Der Druck, Kosten zu sparen, ist Aufhänger für praktisch jede neue Lösung im IT-Umfeld – insbesondere im dynamischen Storagemarkt. Dementsprechend stellen Hersteller und Beratungshäuser in ihren Argumentationen die Kosten in den Vordergrund, während technische Aspekte in das zweite Glied zurückgetreten sind. Doch die Methoden zur Berechnung der Kosten sind strittig, vor allem bei der Frage, welche Parameter in die Kalkulation einfließen müssen. Hier kommen komplexe Gebilde wie der „Return on Investment“ (ROI), die „Total Cost of Ownership“ (TCO) oder hiervon jeweils abgeleitete Modelle (wie zum Beispiel TBO – Total Benefit of Ownership, RTCO – Relative Total Cost of Ownership) ins Spiel. Ein weiterer Ansatz ist der Kostenvergleich für IT-Services zwischen Unternehmen, das wirtschaftliche IT-Benchmarking. In der Folge sollen diese Ansätze verglichen werden. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche Vor- und Nachteile die einzelnen Methoden für die regelmäßige Überprüfung der laufenden Kosten und des Nutzens von neuen Investitionen bieten.

ROI: Kosten und Nutzen im Vergleich

Eine Kosten-/Nutzenanalyse wird häufig in Form einer ROI-Berechnung durchgeführt. Hierbei werden die Investitionskosten gegen den zu erwartenden Nutzen gestellt. Eine ROI-Analyse kann abhängig von den Anforderungen in drei Ausprägungen durchgeführt werden: Kalkulation der Amortisationsdauer („Pay Back Period“), Betrachtung des Wertes eines Vorhabens in Form der Zahlungsströme (Kapitalwertmethode, Net Present Value – NPV) und die interne Ertragsrate eines Vorhabens (Internal Rate of Return – IRR). Für die IT-Praxis hat sich die Betrachtung der Amortisationsdauer als greifbare und nachvollziehbare Größe etabliert. Die entsprechende Definition lautet dann: Die entsprechende Definition lautet dann: ROI = Relation von Investitionskosten zu Einsparungen („Nutzen“) pro Jahr.

ROI-Analysen haben in den letzten Jahren einen schlechten Beigeschmack bekommen und werden häufig mit „schön gerechnet“ in Verbindung gebracht. Um dem entgegen zu wirken, braucht eine fundierte und auf allen Ebenen akzeptierte Analyse vor allem eines: Transparenz! Aus diesem Grund sollten sämtliche berücksichtigten Parameter und Annahmen allen Beteiligten offen und klar dargestellt werden.

Für die Investitionskosten ist dies noch am leichtesten zu erfüllen. Ein Blick in die Preislisten für Hard- und Software, Dienstleistungen oder Schulungen genügt meist. Schwieriger ist die Bewertung der Folgekosten, zum Beispiel für den Arbeitsausfall, wenn Mitarbeiter für neue Storagesysteme geschult werden: Sollen dann die Bruttopersonalkosten oder der Produktivitätsausfall des Mitarbeiters berechnet werden? Unter Umständen sind Schulungen aber auch schon in den Bruttopersonalkosten einkalkuliert und müssen gar nicht berücksichtigt werden.

Auch die Bewertung des Nutzens bietet viel Spielraum für Diskussionen. Ein relevanter und nachvollziehbarer Nutzen ist zweifelsohne die Vermeidung von Investitionen, wenn beispielsweise durch einen Systemwechsel die Speicherkapazität erhöht werden kann, ohne neue SAN-Ports zu installieren. Weitere direkte Einsparungen lassen sich durch die Auswertungen von Datenblättern und Finanzsystemen häufig gut ermitteln: Wie viel spart das Unternehmen beispielsweise an Strom oder für Wartungsverträge? Kritischer sind Faktoren wie beispielsweise die benötigte Stellfläche im Rechenzentrum: handelt es sich um gemietete Flächen, ist der Fall eindeutig – doch das ist eher selten der Fall. Meist muss die Fläche auf jeden Fall bezahlt werden, die Frage ist dann nur noch, wie die Kosten auf die verschiedenen Abteilungen umgelegt werden. Auch die oft angeführte und genauso häufig kritisierte Verringerung der Ausfallzeit ist kaum zu bestimmen, da meist weder die tatsächlichen Kosten noch die Zeiten eines Ausfalls bekannt sind.

Wie kann man in Anbetracht dieser Unsicherheiten dennoch eine akzeptable ROI-Analyse durchführen? Neben Transparenz haben sich aus der Sicht von Computacenter ergänzend die folgenden Vorgehensweisen bewährt:

::: Bildung von verschiedenen Modellen: In den einzelnen Modellen werden Parameter mit hohem Unsicherheitsfaktor unterschiedlich berücksichtigt, so dass sich Best- und Worst-Case-ROI-Szenarien ergeben.

