Wie die Erhebung „SEPA-Umsetzung in Deutschland“ von ibi research in Zusammenarbeit mit van den Berg, dem Bank-Verlag und InterCard ergeben hat, erwarten Großunternehmen im Mittel für den Umstieg auf das SEPA-Verfahren einen Aufwand von gut 1.600 Manntagen. Mittelgroße Unternehmen rechnen insgesamt mit 359 Personentagen, kleinere Betriebe gehen immerhin von 84 Tagen aus.

2012 wurde das deutsche SEPA-Begleitgesetz im Bundestag und im März 2013 im Bundesrat verabschiedet. Für die Einführung der SEPA-Lastschrift und der SEPA-Überweisung gilt der 1. Februar 2014 als „Deadline“. Im Jahr 2016 endet das elektronische Lastschriftverfahren.

Die Einführung von SEPA soll zu einer Steigerung des Wettbewerbs im europäischen Zahlungsverkehr sowie zu einer Senkung der Kosten beim europäischen Zahlungsverkehr führen. Zusätzlich möchte man durch eine Vereinfachung der Prozesse und eine Verbesserung der Prozesssicherheit erreichen, dass sich die Risiken im Zahlungsverkehr reduzieren. Es gibt klare Regelungen für die Nutzergruppen hinsichtlich ihrer Rechte und Pflichten und ihren Mitbestimmungsmöglichkeiten. Mit der Einführung von SEPA ist auch die Nutzung von SEPA-konformen-Datenformaten verbunden.

Hauptzahlungsmethoden: SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift

Bei einer SEPA-Überweisung sind gemäß SCT-Regelwerk der Zahlungspflichtige, der Zahlungsempfänger, die Bank des Zahlungspflichtigen, die Bank des Zahlungs-empfängers sowie die Clearing-Stelle an einer SEPA-Überweisungstransaktion beteiligt. Die einzelnen Teilprozesse einer SEPA-Überweisung werden zwischen den Beteiligten anhand SEPA-konformer Datensätze durchgeführt.

Im Bereich der SEPA-Lastschrift gibt es zwei unterschiedliche Varianten. Die Basis-version (SEPA-Core Direct Debit) gilt für Privatkunden, während die Firmenversion (SEPA-B2B-Direct Debit) für den geschäftlichen Zahlungsverkehr gilt. Die SEPA-Lastschrift stellt für den Kreditor die Möglichkeit dar, einen kostengünstigen, europaweit gültigen Forderungseinzug durchzuführen.

Das Modell der SEPA-Lastschrift entspricht dem Modell der SEPA-Überweisung, ist jedoch um einiges komplexer, da mit dem „Mandat“ ein neues Verwaltungsobjekt mit entsprechenden Informationsdaten eingeführt wird. Das „Mandat“ ist eine Verein-barung zwischen Debitor und Kreditor. In dieser wird der Zahlungsempfänger vom Zahlungspflichtigen ermächtigt, eine Forderung von seinem Konto einzuziehen. Der Zahlungspflichtige autorisiert zudem mit dem „Mandat“ seine Bank, auf seinem Konto die Lastschrift einzulösen und den entsprechenden Betrag abzubuchen.

Für SEPA-Lastschriften sind in dem Basis-Lastschrift-Regelwerk bestimmte Fristen für einen Kreditor einzuhalten, wenn er bei seiner Bank eine Lastschrift einreicht. Ausnahmezustände sowie die entsprechenden Fristigkeiten werden ebenso im Basis-Lastschrift-Regelwerk berücksichtigt. Rückgabemöglichkeiten aus den verschiedensten Gründen werden vor und nach einer „Verrechnung / Buchung“ berücksichtigt.

Bevor der Kreditor eine Lastschrift ausüben kann, hat er die Pflicht, den Debitor (Zahlungspflichtigen) spätestens vierzehn Tage vor dem Fälligkeitstermin im Zuge einer Pre-Notification (Vorankündigung) zu informieren.

