„Was ist in Ihrem Projekt los? Haben Sie es nicht im Griff?“, eine solche Bemerkung des Auftraggebers hört kein Projektleiter gerne. Wer jetzt nur nach einem Stapel Projektberichte greift und damit den Projektstatus erklären will, hat nicht bemerkt, dass die beiden Fragen des Auftraggebers zwei verschiedene Bereiche der Projektkontrolle betreffen.

Bei der Projektkontrolle geht es zum einen natürlich um die Kenntnis des Projektstatus, zum anderen aber auch um die Reaktion auf den Projektstatus. Es reicht nicht aus, den Status des Projektes mit umfangreichen Berichten, Statistiken und Diagrammen zu dokumentieren, sondern die Berichte wollen ausgewertet, bewertet und genutzt werden. Andernfalls sind Projektberichte reine Zeitverschwendung.

Böse Zeitfresser identifizieren

Wenn Sie bei der Projektkontrolle feststellen, dass in Ihrem Projekt Zeit versickert wie Wasser auf trockenem Boden, dann fangen Sie bei der Suche nach den Zeitdieben direkt bei der Projektkontrolle selbst an. Berichte, die sich nicht ohne weiteres auswerten und nutzen lassen, sollten Sie streichen.

Sie ersparen sich und den Projektmitgliedern viel Arbeit und Zeit, und Sie täuschen sich nicht selbst mit dem Gedanken, dass Sie das Projekt kontrollieren und steuern. Tatsächlich ist es so, dass die Vielzahl an Berichten und ungenutzten Auswertungen die eigentliche Projektkontrolle verhindert.

Nicht nur messen, sondern auch vergleichen Zu einer wirkungsvollen Projektkontrolle gehören zweifellos Messungen und Auswertungen. Doch Messungen, die nur Zahlenmaterial liefern, das sich nicht bewerten lässt, sind weder hilfreich noch den Aufwand wert. Bei der Projektkontrolle geht es deshalb weniger um reines Messen des Projektfortschritts als vielmehr um das Vergleichen (Benchmarking).

Zu Ihren Projektzielen und Meilensteinen sollten deshalb nicht nur Kennzahlen gehören, die sich messen lassen, sondern auch Vergleichswerte, die eine Steuerung ermöglichen. Nur mit solchen Vergleichs- und Zielwerten können Sie überhaupt ein Projekt in den Griff bekommen.

Erfahrungswerte nutzen

Hüten Sie sich davor, Vergleichswerte ohne fundierte Grundlagen zu verwenden. Wenn die Vergleichswerte eigene Schätzwerte sind oder aus dem Bauch heraus aufgestellt wurden, macht eine genaue Messung der Fortschritte bei der Projektkontrolle keinen Sinn. Das wäre so, als wenn Sie mit einem Messgerät arbeiten, das nicht geeicht ist.

Ihr Benchmarking sollte deshalb auf Branchenerfahrungen, Marktforschungsergebnissen, Studien oder eigenen, bereits abgeschlossenen Projekten beruhen. Nutzen Sie bei der Suche nach Vergleichswerten auch immer die Erfahrung Ihres Teams.

Probleme nicht für sich behalten

Wenn Sie auf Abweichungen von den Projektzielen stoßen, ist es hilfreich, wenn Sie einen Korridor bestimmt haben, innerhalb dessen die Abweichungen liegen dürfen. Andernfalls müssen Sie als Projektleiter entscheiden, ob und wie Sie die festgestellten Probleme eliminieren.

Je nach Grad der Abweichung von den vereinbarten Zielen müssen Sie mit dem Auftraggeber sprechen, keine Frage. Vergessen Sie aber nicht, zuerst das Team ins Boot zu holen. So fühlt sich niemand bloß gestellt und hintergangen und so manche Probleme klären sich auf oder können im Team gelöst werden.

Die Projektkontrolle ist eben keine Kontrolle des Projektteams, sondern eine Unterstützung für die Projektmitglieder, um die Zielerreichung sicherstellen zu können. Wenn das Team von Ihnen als Projektleiter zeitnah über Probleme informiert wird, sorgt dies für ein gutes Projektklima.
Wenn Sie aber erst mit den Konsequenzen, die Sie mit dem Auftraggeber vereinbart haben, zu Ihrem Team kommen, erscheint die Projektkontrolle als Bedrohung und nicht als Hilfe.

Fehler verantworten

Manch ein Projektleiter neigt dazu, nicht ausreichend zu delegieren, außer wenn es um die Schuldfrage geht. Machen Sie nicht den gleichen Fehler und stehen Sie zu Projektergebnissen, die nicht so aussehen, wie Sie es sich gewünscht haben. Als Projektleiter verantworten Sie das Budget, die Ressourcen und die Qualität.

Ergibt die Projektkontrolle, dass das Budget überschritten ist, die Ressourcen nicht ausreichen oder nicht richtig genutzt wurden oder die Qualität der Ergebnisse unzureichend ist, dann suchen Sie die Schuld zuerst bei sich. Schließlich haben Sie in der Regel alle Projektkompetenzen, um den richtigen Kurs zu fahren, oder aber den Auftraggeber um Korrekturen zu bitten.

Feedback geben und verlangen

Damit es aber gar nicht so weit kommt, sollten Sie auf Feedback setzen. Ihre Projektmitglieder brauchen Feedback zu guten und weniger guten Resultaten. Ebenso brauchen Sie Feedback von den Projektmitarbeitern und dem Auftraggeber. Ohne Feedback ist keine sinnvolle Optimierung möglich. Ohne Feedback macht auch die Projektkontrolle keinen Sinn.
Sorgen Sie deshalb für eine Projektkontrolle, die Ihnen das Feedback „Was ist in Ihrem Projekt denn los? Haben Sie es nicht im Griff“ erspart. Dazu gehören schlanke Berichte, nutzbare Auswertungen, Benchmarking, Problemkommunikation und Feedback. Mit diesen Instrumenten brauchen Sie nicht nur die Fehler zu verantworten, sondern Sie können auch die Erfolge verantworten. Diese jedoch gilt es zu teilen, nicht aber die Fehler.

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