::: Beschränkung auf die wesentlichen Parameter: Häufig sind Einschränkungen in der Genauigkeit hinnehmbar, insbesondere wenn dadurch der Aufwand signifikant sinkt. Welche Parameter wesentlich sind, kann am besten ein erfahrener Partner durch Benchmarkanalysen bestimmen.

Berechnung der Betriebskosten

Ergänzend zur ROI-Analyse hat sich zunehmend die Betrachtung der Betriebskosten durchgesetzt. Dies hat den Vorteil, dass auch laufende Kosten über den Amortisationszeitpunkt hinaus in die Kalkulation einfließen. Für Kostenanalysen sind zwei Verfahren von Interesse: Die tatsächliche Vollkostenbetrachtung (TCO) einer Lösung und der Vergleich der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des IT-Betriebs oder eines Bereichs (Benchmarking).

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Total Cost of Ownership (TCO)
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Sinkende Hardwarepreise pro Gigabyte werden zunehmend durch steigende Verwaltungsaufwendungen aufgrund größerer Speicherkapazitäten konterkariert. Bei einer TCO-Rechnung werden alle Betriebskosten über eine gewisse Zeit berücksichtigt, in der Regel ist dies der Abschreibungszeitraum der IT-Komponenten (für Storagekomponenten meist fünf Jahre). Neben den Investitions- bzw. Abschreibungskosten werden noch die fixen und variablen laufenden Kosten über die Laufzeit betrachtet.

Oft sind die Werte jedoch nicht in der gewünschten Genauigkeit oder innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens zu ermitteln. Geht es bei der TCO-Analyse um den Vergleich verschiedener Lösungen und nicht notwendig um absolute Zahlen (zum Beispiel für Budgetplanungen), hat sich für Computacenter der Einsatz der relativen TCO (RTCO) bewährt, so dass zumindest Aussagen über mögliche Storagebetriebsmodelle im Sinne von „ist billiger“ oder „ist teurer“ möglich sind.

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Benchmarking
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Sehr hilfreich ist auch der Vergleich der erhaltenen Werte – bezogen auf die bereitgestellten Service Levels – mit Marktwerten. Nötig ist hierzu ein externer Partner, der aktuelle Daten bereitstellen und auswerten kann. Dabei werden die Kriterien wie Qualität und Quantität nach nachvollziehbaren Regeln in einem Leistungsindex zusammengefasst. Für Storage setzt sich dieser Index im Wesentlichen aus den Speicherklassen zusammen. Andere Komponenten sind die Gesamtkapazität, die Verteilung über Lokationen (zentral versus dezentral), angeschlossene Serversysteme usw.

Radial sind die TCO-Kosten für einen Gigabyte Storage pro Monat aufgetragen. Die Speichen markieren den jeweiligen Leistungsindex (je höher die Zahl, um so höher die Qualität). Der Zusammenhang zwischen Qualität und Preis ergibt in dieser Darstellungsform die typische Benchmarkspirale. Befindet sich bei solch einer Analyse der eigene Wert (grüner Punkt im Diagramm) innerhalb der Spirale, sind die eigenen TCO-Werte günstiger als der Marktvergleich. Liegt der Punkt außerhalb der Spirale, so werden vergleichbare Leistungen am Markt billiger erbracht.

Da eine Benchmarkanalyse grundsätzlich auf einer TCO-Betrachtung basiert, eignet sie sich auch dazu, Gründe für mögliche Abweichungen in den einzelnen Kostenarten zu analysieren. Hierzu werden die Kostenarten der TCO-Analyse im bekannten Diagramm einzeln aufgetragen und die eigenen Werte vermerkt. Das Ergebnis ist ein typisches Muster, der Fingerabdruck eines Benchmarks. So lassen sich schnell Kostentreiber und Optimierungspotenziale identifizieren.

Jeder Fall ist anders...

Insbesondere im dynamischen Storagemarkt eignen sich Wirtschaftlichkeitsanalysen, um beispielsweise den Umstieg auf neue Technologien zu bewerten. ROI-Analysen alleine reichen dazu nicht aus, da die Betriebskosten ebenfalls eine signifikante Rolle spielen. Daher bilden TCO- oder RTCO-Analysen notwendige Ergänzungen. Aufgrund der kundenspezifischen Gegebenheiten sind jedoch standardisierte Verfahren oft fehlerhaft und werden vom Markt nur bedingt akzeptiert. Benchmarkanalysen helfen hier in der Praxis tatsächlich weiter, da sie durch die Spiegelung gegen Erfahrungs- und Marktwerte Fehler und Abweichungen leichter erkennen lassen. Wer eine solche Benchmarkanalyse durchführen will, sollte sich zur Unterstützung einen erfahrenen Partner suchen, der auch über aktuelle Marktzahlen verfügt. Insbesondere im schnelllebigen Storagemarkt ist dies eine notwendige Voraussetzung für verwertbare Ergebnisse. Darüber hinaus ermöglichen Benchmarkanalysen die Identifizierung von Kostentreibern und Optimierungspotenzialen – mit häufig überraschenden Ergebnissen.

Autor: Dirk Schiller, Principal Consultant Server Storage Consolidation, Computacenter