Werden zu einer Betriebsfeier auch die Partner eingeladen, bleibt der steuerfreie Anteil pro Mitarbeiter dennoch gleich.

Weil Betriebsveranstaltungen positiv auf das Betriebs- und Arbeitsklima wirken und damit der Arbeit zu Gute kommen, greift der Fiskus hier Arbeitgebern mit Steuervergünstigungen unter die Arme. Steuerlich begünstigt sind Betriebsveranstaltungen wie beispielsweise

• Betriebsausflüge,
• Frühlings- und Sommerfeste,
• Weihnachtsfeiern,
• Jubiläumsveranstaltungen,
• Besichtigungen,
• Gaststättenbesuch mit Nutzung der Kegelbahn,
• Schifffahrten
• den gemeinsamen Besuch von Karnevalsveranstaltungen,
• und ähnliche Veranstaltungen.

Um von Steuervergünstigungen zu profitieren, müssen Sie allerdings darauf achten, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Tun Sie das nicht, werden Ihre Aufwendungen für die Betriebsveranstaltungen sonst für Ihre Mitarbeiter zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Voraussetzung Nr. 1: 110-€-Grenze

Die Kosten dürfen die 110-€-Grenze nicht übersteigen. Das gilt im Übrigen ausdrücklich pro Mitarbeiter – nicht pro Teilnehmer. Böse Falle. Denn haben Sie auch etwa die Partner Ihrer Mitarbeiter eingeladen, erhöht sich hierdurch nicht der steuerbegünstigte Betrag.
Beispiel: Geben Sie für ein Abendessen pro Person 60 € aus und damit 120 € pro Mitarbeiter, müssen Ihre Mitarbeiter sich schon mit 10 € an den Kosten beteiligen, um die 110-€-Grenze einzuhalten. Tun Sie dies nicht, wird der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig.

Voraussetzung Nr. 2: Geselliger Charakter

Die Veranstaltungen müssen auch wirklich gesellig sein. Daher sind sportliche oder kulturelle Veranstaltungen nur begünstigt, wenn Sie diese mit einem geselligen Beisammensein verbinden – unmittelbar davor oder danach.

Tipp: Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern vor oder nach dem gemeinsamen Theater- oder Stadionbesuch gemeinsam essen. Aber Achtung: Ohne ein vorheriges oder anschließendes geselliges Beisammensein müssen Sie den Preis der Eintrittskarte für Ihre Mitarbeiter als Arbeitslohn versteuern.

Voraussetzung Nr. 3: Die Veranstaltung ist für alle da

Sie müssen alle Betriebsangehörigen in die Veranstaltung einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise neben anderen Arbeitnehmern auch Ihren Ehegatten beschäftigen, müssen Sie alle einladen. Beschränken Sie sich auf Ihren Ehegatten, ist die Veranstaltung nicht begünstigt. Es ist allerdings nicht erforderlich, dass alle Arbeitnehmer Ihre Einladung annehmen. Auch Mini-Jobber können gefahrlos teilnehmen, weil die Kosten für die Betriebsveranstaltung die 400-€-Grenze nicht übersteigen.

Voraussetzung Nr. 4: Maximal 2 Betriebsveranstaltungen jährlich

Sie veranstalten nicht mehr als 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Führen Sie in einem Jahr mehr als 2 Betriebsveranstaltungen durch, wenden Sie Ihren Arbeitnehmern ab der 3. Veranstaltung steuerpflichtigen Arbeitslohn zu (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az. VI R 68/00). Diese Regel gilt unabhängig von der Art der Feier. Die dritte Veranstaltung wäre also auch dann steuerpflichtiger Arbeitslohn für Ihre Mitarbeiter, wenn es sich um eine Jubiläumsfeier Ihres Betriebs handeln würde.

Schön für Selbstständige und Freiberufler

Bei vielen Selbstständigen, Kleinunternehmern und Freiberuflern hat es sich noch nicht herumgesprochen – aber es ist wahr: Auch Kleinstbetriebe können von den oben genannten Steuervergünstigungen rund um die Betriebsveranstaltung profitieren, da diese unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter gelten. Selbst wenn Sie also nur einen oder wenige Mitarbeiter – oder vielleicht sogar nur Ihren Ehegatten – beschäftigen, dürfen Sie 2-mal im Jahr steuerbegünstigt feiern. Ein Grund mehr, 2 gemeinsame Abendessen mehr zu „veranstalten“.