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Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung birgt enormes Einsparpotenzial

(PM) London, 29.05.2012 - Europaweit könnten insgesamt mindestens 40 Milliarden Euro jährlich* eingespart werden, wenn in der Verwaltung und in anderen öffentlichen Einrichtungen die Umstellung auf elektronischen Geschäftsverkehr und elektronische Rechnungsstellung stärker gefördert würde. Allein in Deutschland belaufen sich die möglichen Einsparungen auf 6,5 Milliarden Euro**. Dies belegt eine aktuelle von Ricoh gesponserte Studie von Billentis. In der Studie wurde der öffentliche Sektor als einer der wichtigsten Sektoren in Bezug auf das Rechnungsvolumen identifiziert. Schätzungen zufolge unterhalten 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Einrichtungen, liefern Waren oder erbringen Dienstleistungen.

Der Anteil der Rechnungen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen, die im laufenden Jahr elektronisch übermittelt werden, sei zwar voraussichtlich etwa 30 Prozent höher als 2011, so die Studie. Dennoch bliebe der Anteil mit etwa 18 Prozent aller Rechnungen in Europa nach wie vor gering – und dies trotz des Ziels der Europäischen Kommission, bis 2020 überwiegend E-Invoicing für die Rechnungsstellung zu nutzen. Verschiedene Maßnahmen und Initiativen der „Digitalen Agenda für Europa“ sollen für eine Beseitigung der Hindernisse bei der flächendeckenden Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sorgen. Die Digitale Agenda zielt unter anderem darauf ab, durch eine verbesserte Nutzung von innovativen Technologien das Wirtschaftswachstum in der Europäischen Union zu steigern.

„Da die europäische Wirtschaft nach wie vor auf Erholungskurs ist und die Regierungen kontinuierlich nach neuen Einsparmöglichkeiten suchen, ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung eine offensichtliche Alternative“, betont Martin Hurley, Vice President und General Manager, Outsourcing Services von Ricoh Europe. „Wir wissen jedoch, dass es eines der größten Hindernisse ist, die Umstellung von einem vorwiegend papiergestützten auf ein elektronisches System zu managen. Für den öffentlichen Sektor, der mit Tausenden von Lieferanten und Bürgern zu tun hat, ist es entscheidend, dass Änderungen gut geplant, kommuniziert und gesteuert werden. Behörden sollten daher mit einem Partner zusammenarbeiten, der sie bei der Umstellung von einer papiergestützten zu einer digitalen Umgebung unterstützen kann und Hilfestellung bietet, wenn es darum geht, die Ziele der Digitalen Agenda zu verwirklichen und von einer intelligenteren Arbeitsweise zu profitieren.“

Der intelligente Rechnungsstellungsservice von Ricoh (i-Invoicing) wurde dafür konzipiert, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen dabei zu unterstützen, die Vorteile der „Digital Economy“ zu nutzen. Er ermöglicht den Unternehmen ein einfaches Management papiergestützter und digitaler Rechnungen über eine Plattform, wodurch die in der Studie von Billentis aufgeführten Kosteneinsparungen realisiert werden können. Der gesamte Service – das Management von Rechnungen in elektronischer Form, papiergestützter Form oder einer Kombination aus beidem – wird durch die Document Process Outsourcing Division von Ricoh angeboten.

Die möglichen Einsparungen durch eine Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung können auf www.ricoh-europe.com/i-invoicing berechnet werden.

Weitere wichtige Ergebnisse der Studie:

• Weltweit werden nur fünf Prozent aller Rechnungen elektronisch versendet.
• Je größer die Organisation ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das tatsächliche Rechnungsvolumen bekannt ist.
• Bei 10 bis 15 Prozent der Rechnungen muss eine Zahlungserinnerung versendet werden, wodurch sich der gesamte Zeit- und Kostenaufwand des Rechnungsstellungsprozesses erhöht.
• 10 Prozent der manuell eingegebenen Daten enthalten einen Fehler.
• Eine Rechnung wird durchschnittlich sechs Mal kopiert.

* E-invoicing as an opportunity in a challenging market environment, Billentis March 2012.
** E-invoicing as an opportunity in a challenging market environment, Billentis March 2012, Section 3.4.3.
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