(PM) Hamburg, 05.10.2010 - Zahlreiche mittelständische und auch größere Unternehmen planen derzeit die Migration Ihrer Mitarbeiterportale, Extranets und öffentliche Internetauftritte auf Microsoft SharePoint Server 2010. Anders als bei früheren Versionen der weit verbreiteten Portal-Software vollzieht sich der Umstieg auf die neue Version derzeit ohne die bisher üblichen Verzögerungen am Markt. Die Ursachen dafür liegen neben dem Reifegrad und der hohen Stabilität der neuen Version vor allem in den neuen Leistungsmerkmalen: Das integrierte Wissensmanagement und Social Networking macht das im Portal gespeicherte Unternehmenswissen viel leichter zugänglich. Dokumente und andere Inhalte können mit zentral verwalteten Keywords (Tags) versehen werden. Diese Kategorisierung (Tagging) ermöglicht einen schnelleren und präziseren Zugriff auf die gewünschten Informationen – völlig unabhängig vom Ort der Ablage.

Fehlende Kategorisierung verringert den Nutzen der Migration

Während die Migration der Daten aus bisherigen SharePoint-Versionen bzw. Fremdsystemen wie z.B. Lotus Notes dank entsprechender Tools meist reibungslos verläuft, bereitet die sofortige Nutzung der neuen Leistungsmerkmale oft Probleme. „Um die Möglichkeiten von Wissens-Management und Social Networking in SharePoint 2010 effektiv nutzen zu können, ist neben einigen konzeptionellen Änderungen vor allem eine möglichst vollständige und präzise Kategorisierung der Inhalte erforderlich – ein nicht zu unterschätzender Arbeitsaufwand bei hunderttausenden von Dokumenten im System“, erläutert Frank Daske, Business Development Manager bei Layer2. „Das initiale Tagging bedeutet eine erhebliche Mehrbelastung der Mitarbeiter bei der Systemumstellung und erhöht damit zunächst nicht gerade die Akzeptanz“, ergänzt Herr Daske. „Deshalb haben wir nach einer automatischen Lösung gesucht, die die Einführung spürbar beschleunigt und die Anwender von Anfang an entlastet.“

Auto-Kategorisierung der Inhalte hebt die Akzeptanz der Anwender

Während SharePoint standardmäßig nur eine manuelle Kategorisierung anbietet, verschlagwortet der Auto Tagger für Microsoft SharePoint Server 2010 von Layer2 SharePoint Listenelemente und Dokumente komplett automatisch im Hintergrund – flexibel konfigurierbar und ohne jede Benutzeraktion. Damit kann im Vergleich zur manuellen Verschlagwortung von SharePoint Inhalten anhand von vorgegebenen Taxonomien (Managed Metadata Term Sets) eine erhebliche Steigerung der Effektivität und Präzision erreicht werden. Beim Auto-Tagging werden sowohl Listenelemente als auch Dokumente bzw. andere Dateien mit Tags versehen. Neben den jeweiligen Text-Inhalten werden zusätzliche Eigenschaften (Metadaten) dabei ebenso berücksichtigt wie der Kontext der Informationsablage (z.B. Webseite, Liste, Bibliothek oder Ordner). Die Verschlagwortung erfolgt dabei regelbasiert auf der Basis einer erprobten und sehr performanten Microsoft .NET basierten Rule Engine. Beispielsweise erhält ein Dokument eine Kategorie, wenn bestimmte Begriffe im Textinhalt in einem definierten Zusammenhang vorkommen.

Zahlreiche Dateiformate und externe Daten über IFilter-Standard unterstützt

Bereits vorhandene IFilter werden bei der Inhaltsanalyse unterstützt, z.B. für Word, Excel, PowerPoint, PDF oder AutoCAD. Die zusätzliche Funktion integriert sich nahtlos in die standardmäßig bestehende Funktionalität. Ein manuelles Tagging ist weiterhin zusätzlich möglich. Über den ebenfalls angebotenen Business Data List Connector für SharePoint können auch externe Datenquellen, z.B. Datenbanken oder ERP/CRM Systeme, durch Tagging ohne Einschränkungen für die neuen Leistungsmerkmale von SharePoint 2010 im Bereich Wissensmanagement und Social Networking verfügbar gemacht werden.

100% SharePoint 2010 Technologie – ohne Altlasten

Der Auto Tagger setzt als 100%iges SharePoint 2010 Feature ohne Altlasten komplett auf die neue SharePoint 2010 Enterprise Metadata Management API auf. Die Komponenten werden mit einem robusten Installer ausgeliefert, der die Lösung auch in komplexen Umgebungen zuverlässig installiert und deinstalliert. Die Lösung ist ausschließlich im Rahmen der neuen Knowledge Management Suite für SharePoint 2010 verfügbar und arbeitet nahtlos mit den anderen Komponenten der Suite zusammen.

Knowledge Management Suite für SharePoint 2010 ermöglicht schnellen Start ins Wissensmanagement

Layer2 bietet im Rahmen der Knowledge Management Suite für Microsoft SharePoint 2010 eine ganze Reihe von Erweiterungen an. Enthalten sind Komponenten zur Verwaltung von Taxonomien, zur Metadaten-Navigation über Term Sets als A-Z Index oder Baumstruktur sowie zur Vereinfachung und Unterstützung bei der Kategorisierung mit Vorschlägen oder auch komplett automatischer Verschlagwortung. Die Suite wird als kostenfreie Shareware auf der Website des Anbieters zum Download angeboten.