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Fachartikel, 05.05.2014
Einkauf
10 Tipps für erkenntnisreiche Besuche bei Lieferanten
Wer im Einkauf Kosten senken will, muss sich auskennen. Zum Beispiel in der Produktion seines Lieferanten. Hier einige Tipps für Erkenntnis bringende Lieferantenbesuche.
Haben Sie Ihre Lieferanten schon einmal vor Ort besucht und dort die Wertschpfungsprozesse en dtail vor Ort betrachtet? Fakt ist, wie der Einkaufsalltag zeigt: Nur wenige  Einkufer nehmen sich die Zeit, ihrer Lieferanten in regelmigen Abstnden vor Ort zu berprfen. Wenn Sie als Einkufer aber nicht wissen, wie die Produktion Ihres Lieferanten vonstattengeht, dann bleiben Ihnen unter Umstnden signifikante Kostensenkungspotenziale verborgen. Statten Sie Ihrem Lieferanten also einen Besuch ab. Beim Besuch der Produktionssttten werden Sie schnell herausfinden, bei welchen Prozessen die Produktion hakt und welche Prozesse verbessert werden knnen. Als findiger Beobachter und verstndiger Interviewer werden Sie von einem lehrreichen Werksbesuch mit Einsparideen im Gepck zurckkehren. Hier  Tipps und Erfahrungen aus der Praxis fr Sie zusammengestellt:

Tipp 1: Lesen Sie das Schwarze Brett

Ein Gutteil der Unternehmenskommunikation findet in Fabriken auch heute noch auf dem Schwarzen Brett statt. Dort entdeckt man nicht selten Statistiken zur Produktivitt, zur Kostenentwicklung und zu vielen anderen interessanten Themen. Nehmen Sie sich Zeit, nach interessanten Informationen Ausschau zu halten, whrend Sie das Firmengelnde besuchen. Es zahlt sich aus: Ein Hersteller von Softdrinks vermied es, die Kostenstruktur der Zutaten seines Produktes offen zu legen. Bei der Fabrikbesichtigung fand sich eine Notiz am Schwarzen Brett, die den Arbeitern die Konsequenzen der Verschwendung einzelner Komponenten des Softdrinks aufzeigte. Da dort die Kosten der Einzelkomponenten benannt waren, wurde offensichtlich, dass der Lieferant einen berhhten Preis fr Sirup an seinen Auftraggeber weitergab. Der Preis wurde im Nachgang angepasst.

Tipp 2: Nehmen Sie Kollegen zur Besichtigung mit


Binden Sie bei Ihren Werksbesuchen die Expertise der anderen Funktionsbereiche ein. Insbesondere Ihre Kollegen aus den technischen Disziplinen wie z.B. Produktion, Logistik, Instandhaltung und Qualittssicherung haben oft ein geschultes Auge fr Schwachstellen und Risiken in Fertigungsablufen. Vor einem Werksbesuch sollten Sie sich gemeinsam mit Ihren Kollegen Fragen berlegen und sich whrend der Besichtigung unabhngig voneinander mit unterschiedlichen Mitarbeitern unterhalten. Vergleichen Sie im Anschluss die Antworten, die Sie erhalten haben. Beim Besuch eines Herstellers von Fertiggerichten haben Mitarbeiter unterschiedliche Aussagen zur Beschaffenheit der verwendeten Zutaten gemacht. Manche Mitarbeiter sagten aus, dass der verarbeitete Brokkoli frisch eingekauft sei, andere, dass er zu bestimmten Jahreszeiten tiefgekhlt angekauft wrde. Da Marktforschungsberichte zeigten, dass Konsumenten den Unterschied nicht schmecken, konnte die Produktion auf die Verwendung des gnstigeren Tiefkhl-Brokkoli umgestellt werden. Die Umstellung fhrte zu beachtlichen Kosteneinsparungen.

Tipp 3: Sprechen Sie mit dem Produktionsleiter


Es ist wichtig nicht ausschlielich mit dem Kundenbetreuer zu sprechen, da er eigens dazu ausgebildet ist, Gesprche diplomatisch zu lenken und schwierige Themen erfolgreich zu umschiffen. Der Produktionsleiter ist in vielen Fllen der richtige Ansprechpartner, um Ihnen ungeschnt Auskunft ber die Sachlage und mgliche Probleme in der Produktion zu geben.

Tipp 4: Befragen Sie die Mitarbeiter

Hufig knnen die Arbeiter am Band am besten erklren, welche Schwierigkeiten es im Produktionsablauf gibt. Eine Frage, die immer zum Gesprch motiviert, lautet: „Es gibt hier wie berall sicherlich das eine oder andere Problem. Was wrden Sie ndern, wenn Sie es sich aussuchen knnten?“. Bei der Besichtigung einer Kaffeefabrik stellte sich bei mehrmaliger Befragung der Hilfsarbeiter heraus, dass die Umstellung einer Maschine auf eine neu eingefhrte Gefform nicht reibungslos verlief. Die Marktforschung stellte berraschenderweise fest, dass Kunden der neuen Gefform gar nicht den Vorzug gaben. Mit dem folgerichtigen Relaunch der alten Gefform konnten die Umstellungsprobleme vermieden und erhebliche Prozesskosteneinsparungen erzielt werden.