Merkmale der Basislastschrift

Eine Rückerstattung aufgrund eines Einspruchs ist innerhalb von acht Wochen nach Belastung möglich. Im Falle einer nicht autorisierten Zahlung ist die Erstattung bis zu dreizehn Monate nach der Belastung möglich. Die Einreichungsfristen unterscheiden sich bei Einmallastschriften / Erstlastschriften einer Dauerlastschriftreihe (bis  spätes-tens fünf Banktage vor dem Fälligkeitsdatum) und Folgelastschriften (bis spätestens zwei Banktage vor dem Fälligkeitsdatum). Die Stornierung ist  spätestens fünf Tage nach dem Verrechnungsdatum möglich.  Eine Prüfungspflicht für eine Basislastschrift durch die Bank des Zahlungspflichtigen besteht nicht. Die Bank des Kunden hat auch nicht die Pflicht die Mandatsdaten aufzubewahren. Eine Pflicht die Bank des Kunden im Falle von Mandatslöschungen zu unterrichten, besteht nicht.

Merkmale der SEPA-B2B-Lastschrift

Eine Rückerstattung ist für autorisierte Lastschriften nicht möglich. Für nicht-autorisierte Zahlungen ist ein Erstattungsanspruch nicht geregelt. Eine Einreichung der SEPA-B2B-Lastschrift bis zum letzten Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitsdatum ist möglich. Die Stornierung einer Firmenlastschrift ist bis zwei Tage nach dem Verrechnungsdatum möglich. Hinsichtlich der Prüfungspflicht, der Aufbewahrungspflicht sowie der Unterrichtungspflicht unterscheidet sich die B2B-Firmenlastschrift vor der Basislastschrift, denn es besteht eine Pflicht zur Prüfung sowie eine Aufbewahrungspflicht. Eine Pflicht die Bank des Kunden im Falle von Mandatslöschungen zu unterrichten, besteht in jedem Fall.

An dieser Stelle macht es Sinn die Bestandteile eines SEPA-konformen-Mandatsformulares darzustellen. In diesem Zusammenhang spielen die Mandatsreferenz und die Gläubiger-Identifikationsnummer eine wichtige Rolle. Während der gesamten Geltungsdauer der Einzugsermächtigung muss ein gültiges Mandat vorliegen.

Vorschlag für ein SEPA-konformes-Mandatsformular

1. Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
2. Gläubiger-Identifikationsnummer (18stellig – wird von der Bundesbank vergeben)
Ich / wir ermächtige/n  den o. g. Zahlungsempfänger, von meinem / unserem Konto  Zahlungen  einzuziehen. Zugleich weise/n ich / wir mein / unser Kreditinstitut an, von dem o. g. Zahlungsempfänger  die auf mein / unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

3. Legitimation in den beiden  o. g. Fällen ist die folgende Mandatsreferenz:
4. Hinweis: Ich kann / wir können innerhalb von acht Wochen beginnend mit dem Belastungsdatum die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Gesetzliche Grundlage ist das Vorliegen des von uns autorisierten Mandates mit der o. g. Mandatsreferenz beim o. g. Zahlungsempfänger. Hierbei gelten die mit meinem / unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Kontoinhaber:
Straße und Hausnummer:
Postleitzahl und Ort:
Kreditinstitut (Name und BIC):
IBAN:
Datum:
Ort:
Unterschrift:


Was Unternehmen bei der SEPA-Einführung beachten sollten

1. für den Verwendungszweck stehen nur noch 140 Zeichen zur Verfügung.
2. Zur Identifikation muss eine Kreditorenidentifikationsnummer bei der Bundesbank beantragt werden.
3. Die vorhandenen Kontodaten der Debitoren müssen in IBAN und BICumgewandelt  werden. Die BIC braucht man für Zahlungen, die den SEPA-Zahlungsverkehrsraum überschreiten.
4. Für die Mandatsreferenzen muss ein Nummernkreis festgelegt werden.
5. Gesetzeskonforme Aufbewahrungsfristen sind zu berücksichtigen.
6. Das Fälligkeitsdatum von Lastschriften muss so bestimmt werden, dass Vorlauffristen gegenüber dem Kunden sowie Einreichungsfristen gegenüber der Bank eingehalten werden können.
7. Es muss sichergestellt werden, dass der Kunde rechtzeitig über den Lastschrifteinzug und das Fälligkeitsdatum informiert wird. Dies kann man z. B. im Rahmen der Übersendung einer Rechnung, eines Bescheides oder eines Vertrages machen.
8. Es muss im Liquiditätsmanagement berücksichtigt werden, dass sichVeränderungen im Zahlungszufluss ergeben können. Hierfür sind die Einreichungsfristen maßgeblich verantwortlich.
9. Für den Fall von Rückweisungen, Rückgaben, Widersprüchen und Rücklastschriften ist es ratsam entsprechende Folgeprozesse festzulegen.