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Fachartikel, 16.07.2015
Neue Anforderungen an QM-Systeme
Revidierte ISO 9001 verändert Qualitätsmanagement
Die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001 ist die meist verbreitete und bedeutendste Norm im Qualitätsmanagement (QM). Eine Revision der Norm schafft jetzt in Unternehmen Anpassungsbedarf.


Als Grundlage im Qualittsmanagement (QM) dient die branchenneutrale Norm DIN EN ISO 9001, welche voraussichtlich zum September 2015 in grundlegend berarbeiteter Form gltig sein wird. Rund 40 Prozent der bestehenden Norm ISO 9001:2008 verndern sich. Fr Unternehmen entstehen daraus der Bedarf und die Dringlichkeit eines Anpassungsprozesses ihres bestehenden QM-Systems an die neuen Rahmenbedingungen. Dabei muss sich das Qualittsmanagement den betrieblichen Gegebenheiten anpassen und sich entwickeln. Ein vorgefertigtes oder schlsselfertiges System, das sich ber jede Organisation einfach berstlpen lsst, gibt es nicht. Welche nderungen bringt demnach die Revision der DIN ISO 9001, welchen Einfluss hat die berarbeitung auf das QM-System und an welchen Stellschrauben mssen Unternehmen drehen, um sich fr die Zukunft aufzustellen?

Strukturelle nderungen


Eine wesentliche nderung der ISO 9001 betrifft die neue „High Level Structure“. Mit ihr verwenden die Entwickler von Normen zuknftig die gleiche Kapitelstruktur und einheitliche Terminologien. In allen Managementsystem-Normen werden gleiche Kapitelberschriften und Haupttexte genutzt. Die Normen DIN EN ISO 14001 und DIN ISO 27001 haben ebendiese Struktur bereits im ersten Quartal 2015 bernommen. Durch die Anpassung erhalten die Systeme eine hohe Kompatibilitt zueinander.

Verpflichtung der obersten Leitung


Die berarbeitung der ISO 9001 sieht keinen Beauftragten der obersten Leitung (QMB) mehr vor. Mit dieser Manahme umfasst die Norm nun das gesamte Managementsystem, nicht wie bisher „lediglich“ das Qualittsmanagement. Daraus erwchst QM aus Normensicht zur Chefsache, die oberste Leitung zeichnet fr das QM-System verantwortlich. Das Know-how und die Erfahrung eines QMBs sind dennoch auch weiterhin gefragt. Er „versteht“ die ISO-Norm, er kann Prozesse erfassen und visualisieren, er hat Erfahrung bei Mitarbeiter-Schulungen, insbesondere im Hinblick auf die durchaus komplexen QM-Systeme der Unternehmen. Er fhrt Audits durch und koordiniert die Zertifizierungen. Es wird den QMB also weiterhin geben, eventuell unter einem anderen Namen, das Aufgabengebiet wird sich ndern und wandeln. Ob er dadurch weniger Verantwortung hat beziehungsweise diese zuknftig mehr bei der obersten Leitung liegt, bleibt abzuwarten. Dies ist sicherlich auch von seinem bisherigen Engagement und Aufgabenportfolio abhngig.

Dokumentierte Information

Statt der bisher verwendeten Nomenklatur „Dokumente“, „Aufzeichnungen“, „dokumentierte Verfahren“ und dergleichen wird nun der Oberbegriff „dokumentierte Information“ eingefhrt. Fr die Unternehmenspraxis bedeutet dies ein Minus an Vorgabedokumentation. Die bislang existente Forderung nach einem Qualittsmanagement-Handbuch (QMH) verschwindet. Das Unternehmen wird im Gegenzug dazu verpflichtet, die bentigten schriftlichen Regelungen eigenverantwortlich zu definieren, um die Wirksamkeit des Managementsystems zu gewhrleisten. Die oberste Leitung bestimmt nunmehr, was und wie zu dokumentieren ist (mit Untersttzung und Erfahrung des „ehemaligen“ QMBs). Der Umfang der Dokumentation wird dabei knftig von mehreren Faktoren abhngen. Zum einen von der Zielsetzung hinter der Implementierung eines QM-Systems, zum anderen auch von der Unternehmensbranche, der Vielfalt und der Komplexitt der Prozesse sowie des Risikos.

