(PM) London, 17.01.2013 - Im Vergleich zu anderen Industriezweigen verwendet der öffentliche Sektor in Europa am ehesten Cloud-Technologien zum Austausch von Dokumenten*. Dies zeigt eine von Ricoh Europe veröffentlichte Studie. 52 Prozent der Führungskräfte im öffentlichen Sektor sagen jedoch, dass das Dokumentenmanagement hierdurch erschwert wird.

"Es scheint, dass der öffentliche Sektor die Vorteile des Cloud Computing - einschließlich einfacheren Zugriffs auf Informationen, besseren Wissensaustauschs und erhöhter Flexibilität im Geschäft - nicht optimal ausnutzt. Der Grund hierfür könnten unzusammenhängende Dokumentenprozesse sein, bei denen der Prozess, die Technologie und die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, getrennt voneinander betrachtet werden und nicht als gleichberechtigte Komponenten, die nahtlos zusammenarbeiten müssen", so Carsten Bruhn, Executive Vice President von Ricoh Europe.

Die Studie zeigt, dass 47 Prozent der Organisationen im öffentlichen Sektor die Cloud verwenden, um Dokumente auszutauschen. 71 Prozent nutzen sie, um einen mobilen Zugriff auf Dokumente zu ermöglichen. Diese Gruppen im öffentlichen Sektor erkennen, dass neue Technologien ihnen dabei helfen können, ihre Bürger effizienter zu betreuen und zu bedienen. In den meisten Fällen (69 Prozent) wird jedoch in neue Technologien investiert, bevor die Funktionen der bestehenden Systeme vollständig ausgenutzt werden.

"Der öffentliche Sektor bietet qualitativ hochwertige Dienstleistungen. Daher ist es wichtig, dass Dokumentenprozesse Behörden dabei helfen, effektiv mit der Öffentlichkeit, für die sie da sind, zusammenzuarbeiten. Genaue Informationen müssen auf sichere und effektive Weise zwischen Abteilungen ausgetauscht werden können. Der Druck, Informationen in einem elektronischen Format bereitzustellen, wächst in diesem Sektor stetig und die Cloud kann eine zentrale Rolle bei der Migration von Dokumenten aus dem Papierformat in ein digitales Format spielen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Experten für Dokumentenmanagement während des Übergangs kann der öffentliche Sektor darauf vertrauen, dass die Informationen im richtigen Format zugänglich sind, wenn sie benötigt werden. So unterstützt die Technologie den Informationsfluss, anstatt ihn zu behindern", sagt Bruhn.

"Eine der besonderen Herausforderungen für den öffentlichen Sektor besteht darin, eine Balance zwischen der Bereitstellung von Informationen für das eigene Personal und die Öffentlichkeit sowie dem Schutz von vertraulichen Informationen zu finden. Regelmäßige Prüfungen der Dokumentenprozesse in diesem Sektor helfen dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und Möglichkeiten zu finden, wie der Austausch von Informationen auf sichere Art und Weise verbessert werden kann", so Bruhn.

Andere wichtige Ergebnisse umfassen:

- 83 Prozent der Unternehmen im öffentlichen Sektor geben an, dass sie Zugriff auf moderne Geräte wie Smartphones und Tablet-PCs haben, deren Verwendung jedoch durch veraltete Backend-Systeme behindert wird.

- Es besteht eine Kluft zwischen den Technologien, die für Frontoffice und Backoffice bereitgestellt werden. Dadurch entstehen potenzielle Engpässe, eine Verdoppelung des Arbeitsaufwands, Verzögerungen beim Zugriff auf Echtzeit-
Informationen sowie Sicherheitsrisiken.

- 83 Prozent der Angestellten im öffentlichen Sektor sagen aus, dass veraltete Arbeitsmethoden sie daran hindern, ihre Effektivität und Effizienz voll auszuschöpfen.

- Während 52 Prozent sagen, dass ihre Informationssicherheit nun besser sei als 2009, können jedoch nur 44 Prozent bestätigen, dass ihre Dokumentenprozesse sicher sind. Daraus folgt, dass im öffentlichen Sektor das Risiko von
Datenlecks besteht.

Die im Auftrag von Ricoh durch Coleman Parkes Research durchgeführte Studie Ricoh Document Governance Index 2012 zeigt auf, in welchem Ausmaß neue Technologien das Management von Informationen in europäischen Unternehmen beeinflussen. Darunter fallen insbesondere die geschäftskritischen Prozesse, die dem Finanz- und Personalwesen sowie dem Einkauf zugrunde liegen. Die im Rahmen der Studie befragten Unternehmen kamen aus dem Bildungs-, Rechts- und Gesundheitswesen, der Energiebranche, dem öffentlichen Sektor, dem Einzelhandel, der Produktion und den Finanzdienstleistungen. Die Studie zeigt, dass das Management von geschäftskritischen Prozessen in und zwischen Unternehmen im öffentlichen Sektor immer komplexer wird - besonders im Hinblick auf Herausforderungen wie eine zunehmend papierlose Gesellschaft und mobile Arbeitskräfte.

* Verglichen mit Antworten aus den Sektoren Bildung, Finanz, Rechts-, und Gesundheitswesen, Energie, Produktion und Einzelhandel.