Software-Lizenz-Kontrolle im Unternehmensalltag

Wie sieht der Alltag im Umgang mit Software in mittelständischen Unternehmen in der Regel aus: Sind alle Hausaufgaben gemacht? Weiß das Unternehmen, wo welche Lizenzen eingesetzt sind, wie viele Lizenzen insgesamt gekauft wurden und auf welchen Servern / PCs diese eingesetzt werden? Kennt der Einkauf den Bedarf, auf dessen Basis neue Software-Käufe getätigt werden können? Strukturiert und mit aussagekräftigen Zahlen, Nutzungs-Reports und den passenden Vertragsdaten hinterlegt wird dies meist selten betrachtet. Diese ganzheitliche Sicht auf das Thema Software Asset- und Lizenzmanagement (SAM)  ist aber in finanzieller und juristischer Hinsicht äußerst wichtig.

Um jedoch ein effizientes SAM sicherzustellen, muss dieses von Anfang an gut durchdacht und von der Geschäftsleitung her hinsichtlich Compliance, also Rechtskonformität, und Beschaffungsberichtswesen beauftragt sein: Nach einer seriösen Bewertung und Analyse bietet eine gute SAM-Lösung nämlich durchaus Potential für Einsparungen und zudem Führungskennzahlen für Softwarebedarf und -einkauf.

Schnelle Erfolge sind hierbei kein Zufall! Rückschlüsse über die Software-Nutzung sind das A und O für die bedarfsgerechte Steuerung von Beschaffungen, den Einsatz von Lizenzen im Unternehmen und die Freigabe von Lizenzen infolge des Nichtgebrauchs von Software. Strukturierte, angepasste Beschaffungsprozesse beginnen also bei der Bedarfsmeldung und enden bei der Zuweisung der Installation mit der zugehörigen Lizenz.

Aktuelle Zahlen belegen, dass SAM-Projekte häufig scheitern, weil z.B. die Projektlaufzeit zu kurz veranschlagt oder eine 100%-Lösung angedacht war, deren Erfolge in der Praxis nur Schritt für Schritt einzufordern sind. Die Komplexität des Themas lässt sich aber durch eine pragmatische Vorgehensweise einfangen, Projektumfang und -kosten kann man beispielsweise in einem Workshop vorab realitätsnah skizzieren. Ein Projektkostendach hilft zudem, die richtigen Weichen zu stellen, um ein SAM-Vorhaben erfolgreich umzusetzen.

Verantwortungsvoller, pragmatischer Ansatz

Die Kontinuität eines SAM-Projektes muss vom Management aus geleistet werden, dem Compliance-Manager, dem Lizenz-Manager, seitens IT-Einkauf und IT-Leitung. Beharrlichkeit und Offenheit für die Installation der benötigten Prozesse und Richtlinien helfen bei der Umsetzung in der Praxis, ebenso wie stetige Optimierung mit Augenmaß und Unterstützung durch das Top-Management.

Erleichtert wird dies durch gezieltes Reporting mit korrekten Zahlen an die Geschäftsleitung mit dem Ziel, ein strategisches Radar für die Software-Kosten / Lizenzen zu haben. So lassen sich frühzeitig Chancen und Risiken erkennen und rechtzeitig Weichen stellen. Einsparpotenziale können auf diese Weise erhoben und gezielt umgesetzt werden. Durch ein maßgeschneidertes Executive Cockpit ist gegeben, dass die richtigen Führungskennzahlen aktuell zur Verfügung stehen und damit das Lizenzmanagement erfolgreich gesteuert werden kann. Vertragsübersichten, Auslastungen, Einsparpotenziale, Trends und Entwicklungen lassen sich so rasch aufzeigen und bieten konkrete Entscheidungshilfen für die Führungsebene bzw. Geschäftsleitung.

