Nicht zuletzt aufgrund des Erfolges von Microsoft Exchange und Outlook hat sich bei den Messaging-Lösungen eine Groupware-Basisfunktionalität für die Bereiche E-Mail, Kalender und Kontakte durchgesetzt. Dabei werden Postfächer, Adressbücher und Kalender der einzelnen Nutzer auf einem zentralen Server gespeichert und Zugriffsrechte definieren, welche Nutzer lesend oder schreibend auf die Postfächer, Adressbücher und Kalender anderer Nutzer zugreifen dürfen. Diese Funktionalität gehört zum Standardumfang einer Messaging Groupware. Aber inzwischen haben viele Anbieter auch weitergehende Funktionalität in ihre Lösungen integriert. Dem Anwender bietet sich somit ein breites Spektrum an Lösungsvarianten – mit einer entsprechenden Bandbreite bei den jeweiligen Lizenzkosten.

Der aktuelle Report „Messaging Groupware für den Mittelstand” von Berlecon, der aus Anwendersicht 13 Anbieter von Messaging Groupware in Deutschland evaluiert, zeigt, dass nach wie vor Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino und mit einigem Abstand dahinter Novell Groupwise den Markt für Messaging Groupware dominieren. In den letzten Jahren haben sich aber eine Reihe von Alternativen etabliert, die gerade für mittelständische Unternehmen interessant sind, da sie kostengünstige und gleichzeitig qualitativ hochwertige Lösungen anbieten.

Insbesondere Communigate, Ipswitch, Kerio, Open-Xchange und Scalix treten in Deutschland mit ernstzunehmenden Alternativen zu den großen Anbietern auf – mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Zielgruppen. Einige Anbieter positionieren ihre Lösungen explizit als kostengünstige, leicht zu installierende und zu verwaltende Alternative zu Exchange – meist mit Linux als Betriebssystem. Andere Anbieter wiederum positionieren ihr Angebot als plattformübergreifende Lösung mit umfangreicher Funktionalität im Bereich Kommunikation und Groupware.

So erweitern viele Anbieter derzeit die Funktionalität ihrer Lösungen im Bereich Voice over IP (VoIP) und bei der Unterstützung mobiler Endgeräte. Die VoIP-Funktionalität kann dabei im Umfang sehr verschieden ausfallen. Im einfachsten Fall gibt es im Adressbuch die Möglichkeit, einen Kontakt über VoIP anzurufen. In der nächsten, komplexeren Stufe können dann beispielsweise bei eingehenden Anrufen automatisch die Kontaktinformationen eingeblendet werden.

In jedem Fall muss die Messaging Groupware in das Gesamtkonzept der Unternehmens-IT passen. Dies betrifft sowohl die für den Server benötigte Infrastruktur (z.B. Windows vs. Linux), als auch die Clients, die von den Mitarbeitern eingesetzt werden (z.B. Outlook, Webmail, mobile Endgeräte). Denn neben den Lizenzkosten trägt auch der Personalaufwand für Installation, Schulung und Wartung erheblich zu den Gesamtkosten einer Messaging Groupware bei.

Während große Anbieter Lösungen aus einer Hand versprechen, werben die kleineren Anbieter mit Offenheit und Best-Of-Breed-Strategie. Wie die Entwicklung der letzten Jahre gezeigt hat, scheint es für beide Ansätze ausreichendes Interesse am Markt zu geben. Und was die Integration neuer Funktionalität angeht, stehen die kleineren Anbieter ihren großen Konkurrenten bisher nicht nach – teilweise profitieren sie dabei auch von den kürzeren Releasezyklen ihrer Produkte.

Der unterschiedliche Funktionsumfang schlägt sich natürlich auch im Preis nieder. Bei einer Lizenz für 100 Nutzer können die Lizenzkosten je Nutzer mit 10 Euro bis 146 Euro zu Buche schlagen. Mittelständische Unternehmen sollten daher bei der Auswahl genau prüfen, welche Funktionalität für sie wirklich wichtig ist, um die Lizenzkosten auf ihre Anforderungen hin zu optimieren.

Mittelfristig wird Messaging Groupware wohl eine einheitliche Anwendung für E-Mail, Kalender, Kontakte, Instant Messaging (IM) und Voice over IP bereitstellen. Noch ist diese Integration bei den Anbietern aber nicht wirklich abgeschlossen. Viele Anwenderunternehmen sehen auch noch nicht den Nutzen einer integrierten Lösung und setzen IM und VoIP eher sporadisch ein. Daher wird zum jetzigen Zeitpunkt für viele mittelständische Unternehmen eine einfache und entsprechend kostengünstige Groupware-Lösung ohne IM und VoIP ausreichen. zur Studie