Dem/der Prüfer/in einen Kaffee oder Snack anbieten ist erlaubt

Müssen wir den uns mitgeteilten Termin für den Beginn der Betriebsprüfung hinnehmen?

In der Regel teilt der Prüfer den beabsichtigten Prüfungstermin vorab mündlich mit. Akzeptieren Sie den Termin nur, wenn Ihnen ausreichend Zeit bleibt, um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab. Zwischen der Ankündigung der Betriebsprüfung und ihrem Beginn müssen mindestens zwei Wochen liegen. Ausnahme: Sie stimmen einer kürzeren Frist ausdrücklich zu.  

Kann ein festgesetzter Prüfungstermin noch verschoben werden?

Wenn einer der folgenden Gründe vorliegt, hat ein Antrag auf Verschiebung des Prüfungstermins Aussicht auf Erfolg: Sie oder der bei Ihnen Verantwortliche für das Rechnungs-/Steuerwesen ist erkrankt. Gleiches gilt für einen Mitarbeiter, dessen Anwesenheit für etwaige steuerliche Auskünfte unverzichtbar ist; Betriebsstörungen durch (Um-)Baumaßnahmen, Streik oder höhere Gewalt; Sie haben erst kürzlich den Steuerberater gewechselt und er muss sich noch einarbeiten.   

Müssen wir dem Prüfer einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen?

Ja, sofern Ihre Räumlichkeiten dies ermöglichen. Wenn nicht, schlagen Sie einen neutralen Ort vor: Zum Beispiel die Räume Ihres Steuerberaters. Der Arbeitsplatz muss so ausgestattet sein, dass er die Betriebsprüfung ordnungsgemäß durchführen kann. Am besten weisen Sie ihm einen Raum zu, in dem er ungestört arbeiten kann. Dass er diesen allein nutzt, ist nicht zwingend erforderlich, aber wünschenswert, um zu verhindern, dass er andernfalls unkontrollierten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern aufnehmen kann.  

Darf sich der Prüfer frei in unserem Unternehmen bewegen?

Nein, das ist ihm nicht erlaubt. Im Übrigen ist es Ihre Pflicht, ihm die angeforderten Unterlagen vorzulegen. Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn der Betriebsprüfung alle Unterlagen bereitzustellen, die den Prüfungszeitraum betreffen.   

Darf sich der Prüfer von unseren Mitarbeitern zusätzliche Unterlagen bringen lassen?

Der Prüfer kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen (z.B. Verträge) fordern, die für die Prüfung von Bedeutung sind, und dazu den nächstbesten Mitarbeiter ansprechen, der sich in seiner Nähe befindet. Verhindern Sie dies, indem Sie von vornherein einen instruierten Mitarbeiter als Ansprechpartner für den Prüfer benennen.  

Müssen wir ihm Unterlagen, die er benötigt, kopieren?

Nein, dazu sind Sie nicht verpflichtet, aber es empfiehlt sich dringend, dies zu tun. Andernfalls darf der Prüfer die Unterlagen  mitnehmen, um sie im Finanzamt zu kopieren. Und vor allem: Nur wenn die Unterlagen bei Ihnen in der Firma kopiert werden, behalten Sie den Überblick darüber, von welchen Unterlagen der Prüfer Kopien mitnimmt. Deshalb von allen Unterlagen, die der Beamte haben möchte, stets noch eine Kopie für Sie machen.

Müssen wir dem Prüfer alle Wünsche erfüllen?

Nur insoweit, als sie sich auf die Einsichtnahme und Prüfung von Unterlagen und Datensätzen beziehen, die die prüfungsrelevanten Vorgänge im Prüfungszeitraum betreffen. Alles Weitere liegt in Ihrem Ermessen.   

Können wir darauf bestehen, dass der in der Prüfungsanordnung genannte Prüfer durch einen anderen ersetzt wird?

Nein, Sie können ihn nur wegen Befangenheit ablehnen und um einen anderen Prüfer bitten. Gute Gründe für einen Befangenheitsantrag: Die Frau des Prüfers arbeitet bei Ihrer Konkurrenz oder Sie haben schon bei Prüfungen in der Vergangenheit mit dem Beamten unangenehme Erfahrungen gemacht.

Dürfen wir den Prüfer zum Mittagessen einladen?

Das Bereitstellen von Kaffee, Tee oder kalten Getränken ist durchaus üblich, auch ein kleiner Imbiss ist möglich. Vorsicht: Manche Prüfer betrachten die Einladung zum Essen bereits als Bestechungsversuch.