Oft hilft allein schon ein Vier-Augen-Gespräch die Wogen glätten.

Leider lassen sich Spannungen zwischen Mitarbeitern im Unternehmensalltag nicht einfach ausschalten. Und bisweilen ist die gesamte Konstellation besonders heikel; denn wer im Mittelstand eine Führungslaufbahn einschlägt, kann durchaus in die Situation kommen, plötzlich Vorgesetzter seiner bisherigen Kollegen zu sein. Genau das war der Fall in einem Technologie-Unternehmen:

Im Entwicklungsbereich fingen zwei Ingenieure fast zeitgleich im selben Team an. Schon nach wenigen Monaten war klar, wie unterschiedlich ihre Arbeitsweisen sind. Da jeder seine Art für die richtige hielt, entstand Konkurrenz: „So geht das nicht!“ – „Das muss man ganz anders machen! Praktischerweise wurden sie schließlich in verschiedene Abteilungen versetzt. Nun durchliefen beide ähnliche Karrieren und wurden befördert – bis die Position des einen im Zuge der Umstrukturierung gestrichen wurde und er nicht nur zurückfiel, sondern sich unter der Führung des einstigen Rivalen wiederfand. Wie lässt sich der daraus resultierende Konflikt lösen?

Für die Führungskraft sind in so einem Fall drei Grundsätze wichtig: Diplomatie, Ergebnisse, Zusammenarbeit.

1. Diplomatie

Der Vorgesetzte braucht vor allem ein hohes Maß an Fingerspitzengefühl und Diplomatie. Wie sind die Sichtweisen und Interessen des anderen? Denn auch der braucht eine echte Perspektive in seiner neuen – niedrigeren – Position.

Im Beispiel von oben begann die Zusammenarbeit in der neuen Konstellation nicht unbefangen. Beide gaben sich zwar Mühe, professionell damit umzugehen, aber der Frust und Ärger des einen und die Geringschätzung des anderen waren deutlich spürbar.

Hier hilft es beiden, die eigenen Impulse und Vermutungen dem anderen gegenüber wahrzunehmen – und genau festzustellen, ob die Unterstellungen berechtigt sind und die negativen Erwartungen wirklich eintreten. So werden eigene Spekulationen nicht mit Tatsachen verwechselt, und es bewahrt davor, das befürchtete Verhalten überhaupt erst zu provozieren.

Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei dem, was der andere gut macht: was äußern die Kollegen Positives über ihn? Wer dazu auch gezielt Rückmeldungen von Dritten einholt, macht es sich leichter, die negative Haltung aufzulösen. Und es wirkt positiv auf die Zusammenarbeit, Anerkennung auszusprechen. Denn diese schafft sowohl ein objektiveres Bild als auch eine solide Arbeitsbeziehung, die dann wiederum auch konstruktive Kritik verträgt. Gerade der informelle Kontakt kann hier viel bewirken, zum Beispiel bei einem gemeinsamen Kaffee in der Pause oder Gespräche über das Befinden hinsichtlich bestimmter Aufgaben oder Projekte.

2. Ergebnisse

Die Führungskraft muss eine klare Linie vorgeben, denn letztlich zählen die Ergebnisse. Interne Verstrickungen sind stets dem Ziel unterzuordnen – und es ist Aufgabe des Chefs, genau das einzufordern. Mit allen Konsequenzen.

Der Vorgesetzte hatte bereits nach wenigen Monaten den Eindruck, dass das neue Teammitglied (sein einstiger Rivale) einen wichtigen Kunden nicht gut genug betreute. Vor allem der Ton dem Kunden gegenüber gefiel ihm nicht. Kollegen machten ähnliche Beobachtungen. Also rief den Ingenieur in sein Büro und kündigte an, ihm die Verantwortung für diesen Kunden zu entziehen. Der andere war erschüttert, denn er war nie zuvor für sein Verhalten kritisiert worden. Nun fürchtete er um seinen ohnehin wegen des Rückschritts angeschlagenen Ruf.

Dass der Ingenieur immer noch eine wertvolle Arbeitskraft für das Unternehmen ist, darf der Vorgesetzte trotz der persönlichen Schwierigkeiten nicht ignorieren. Damit eine solche Situation konstruktiv gelöst und die Qualität der Ergebnisse nicht gefährdet wird, sind drei Prinzipien zu beachten:

• Schwierigkeiten eingrenzen: Fachlich ist der Mitarbeiter geeignet für die Betreuung des Kunden. Dieses Zutrauen auszusprechen kann bereits die ersten Wogen glätten.
  
  
• Motivation und Aufgabe berücksichtigen: Alle Beteiligten möchten den Kunden exzellent betreuen und gute Ergebnisse erreichen. Das entspricht ihrem Vertrag mit dem Unternehmen, ihrer Position und dem eigenen Ehrgeiz. 
  