Tipp 5: Besuchen Sie den Rohstoffeingang

Da Ihr Lieferant bei Ihrem Besuch verstndlicherweise einen mglichst guten Eindruck hinterlassen mchte, wird er vor der Besichtigung vor allem die Bereiche seiner Fabrik auf Vordermann bringen, die blicherweise besichtigt werden, zum Beispiel die Endfertigung. Schauen Sie sich darum auch den Wareneingang an. Gerade die unvorbereitete Besichtigung bietet Ihnen die Mglichkeit, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Wie sieht die Lagerhaltung der Rohstoffe aus? Stapelt Ihr Lieferant groe Menge an Rohstoffen, die mglicherweise bald das Haltbarkeitsdatum erreichen oder hat er Fehlbestnde und es ist mit Lieferengpssen zu rechnen? Schwierigkeiten dieser Art knnen durch eine aufmerksame Besichtigung des Rohstoffeingangs rechtzeitig erkannt werden.

Tipp 6: Besichtigen Sie die hintersten Ecken der Fabrik


Scheuen Sie keine langen Fuwege bei der Inspektion der Fabrik, denn gerade darauf setzt der Lieferant. Hufig lassen sich in den hintersten Ecken der Gebude stillgelegte Anlagen oder ungenutzte Ausschussware finden. Bei einem Kleidungslieferanten hat einer unserer Kunden berschssiges Packmaterial gefunden, das fr die Verkaufsfrderungsaktion eines anderen Kunden vorgesehen war. Da dieser Kunde vor Durchfhrung des Auftrages insolvent wurde, kam die Aktion nie zustande. Unser Kunde kaufte das tadellose Packmaterial zu guten Konditionen fr eine Neuprodukteinfhrung auf. Auch der Lieferant profitierte von dieser Lsung.

Tipp 7: Stellen Sie offene Fragen

Um mglichst viele Informationen zu gewinnen, mssen Sie offene Fragen stellen. Meiden Sie allzu konkretes Nachfragen zu Beginn der Unterhaltung und leiten Sie Ihre Fragen nicht mit „wer“, „was“, „wie“, „warum“ oder „wo“ ein. Offene Fragen sind neutral und lenken die Antwort nicht in eine festgelegte Richtung. „Was passiert hier?“ motiviert mehr zur Antwort als „Hier mischen Sie also die Zutaten, richtig?“. Fragen Sie bei sich andeutenden Problemen immer nach, warum etwas nicht besser funktioniert, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Gerade bei Lieferanten, die nicht besonders auskunftsfreudig sind, knnen offene Fragen der Schlssel zum Erfolg sein.

Tipp 8: Legen Sie Ihren Besuch auf einen Freitagmittag

Die Auslastung eines Werkes ist ein wesentlicher Parameter bei der Preisgestaltung Ihres Lieferanten. Vollstndig ausgelastete Werke knnen einen Wettbewerb um die Kapazitten entstehen lassen, was sich natrlich stark preistreibend bei den Kunden auswirkt. Bei Unterauslastung sind hingegen viele Werke bereit, Auftrge auch zwischen Voll- und Teilkosten anzunehmen, um zumindest noch eine gewisse Fixkostendeckung zu erzielen. Es ist fr Sie als Kunden nicht einfach zu erkennen, wie die Auslastungssituation des Lieferanten ist, um Ihre Verhandlungsposition abschtzen zu knnen. Rckschlsse knnen Sie aber hufig gut an Freitagen rund um die Mittagszeit ziehen, da bei Unterauslastung fr die Produktionsmitarbeiter das Wochenende frher beginnt.

Tipp 9: Ermitteln Sie einfache Kennzahlen

Der Leistungsstand eines Werkes lsst sich hufig anhand von wenigen, leicht zu ermittelnden Kennzahlen bestimmen. Gut geeignet sind hier beispielsweise der Krankenstand als Mastab fr die Motivation der Belegschaft, die Erstdurchluferrate als Mastab fr die Qualitt und der Gesamtbestand (inkl. Roh-, Halbfertig- und Fertigwaren) als Mastab fr Flexibilitt und Agilitt der Fabrik. Versuchen Sie, im Rahmen der Gesprche zu evaluieren, wo Ihr Lieferant bei diesen Indikatoren im Vergleich zum Wettbewerb steht.

Tipp 10: Achten Sie auf Ordnung und Sauberkeit

Ordnung und Sauberkeit sind vermeintlich alte deutsche Tugenden, aber sie sind vor allem Charakteristika von leistungsstarken und qualittsorientierten Fabriken. Natrlich lsst sich eine Stahlproduktion vom Sauberkeitsgrad her nicht mit einer Leiterplattenbestckung vergleichen, aber schon der Vergleich innerhalb einer Branche zeigt signifikante Unterschiede. Verbinden Sie Ihre Analyse mit unserem Tipp 6: Gehen Sie in die hintersten Ecken, z.B. in die Werksttten der Instandhaltung oder in die Lagerbereiche der Langsamdreher. Oftmals fhrt dieser Weg zu neuen Erkenntnissen.

Fazit

Um schlummernde Einsparmglichkeiten zu entdecken, mssen Sie kein gebter Detektiv sein. Durch die Anwendung unserer zehn einfachen Tipps und mit dem Einsatz des gesunden Menschenverstandes sind Sie in der Lage, sogar bei Besichtigungen von Produktionssttten, die Sie bereits kennen, relevante neue Informationen zu identifizieren, die es Ihnen dann erlauben, zustzliche Einsparungen zu erzielen.
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ber Dr. Bernhard Höveler
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Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf. Die auf das Einkaufsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren ...
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Prof. Dr. Matthias Lütke Entrup ist als Hochschullehrer für Operations Management und Controlling an der International School of Management (ISM) in Dortmund und als Mitglied der Geschäftsleitung der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING ...
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