Bald stehen wieder die Semesterferien vor der Tür. Vielleicht wollen Sie ja dann die Möglichkeit nutzen, Studenten in Ihrem Unternehmen zu beschäftigen – immerhin sind die nahezu sozialversicherungsfrei. Doch Werksstudenten prüfungssicher zu beschäftigen ist gar nicht so einfach. Das zeigt ein Urteil des Landessozialgerichts (LSG) Berlin-Brandenburg (AZ: L 9 KR 1041/05).

Zum Fall

Eine Arbeitgeberin hatte eine Studentin irrtümlich als Werkstudentin abgerechnet und keine Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigte abgeführt. Nach einer Prüfung durch die Sozialversicherungsträger forderten diese schließlich 14.464,16 € an Beiträgen nach. Das LSG bestätigte die Zahlungsaufforderung.

Der Grund: Die Mitarbeiterin war nur als Teilzeitstudentin eingeschrieben und hatte gleichzeitig bei der Arbeitgeberin gearbeitet. Damit könne nicht mehr von einem überwiegenden Erscheinungsbild als Studentin ausgegangen werden, so die Begründung des Gerichts.

So vermeiden Sie Nachzahlungen

Das Urteil des LSG zeigt wieder einmal: Sich von einem Studenten eine Immatrikulationsbestätigung vorlegen lassen, reicht nicht. Doch was heißt es, dass der Student „seinem Erscheinungsbild nach kein Arbeitnehmer“ sein darf? Betriebsprüfer achten vor allem auf vier Kriterien, die nach dem Urteil dafür sorgen, dass aus dem vermeintlichen Studenten trotz Immatrikulation ein voll versicherungspflichtiger Arbeitnehmer wird. Daher sollten Sie diese vier Fragen klären:

1. Frage: Arbeitet der Student zu viel?

In den Semesterferien darf Ihr Student im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes unbegrenzt arbeiten, ohne das Werkstudentenprivileg zu gefährden. Außerhalb der Semesterferien muss Ihr Student die 20-Stunden-Grenze einhalten.

Arbeitet der Student während der Vorlesungszeit maximal 20 Stunden pro Woche, ist er seinem Erscheinungsbild nach weiter Student und bleibt deshalb versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitet er mehr als 20 Stunden pro Woche, ist er als Arbeitnehmer versicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung.

Tipp: Auf die 20-Stunden-Grenze müssen Sie allerdings nicht achten, wenn der Student ausschließlich zu vorlesungsfreien Zeiten, also an den Wochenenden, abends oder nachts, in Ihrem Unternehmen arbeitet und seinem Erscheinungsbild nach weiterhin eher Student als Arbeitnehmer ist.

Möglich sind außerdem maximal 26 Wochen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden (Wochen mit Arbeitszeiten, die darunterliegen, zählen nicht mit) innerhalb eines Jahres. Wird dieses Jahreslimit überschritten, gilt ebenfalls Versicherungspflicht als Arbeitnehmer.

Folgendes sollten Sie dokumentieren:

• Wegen des Jahreslimits von 26 Wochen mit Arbeitszeiten von mehr als 20 Stunden pro Woche (s. o.) sollten Sie sich von dem Studenten außerdem seine sämtlichen Beschäftigungen und Beschäftigungszeiten des vergangenen Jahres schriftlich geben lassen.
• Lassen Sie sich außerdem eine schriftliche Erklärung über aktuell ausgeübte weitere Beschäftigungen geben.

2. Frage: Hat Ihr studentischer Mitarbeiter eine kritische Studiendauer überschritten?

So genannte Bummelstudenten sollten Sie mit Blick auf eine Betriebsprüfung nicht als Werkstudenten beschäftigen. Als Grenze zwischen Student und Arbeitnehmer gelten 25 Semester. Ab dem 26. Semester gehen die Sozialversicherungsträger und Gerichte automatisch von einem Arbeitnehmer aus. Kommen weitere Indizien für die Arbeitnehmereigenschaft hinzu, können sogar weniger Semester ausreichend sein (19 Semester nach dem LSG NRW vom 3.11.2005, AZ: L 5 KR 199/04).

3. Betreibt der Beschäftigte sein Studium noch ernsthaft?

Nur ernsthaft Studierende können Werkstudenten sein, hat das Sozialgericht Düsseldorf entschieden. (AZ: S 10 RJ 166/03). Den ernsthaften Studienwillen eines Mitarbeiters können Sie daran erkennen, dass er Vorlesungen besucht, Prüfungen pünktlich ablegt etc. Haben Sie Zweifel an der Ernsthaftigkeit eines Studiums, fragen Sie den Mitarbeiter nach konkreten Belegen, wie etwa Scheinen oder Prüfungsergebnissen.

Anderenfalls gehen Sie ein Risiko ein: Stellt sich im Rahmen einer Betriebsprüfung nämlich heraus, dass der Mitarbeiter nicht mehr als Student gilt, müssen Sie auf alle Fälle nachzahlen. Höchstwahrscheinlich wird der Student Ihnen freiwillig Auskunft geben, um seinen Arbeitsplatz nicht zu verlieren.

4. Studiert der Mitarbeiter in einem Zweitstudium?

Einen Studenten, der bereits in einem zweiten Studiengang studiert, sollte Ihr Unternehmen nicht einstellen. Hier sind die Sozialversicherungsträger nämlich besonders kritisch. Das Bayerische Landessozialgericht entschied in diesem Zusammenhang, dass das Werkstudentenprivileg (AZ: L 5 KR 256/03) dann nicht gilt, wenn

• ein Arbeitnehmer bereits ein Studium abgeschlossen hat, in dem entsprechenden Beruf arbeitet,
• der Student bereits ein abgeschlossenes Studium hinter sich hat, und anschließend in irgendeiner Beschäftigung arbeitet, die mit dem abgeschlossenen Studium nichts zu tun hat.

Diese fünf Angaben gehören in Ihre Entgeldunterlagen

Für alle bei Ihnen beschäftigten Studenten müssen Sie Entgeltunterlagen führen. Das gilt unabhängig davon, ob diese bei Ihnen versicherungsfrei oder versicherungspflichtig beschäftigt sind. Folgendes müssen Ihre Unterlagen enthalten:

1. den Status des Beschäftigten (hier also: Student)
2. die vereinbarte Arbeitszeit
3. das vereinbarte Arbeitsentgelt
4. das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt, getrennt nach laufendem Entgelt und einmaligen Zahlungen
5. die jeweils aktuelle Immatrikulationsbescheinigung

Achtung: Sozialversicherungsausweis

Auch Studenten erhalten einen Sozialversicherungsausweis, den sie Ihnen bei Beginn der Beschäftigung vorlegen müssen. In einigen Branchen, wie etwa im Baugewerbe, im Beförderungsgewerbe, im Gaststätten- und Beherbungsgewerbe und im Gebäudereinigungsgewerbe müssen die Studenten ihren Sozialversicherungsausweis außerdem mit sich führen. Machen Sie den Mitarbeiter darauf aufmerksam!

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