  
• Einen guten Ausgang und eine gute Reputation anstreben – für alle Beteiligten: Der Kunde sollte gut betreut werden, doch darf das Ansehen des Mitarbeiters nicht aufgrund eines abrupten Wechsels Schaden nehmen; auch sein Ruf als Experte sollte gewahrt bleiben – beim Kunden und bei den Kollegen. Aber gleichzeitig gilt: Der Vorgesetzte, der die richtigen Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe auswählt, erweist sich als kompetent. Und ein aktives Eingreifen zeigt ihn konfliktfähig und lösungsorientiert.

Hier im Hinblick auf die Ergebnisse die beste Lösung zu finden und umzusetzen ist Ziel der Zusammenarbeit:

Die beiden Ingenieure – Vorgesetzter und Mitarbeiter – führten einige Tage später ein zweites Gespräch, auf das sich auch der Mitarbeiter hatte vorbereiten können: Beide legten ihre Sichtweise sowie ihre jeweiligen Interessen und Ziele dar, und so konnten sie die Schwierigkeit lösen. Sie einigten sich darauf, dass der Mitarbeiter die Betreuung des Kunden nicht sofort abgeben musste, so dass er die Chance hatte, seine Reputation zu erhalten.

3. Zusammenarbeit

Trotz aller Schwierigkeiten in der ungünstigen Konstellation: Alle können nur erfolgreich sein, wenn sie wirklich zusammenarbeiten. Dafür sind verbindliche Verabredungen zu treffen und unterschiedliche Ansätze im Team zuzulassen.

Das gegenseitige Vertrauen war bei den beiden Ingenieuren mit der Zeit immer weniger geworden. Beide festigten ihr negatives Bild vom anderen. Der Mitarbeiter vermied möglichst den Kontakt zu seinem Vorgesetzten und informierte ihn nur über das Notwendige. Dafür wurde er wiederum kritisiert. Keine sehr konstruktive Arbeitsatmosphäre.

Ist bereits die eigene Grundhaltung negativ, interpretiert man das Verhalten des anderen meist ebenso negativ, die Arbeitsbeziehung verschlechtert sich zunehmend – und irgendwann kommt es zum Eklat. Um dies zu vermeiden ist eine gemeinsame Linie erforderlich, basierend auf gegenseitigem Verständnis.

Das geht, indem beide den direkten Kontakt suchen und die Hintergründe des jeweils anderen verstehen wollen: „Mein Eindruck ist … Wie sehen Sie das?“ oder „Ich verstehe nicht, warum … Welche Überlegungen stecken dahinter?“

Taten statt Worte sind hierbei kaum hilfreich: Trotzige Alleingänge treiben die Spirale der gegenseitigen Verärgerung in die Höhe. Besser ist, das eigene Verhalten mit dem anderen abzustimmen und es so für ihn einschätzbar und logisch zu machen.

Dagegen fördert es die Zusammenarbeit, Erfolge gemeinsam zu reflektieren. Was hat besser funktioniert als sonst oder zur besseren Stimmung geführt? Welchen Beitrag hat jeder dazu geleistet? Was hat der andere davon bemerkt?

Strukturiert und sachlich

Um diplomatisch zu sein, stets die Ziele im Blick zu behalten und konstruktiv zusammenzuarbeiten, ist es also entscheidend, die eigenen Gefühle zu kontrollieren und sachlich zu agieren. Dass dies mitunter schwerfällt ist normal. Aber um trotz emotionaler Aufgewühltheit sachlich zu reagieren gibt es Instrumente, die helfen, überlegt, gelassen und zielorientiert zu handeln, auf diese Weise Verbindlichkeit zu erzeugen – und die gesetzten Ziele zu erreichen.

3 Tipps für mehr Sachlichkeit

1. Die Gedanken strukturieren: Regelmäßig, aber besonders vor Gesprächen die eigenen Gedanken und Gefühle bewusst strukturieren, um Abstand zu gewinnen und ruhiger zu reagieren. Machen Sie sich klar, was Sie bewegt, ärgert und was Sie gut finden. Schreiben Sie es auf, denn schon beim  nochmaligen Lesen sieht die Sache weniger aufreibend aus.
   
   
2. Sachlichkeit ins Gespräch übertragen: Wurden die Emotionen im Vorfeld in klare Bahnen gelenkt, ist die so gewonnene Sachlichkeit in das Gespräch zu übertragen und dort beizubehalten. Hilfreich sind vorformulierte Sätze, denn die ermöglichen es, auch in der Anspannung einer Diskussion, gelassen zu bleiben und das Gespräch konstruktiv zu führen.
   
   
3. Die Meinung des anderen einholen: Ein schlechter Eindruck von seinem Gegenüber wird sich ohne aktives Gegensteuern verstärken, zum Beispiel durch unbewusstes Interpretieren von Verhaltensweisen. Um das zu ändern, lohnt es sich, offen mit ihm zu sprechen und seine Meinung zu einem selbst einzuholen. Der negative Eindruck beruht oft auf Gegenseitigkeit und kann im Zuge eines Gesprächs relativiert werden – abgesehen davon, dass der andere sicher positiv überrascht sein wird über die Offenheit.