Mit dem Steuervereinfachungsgesetz hat der Gesetzgeber den Weg frei gemacht, dass Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur versenden und akzeptieren können. Sie können jetzt zum Beispiel auch aus einer PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail erhalten haben, Vorsteuer ziehen. Das war bisher bei digital verschickten Rechnungen nur dann möglich, wenn sie eine aufwändige elektronische Signatur trugen. Umgekehrt können Sie an Ihre Kunden Rechnungen per E-Mail versenden und so Zeit und Kosten sparen.

Doch immer noch gibt es zahlreiche Ungeklärtheiten zu den elektronischen Rechnungen. Im Folgenden einige wichtige Punkte, die Sie beim digitalen Rechnungsversand bzw. –empfang beachten sollten.

Elektronische Rechnung setzt Einverständnis des Empfängers voraus

Sie können E-Rechnungen nicht einfach so an alle Ihre Kunden verschicken. Sie brauchen die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Wie das geschehen soll, ist allerdings unklar. Im Frage-Antwort-Katalog des Bundesministeriums für Finanzen steht dazu lediglich:

„Jeder Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne – unabhängig von der Größe des Unternehmens – kann Rechnungen elektronisch übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Jeder – sei es Unternehmer, sei es Privatperson – kann Empfänger einer elektronischen Rechnung sein.“

An dieser Formulierung sehen Sie: Ob Ihre Kunden ihr Einverständnis ausdrücklich erklären müssen, ist nicht klar geregelt. Das bedeutet:   

• Das Einverständnis kann mündlich, schriftlich und insbesondere auch per E-Mail mitgeteilt werden.
• Ihre Kunden können auch noch nach Zugang der elektronischen Rechnung erklären, dass sie mit dieser Form der Übermittlung der Rechnung einverstanden sind.
• Ebenso steht es Ihnen frei, bereits in Ihren „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ zu regeln, dass Sie berechtigt sind, die Rechnung per E-Mail zu verschicken. Formulierungsbeispiel: Dem Auftragnehmer steht es frei, seine Leistungen per Briefpost oder auf elektronischem Weg per E-Mail in Rechnung zu stellen.

Empfehlung: Wenn Sie auf elektronischen Rechnungsversand umsteigen wollen, holen Sie sich sicherheitshalber dazu das Einverständnis jedes einzelnen Kunden. Beispiel: Wenn Sie einen Online-Shop haben, nehmen Sie in das Bestellformular eine entsprechende Abfrage auf.

So sollte eine elektronische Rechnung aussehen

Eine elektronische Rechnung muss den gleichen Inhalt haben und die gleichen Rechnungsangaben enthalten wie eine Rechnung auf Papier – eine E-Rechnung unterscheidet sich also inhaltlich nicht von einer Papierrechnung.

Zum Dateiformat: Es bietet sich an, Rechnungen nur im PDF-Format zu akzeptieren, weil dieses Format nicht so leicht verändert werden kann wie z. B. Dateien aus einem Textverarbeitungsprogramm.

Archivierung

Interessant ist auch die Frage, wie Sie elektronische Rechnungen aufbewahren. Wie Papierbelege sind die elektronischen Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren – allerdings auf einem Datenspeicher, der keine nachträglichen Änderungen zulässt, so das Bundesfinanzministerium. Dafür dürften dann vor allem einmal beschreibbare CD-ROMs und DVDs infrage kommen.

Achtung! Die Aufbewahrung auf einer Computer-Festplatte genügt danach nicht, weil Daten auf einer Festplatte geändert werden können.