Kosten zu senken, ist seit jeher für die meisten Unternehmen ein zentrales Ziel. Infolge der Wirtschaftskrise wurde es noch bedeutender, da sich häufig nur dann die angestrebten Renditen erwirtschaften lassen, wenn die Kostentreiber beseitigt werden. Doch dazu ist es erforderlich, die Leistungslücken des Unternehmens zu identifizieren, damit die Voraussetzungen zu schaffen, um mithilfe systematischer Verbesserungen ein höheres Effektivitäts- und Effizienzlevel zu erreichen.

Ein Instrument, dass sich laut einer Studie des Beratungsunternehmens Bain & Company als das meistgenutzte Managementtool etabliert hat, wenn Unternehmen ihren Erfolg ausbauen und langfristig sichern wollen, ist das systematische Benchmarking. Der Begriff „Benchmark“, der seinen Ursprung im angloamerkanischen Landvermessungswesen hat, meint wörtlich Mess- und Bezugspunkt bei Höhen- und Richtungsvergleichwerten. Ein zentraler Punkt für Benchmarking sind die richtigen Bezugspunkte, mit denen die Vergleichsobjekte verglichen werden.

Neben dem Benchmarking im ursprünglichen Sinn, also die Analyse von Best-in-Class-Unternehmen, gewinnt vor allem das metrische Benchmarking immer mehr an Bedeutung. Die Kennzahlen in einer Benchmarking-Studie sind daher ein zentraler Aspekt. Richtig dargestellt sind sie der Baustein für Analysen, Empfehlungen und Verbesserung von Tätigkeiten.

Vorteile von Kennzahlen-Benchmarking

Der erste Schritt, um eine solide Kennzahlenbasis zu entwickeln, ist eine klare Definition. Ohne klare Definitionen der Kennzahlen haben die Teilnehmer unterschiedliche Standards, was einen genauen Vergleich unmöglich macht. Sobald die Bildung der Kennzahlen abgeschlossen ist, werden die Daten gesammelt und analysiert. Die Analyse ist häufig eine Gap-Analyse (Leistungslückenanalyse) zwischen den einzelnen Teilnehmern und einem ausgewählten Standard („Best in class“, im obersten Quantil oder Durchschnitt).

Die Vorteile des Kennzahlen-Benchmarking liegen klar auf der Hand. Neben der relativ unkomplizierten Informationsbeschaffung durch Benchmarking-Datenbanken besteht auch meist ein geringer Erhebungs- und Analyseaufwand von nicht mehr als einer Woche. Damit die Ergebnisse von Benchmarking-Projekten den meist hohen Erwartungen entsprechen, ist darauf zu achten, dass die Güte und damit die Aussagekraft einer Vergleichsanalyse stimmt. Und diese hängt wesentlich von der Qualität der für die Vergleichsanalysen genutzten Benchmarking-Datenbank ab. Untersuchungen belegen, dass nahezu 50 Prozent aller Benchmarkingprojekte wegen der nicht ausreichenden Qualität der Daten scheitern. Hier besteht auch gleichzeitig das größte Verbesserungspotenzial. Abhilfe könnte eine vermehre Nutzung von Benchmarking-Datenbanken mit vergleichbaren Datensätzen schaffen.

Spezielle Direktvergleiche sind möglich

Gute Benchmarking-Datenbanken ermöglichen es, nationale, europa- und weltweite kennzahlenbasierte Vergleichsanalysen durchzuführen. Es sollte auch selbstverständlich sein, diese Analysen in einzelnen Bereichen wie Produktion, Einkauf, Logistik, Supply Chain Planung, Produktentwicklung, Finanzen, Informationstechnologie, Personalmanagement, Innovation und Marketing durchzuführen. Von Vorteil ist, wenn spezielle Direktvergleiche mit Konkurrenzunternehmen des Auftraggebers durchgeführt werden, der Wettbewerber muss dann jedoch dem Vergleich zustimmen.

Branchenunabhängige Analysen hingegen machen deutlich, welche Innovationschancen es gibt. Unternehmen, die diese Chancen nutzen, können sich erfolgreich von Wettbewerbern differenzieren. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, einzelne betriebliche Funktionen mit branchenfremden Spezialisten zu vergleichen, etwa die Logistik eines Massenfertigers mit einem Logistikunternehmen.

