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Wie am Schnürchen: Unternehmen profitieren stark von automatisierten Prozessen

Die ineffiziente Abwicklung interner Abläufe verursacht enorme Kosten in den Unternehmen. Mit der Portalsoftware Intrexx ist es möglich, diese Prozesse in elektronische Workflows zu überführen und ihre Effizienz dadurch deutlich zu steigern.
(PM) Freiburg, 16.12.2009 - Freiburg, den 16. Dezember 2009. In zahlreichen Unternehmen werden interne Arbeitsabläufe, wie beispielsweise Antragsverfahren oder die Verwaltung von Ressourcen, auch heute noch papierbasiert abgewickelt, wodurch sie nicht nur sehr fehleranfällig, sondern auch sehr arbeitsintensiv und langwierig sind.

Moderne Unternehmensportale bieten die Möglichkeit, diese Prozesse komplett elektronisch abzuwickeln und so ihre Effizienz deutlich zu steigern. Indem die Abläufe automatisiert werden, ist es möglich, sie zu vereinfachen und zu beschleunigen. Dadurch wird Arbeitszeit und –aufwand eingespart. Darüber hinaus werden die Vorgänge übersichtlicher und transparenter, die Fehleranfälligkeit nimmt signifikant ab. So ist es für die Unternehmen möglich, bereits innerhalb kürzester Zeit spürbare Kosteneinsparungen zu realisieren.

Eine Portalsoftware, welche die Überführung der papierbasierten Prozesse in elektronische Workflows sehr schnell und unkompliziert ermöglicht, ist die Standardsoftware Intrexx des Freiburger Softwareherstellers United Planet (www.unitedplanet.com). Mit dem in Intrexx integrierten Modul ‚Prozess Manager‘ können Geschäftsprozesse aller Art individuell nach den eigenen Bedürfnissen modelliert werden. Dank der grafischen Benutzeroberfläche sind hierfür keinerlei Programmierkenntnisse nötig. Dadurch ist es möglich, papierbasierte Abläufe innerhalb kürzester Zeit elektronisch abzubilden und künftig schnell und effizient über das Unternehmensportal abzuwickeln.

Ein anschauliches Beispiel hierfür bietet die Bearbeitung von Investitionsanträgen. Durch die elektronische Abwicklung im Unternehmensportal kann dieser Vorgang deutlich vereinfacht und beschleunigt werden: Nachdem der Mitarbeiter das elektronische Antragsformular im Portal ausgefüllt hat, wird der Vorgesetzte des Mitarbeiters automatisch mit einer E-Mail auf den neuen Antrag hingewiesen. In dieser E-Mail sind die wichtigsten Antragsdaten bereits enthalten und ein Link führt direkt auf die Genehmigungsseite. Genehmigt der Vorgesetzte den Antrag, wird er automatisch zur Bearbeitung an die Einkaufsabteilung gesendet. Da mit Intrexx auch Fremdsysteme angebunden werden können, ist es sogar möglich, die Bestellungen automatisch an das ERP-System des Unternehmens zu übertragen. Medienbrüche werden auf diese Weise effizient verhindert.

Alle Workflows können dabei flexibel an die individuellen Unternehmensvorgaben angepasst werden. Müssen in einem Unternehmen beispielsweise Anschaffungen bis zu einem Wert von 100 Euro gar nicht erst genehmigt werden, lässt sich mit dem ‚Prozess Manager‘ von Intrexx bestimmen, dass der Status eines Investitionsantrags mit einem Wert unter diesem Betrag automatisch auf ‚genehmigt‘ gesetzt wird. Die Bestellung wird dann direkt per E-Mail an die Einkaufsabteilung gesendet.

Auch mehrstufige Prozesse, die sich über verschiedene Portalapplikationen erstrecken, können mit dem ‚Prozess Manager‘ von Intrexx sehr einfach modelliert werden. Unter anderem ist es möglich, die Daten aus einer Portalapplikation bei der Speicherung direkt in andere Intrexx-Applikationen zu übertragen. Dadurch kann z.B. die Reservierung von Besprechungs- und Vortragsräumen mit der Bestellung des entsprechenden technischen Equipments und der Beauftragung des Caterings verknüpft werden. So entsteht aus den verschiedenen Teilprozessen mit Hilfe des ‚Prozess Managers‘ ein komplettes Veranstaltungs-Management.

Weitere Informationen zu den Möglichkeiten des grafischen Prozessdesigns sowie ein Video zu den Funktionen des Intrexx ‚Prozess Managers‘ finden Interessierte unter www.unitedplanet.com/de/intrexx-xtreme.
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