Risikobasierter Ansatz

Einer der Schwerpunkte der Neuerungen ist der „risikobasierte Ansatz“. Die Revision sieht keine Forderung nach einem standardisierten Risikomanagement, wie es z. B. die ISO 31000:2009 fordert, vor. Ebenso existiert kein eigenes Kapitel zum Thema „Risikomanagement“. Der Ansatz des „risikobasierten“ Denkens zieht sich stattdessen durch die entsprechenden Kapitel der ISO-Norm und umfasst die Identifizierung von Risiken als auch das Ergreifen entsprechender Manahmen. Dreh- und Angelpunkt sind die Risikobetrachtung und Risikoprvention. Risiko meint im Sinn der Norm die Wirkung von Unsicherheiten auf ein erwartetes und mgliches Ergebnis. Kategorien „risikobasierten“ Denkens sind unter anderem Risiken durch nderungen, Risiken nach Leistungserbringung, Beschaffungsrisiken, Prozessrisiken oder Risiken in der Unternehmensplanung. Sie umschreiben dabei keineswegs eine negative Erscheinung, sondern knnen ebenso positiv gerichtet Chancen bieten. Der „risikobasierte Ansatz“ betont somit den Aspekt der Prvention und Vorbeugung. Ganz neu ist dieser Ansatz nicht, in derart ausgeprgter Form bisher jedoch nicht Bestandteil der ISO 9001.

Stakeholder-Ansatz

Der Stakeholder-Ansatz begegnet den Ansprchen der interessierten Parteien. Er findet seinen Ursprung in den Anforderungen der Stakeholder aus der ISO 9004. Interessierte Parteien sind neben den Mitarbeitern, Kunden und Eigentmern auch Lieferanten, Investoren, Banken, die Gesellschaft sowie Mitbewerber und Auftraggeber. Seine Stakeholder zu kennen, sie einzuschtzen und zu wissen, wie man mit ihnen umgeht, sind Kernpunkte des Ansatzes. Der risikobasierte Ansatz findet sich auch hier wieder. Die Organisation muss demnach die Informationen ber die interessierten Parteien sowie deren relevante Anforderungen berwachen und prfen.

Prozessorientierter Ansatz

Die neue Revision fhrt die Untersttzung der Einfhrung eines Prozessansatzes zur Entwicklung, Umsetzung und Verbesserung der Wirksamkeit des QM-Systems weiter. Sie spezifiziert die Anforderungen an ein prozessorientiertes Management. Demnach muss der In- und Output eines jeden Prozesses exakt definiert werden. Die Messung der Leistungserkennung, die Festlegung der Verantwortlichkeiten, Prozessverantwortung usw. sind knftig vorgegeben. Fr Unternehmen bedeutet das, Prozesse, ihre Reihenfolge und Abhngigkeiten zuknftig klarer zu definieren. Im Mittelpunkt steht in diesem Zusammenhang die Kundenzufriedenheit, geht es doch nicht nur, aber auch um die Steigerung des Kundenvertrauens. Der prozessorientierte Ansatz bewirkt die Verbesserung von Prozessen basierend auf der Beurteilung von Daten und Informationen und fhrt so zu einer wirksamen Prozessleitung.

Revision fordert Umdenken fr Unternehmen und die Akteure des QM

Unternehmen, die nach der DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert sind, haben nach Verffentlichung der neuen Norm (voraussichtlich September 2015) drei Jahre Zeit, ihr Qualittsmanagement entsprechend den neuen Anforderungen umzustellen. Dies kann adhoc „auf einen Schlag“ oder stufenweise unter Nutzung des berwachungsaudits geschehen. Im Rahmen einer Re-Zertifizierung empfiehlt sich allerdings nicht, die Drei-Jahres-Frist komplett auszureizen. Die Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO planen, knnen und sollten bereits nach den neuen Regelungen loslegen. Erfahrungsgem dauert die Implementierung eines QM-Systems beziehungsweise die Vorbereitung fr die Zertifizierung etwa zwlf Monate. Untersttzung bei der Einfhrung oder der berarbeitung eines systematischen Qualittsmanagements erfahren Unternehmen bei spezialisierten, externen Dienstleistern. Mit fachlicher Expertise helfen ebendiese vor allem auch in der bergangsphase, halten ihre Mandanten ber anstehende Vernderungen und Anforderungen im Bereich QM auf dem Laufenden und stellen so gemeinsam mit dem Unternehmen die Weichen fr die Zukunft.

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ber Regina Mühlich
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Regina Mühlich, Inhaberin von AdOrga Solutions in München, ist als externe Datenschutzbeauftragte und Managementberaterin tätig. Die geprüfte und anerkannte Sachverständige für IT und Datenschutz, Datenschutzauditorin ...
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