günstiger Standorte nicht genutzt werden. Der Aufbau eines eigenen Shared Service Centers oder die Auslagerung von Prozessen an einen Dienstleister sind mögliche Ansätze.

Outsourcing der Finanzbuchhaltung noch meist kein Thema

Bei 68 % der Teilnehmer ist die Auslagerung von Geschäftsprozessen noch kein Thema. Als Hemmfaktoren werden vornehmlich Qualitätsverlust, Kontroll- und Machtverlust, Mangel an Dienstleisterkompetenz und Datensicherheit angegeben. Immerhin haben 32 % der Teilnehmer angegeben, dass sie im selektiven Auslagern von Prozessen eine sinnvolle Option sehen oder es bereits tun. Generell handelt es sich um transaktionsintensive Tätigkeiten im Bereich Kreditoren- und Debitorenmanagement sowie Anlagen- und Hauptbuchhaltung. Die Haupttreiber sind die Konzentration auf die Kernkompetenzen, Senkung der Kosten, Erhöhung der Qualität sowie Standardisierung und Automatisierung. Die meisten Unternehmen, die bereits Prozesse ausgelagert haben, sind mit dem Ergebnis zufrieden.

Planungs- und Steuerungsinstrumente spielen bislang nur geringe Rolle

Die hauptsächlichen QM-Steuerungsinstrumente sind quantitative / qualitative Kennzahlen und Management Informationssysteme. Management Konzepte wie z.B. die Balanced Scorecard haben kaum Bedeutung. Weiterhin scheint auch bei den meisten Unternehmen eine weitere Automatisierung des Planungsprozesses für möglich.

Elektronische Rechungslogistik oft schon weit entwickelt

Im Bereich der gesamten Rechnungslogistik setzen bereits über die Hälfte der Teilnehmer digitale Archivierung, Scanning / OCR und elektronischer Workflows ein. Dennoch wurde in den durchgeführten Vor Ort Gesprächen festgestellt, dass viele Unternehmen hierunter auch Lösungen subsumieren, die nur Teilausschnitte des jeweiligen Prozesses automatisieren (z.B. elektronische Freigabe von Rechnungen, aber kein 3-Wege-Matching) oder keinen Bezug zum Thema Finanzbuchhaltung besteht (z.B. elektronische Urlaubsfreigabe). Weiter gibt es bei fast allen Unternehmen immer noch ein großes Potenzial auf dem Weg zu papierlosen Geschäftsprozessen. Auf diese Weise können Transaktionskosten nachhaltig gesenkt werden.

Kostensenkungspotenziale im Bereich Finanzbuchhaltung zumeist nicht ausgeschöpft

Im Vergleich der Studienteilnehmer untereinander und auch beim Heranziehen von externen Benchmarks zeigt sich, dass es hinsichtlich einer Reduzierung der Gesamtkosten innerhalb der Finanzbuchhaltung noch Potenziale gibt. Bei 25% der befragten Unternehmen liegen die Kosten über einem Prozent des Gesamtumsatzes. Weiterhin sind für viele Unternehmen detaillierte Angaben zu Mengengerüsten und Kosten teils gar nicht oder nur mit großem Aufwand zu erheben.

Weitere Ergebnisse (Durchschnittswerte):

• der Vollkostenanteil der Finanzbuchhaltung beträgt ca. 1 % vom Umsatz
• es fallen ca. 720.000 Eingangsrechnungen bei ca. 2.600 Kreditoren an
• 89% der Eingangsrechnungen sind in Papierform
• 65 % der Eingangsrechnungen sind mit Bestellbezug
• 19% der Lieferanten machen 80% des Rechnungsvolumens aus
• eine bearbeitete Eingangsrechnung kostet ca. 9 Euro
• die Kreditorenlaufzeit beträgt 22 Tage, dabei werden 85% der möglichen Skonti realisiert
• es fallen ca. 1,7 Mio. Ausgangsrechnungen bei ca. 430.000 Debitoren an
• 79% der Ausgangsrechnungen sind in Papierform
• 24% der Debitoren machen 80% des Gesamtumsatzes aus
• eine bearbeitete Ausgangsrechnung kostet ca. 8 Euro
• die Debitorenlaufzeit beträgt 33 Tage