Erfolgsfaktoren der Implementierung

Wie bei allen Projekten liegt der Schlüssel des Gelingens neben der durchdachten Planung im Willen zur Veränderung und in einer gut kommunizierten Zusammenarbeit zwischen den unternehmerischen Hierarchien. Wesentlich ist ebenso die Berücksichtigung der verschiedenen notwendigen Prozessschritte: Bereits vorhandene Prozesse sollten mit den neuen Auswertungsprozessen in das Management Cockpit verknüpft, Fachwissen und Erfahrung der beteiligten Abteilungen sinnvoll genutzt werden: IT-Einkauf, Lizenzmanager, IT Operation und Controlling haben gemeinsam den optimalen Blick auf eine kostenoptimierte Umsetzung. Wesentlich ist natürlich auch die Weiterführung der Prozesse im Betrieb und deren Etablierung im täglichen Geschehen, z.B. über Checklisten, Reporting u.ä. Zu einer optimalen Planung und guten Motivation zur Veränderung innerhalb der Unternehmenskultur können auch durchaus Anreize für die Beteiligten zählen!

Einfache und effektive Lösung

Es gibt Lösungen, die alle notwendigen und relevanten Prozesse im Bereich Software Asset- und Lizenzmanagement berücksichtigen: das Inventar aller im Unternehmen installierten Software (Inventory), die Identifikation der von den Anwendern tatsächlich genutzten Anwendungen (sog. Metering), die digitale Vorhaltung und Pflege aller Verträge mit Rechten und Pflichten (Vertragsmanagement), die Integration des eigentlichen Lizenzmanagements mit Metriken und Regeln sowie validierten Kennzahlen (sog. Compliance Reporting), der Abgleich der gefundenen Lizenzen mit dem aktuellen Lizenzkatalog (Softwarekatalog) samt einem individuellen Business Intelligence integrierenden Reporting. Die Lösung des SAM-Spezialisten Adlon Software, "Miss Marple", enthält diese ganzheitliche Sicht auf das Software Asset- und Lizenzmanagement bereits in den Grundfunktionen.

Durch eine umfassende Perspektive auf das Thema SAM werden alle notwendigen Prozesse intelligent unterstützt, um sämtliche Software Assets im Unternehmen zu managen, zu kontrollieren und zu schützen und eine konkrete Lizenzbilanz auf einen Klick rollenbasiert verfügbar zu haben. So lassen sich alle wesentlichen Daten automatisiert und verlässlich abrufen und notwendige Upgrades anzeigen. Über- sowie Unterlizensierungen werden vermieden und Einsparpotenziale identifiziert - mit einem raschen Return on Invest (ROI).

SAM als Software as a Service?

Mittlerweile gibt es auch Alternativen zum Kauf einer Lizenzmanagement-Lösung, die durch die den aktuellen Trend zum Cloud Computing unterstützt werden. So gibt es Software Asset- und Lizenzmanagement-Produkte, die als Software as a Service (SaaS) angeboten werden. Solch eine Hosting-basierte Lösung ist besonders für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, der Kunde hat keinerlei Verantwortung für den Betrieb der Lösung und braucht keine Server-Hardware. Damit bleiben die Investitionskosten niedrig, man zahlt nur als Software und Service, was auch wirklich genutzt wird, und muss zudem kein internes Know-how aufbauen.

Gesichert wird dieses Modell in der Regel durch ein gutes Firewall-Management und SSL-Verschlüsselungstechniken. In Kombination mit einem persönlichen Ansprechpartner des Vertrauens, der eine sichere Datenhaltung und gesicherte Datenübertragung gewährt, und konkreten Service Level Agreements ist dies ein verlässlicher und kostenbewusster Service.

Praktische Tipps zur Umsetzung

Gerade im Mittelstand lassen sich die Vorteile eines modernen Software Asset Managements gut und zügig erreichen. Besonders zu achten ist auf den ganzheitlichen Ansatz einer Lösung, um wirklich alle Bereiche auf einen Klick zu überblicken - von der Lizenzbilanz über das Metering bis zu den Verträgen - sowie die Integration der zugehörigen Prozesse. Zudem empfehlenswert ist ein hoher Automatisierungsgrad, um händische Fehl- und Zusatzeingaben zu vermeiden, und die schnelle Einführungszeit (sog. roll-out) - so gelangt man rasch zu einem effektiven, investitionsschützenden und rechtssicheren Software Asset Management!