Im Rahmen eines Benchmarkingprojekts ist zu überlegen, ob das Unternehmen als Ganzes einer Vergleichsanalyse unterzogen werden soll oder lediglich Teilbereiche, etwa hinsichtlich Produktion, Logistik, Einkauf, Supply Chain Planung, IT, Vertrieb, Finanzen oder Human Resource Management. Dann wird das Ziel formuliert. Das Benchmarkingziel sollte zu den strategischen Zielen des Unternehmens passen. Auch die Teilziele sollten so konkret wie möglich formuliert werden, zum Beispiel: Wir wollen unsere Produktentwicklungsprozesse optimieren. Oder: Die Effektivität des Marketings soll erhöht werden. Nachdem die Zielsetzung definiert und die untersuchten Bereiche bestimmt wurden, werden die relevanten Kennzahlen beim Auftraggeber erfasst und einem umfassenden Validierungsprozess unterzogen.

Dieser Validierungsprozess ist notwendig, um eine höchst mögliche Genauigkeit der Daten zu erreichen. Die erhobenen Daten werden, anonymisiert, in die Datenbank eingegeben und können – je nach Aufgabenstellung und Ziel – mit Unternehmen aus Ländern der ganzen Welt verglichen werden. Die Selektion der geeigneten Benchmarkingpartner spielt dabei eine wichtige Rolle. Die Werte werden mit dem Durchschnitt der Branche und den Besten der Branche verglichen. Neben dem Branchenvergleich besteht die Möglichkeit, die Werte des Auftraggebers mit den Besten einer geographischen Region, einer bestimmten Unternehmensgröße, eines vorgegebenen Umsatzbereich, der Anzahl der Mitarbeiter und des Volumens der jeweiligen Transaktionen zu vergleichen.

Benchmarking-Ergebnisse steigern Mitarbeitermotivation

Der Ergebnisreport beinhaltet typischerweise eine umfassende Stärken- und Schwächendar-stellung sowie die Verbesserungspotenziale. Die Vergleiche mit dem Durchschnitt und den Besten der Branche zeigen dem Auftraggeber, welche Optimierungsschritte in Angriff genommen werden sollten, um das eigene Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Der „Quasi-Wettbewerb“ ist auch deswegen das wohl wirkungsvollste Management-Instrument, da immer wieder festgestellt wird, dass die Vergleichsanalysen auch die Leistungs- und die Veränderungsbereitschaft der Beschäftigten erhöhen. Die Motivation der Führungskräfte und Mitarbeiter, besser als Wettbewerber oder Branchenführer zu werden, stachelt den Ehrgeiz gewaltig an. Gleichzeitig erhöht der Vergleich und die damit verbundene Transparenz der eigenen Schwachstellen die Dringlichkeit, die für Veränderungsprojekte unerlässlich ist. Der Vergleich mit den Besten unterstützt das Unternehmen somit beim Setzen von aktuellen Maßstäben für den Wettbewerb.

Die Erfahrung zeigt, dass insbesondere die Unternehmen, die global agieren und sich gegenüber scharfer Konkurrenz behaupten müssen, regelmäßig Vergleichsanalysen durchführen. Ziel ist es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu initiieren und zu etablieren, der notwendig ist, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit dauerhaft zu erhalten. Auch mittelständische Unternehmen profitieren von Vergleichsanalysen, da ihnen die Ergebnisse zeigen, welche Prozesse und Methoden verbessert werden müssen und wie sie Innovationspotenziale besser ausschöpfen.

Studien belegen, dass sich zum Beispiel durch branchenexterne Vergleiche dramatische Verbesserungen bewirken lassen, da sie über die brancheninternen Paradigmen hinausgehen. Benchmarkings zahlen sich daher für den Auftraggeber immer in kürzester Zeit aus. Die spezifische Methodik der Benchmarkingprojekte erlaubt es, diese in die bestehenden Managementprozesse und Veränderungsprojekte problemlos zu integrieren. Überdies unterstützen die Benchmarks die aktuell verbreitet angewendeten Methoden wie Balanced Scorecard, Prozessmanagement, Supply Chain Management, Lean Management oder Six Sigma.