Unternehmen, die sich für eine (neue) Lösung entscheiden, können durch die Auswahl der für sie optimalen Lösung aber nicht nur Geld sparen, sondern auch den Administrationsaufwand deutlich verringern. Gerade für den Mittelstand ist dabei wichtig, dass die eingesetzte Messaging Groupware optimal auf die bereits vorhandene IT-Infrastruktur abgestimmt ist.

Dies ist eines der zentralen Ergebnisse unseres aktuellen Reports Messaging Groupware für den Mittelstand, der aus Anwendersicht 13 Anbieter von Messaging Groupware in Deutschland evaluiert. Die Lizenzkosten für die jeweiligen Lösungen reichen von 10 Euro bis knapp 150 Euro pro Nutzer. Teilweise sind diese Preisunterschiede auf den sehr unterschiedlichen Funktionsumfang der Lösungen zurückzuführen. Gerade kleinere Anbieter versuchen aber auch, sich über den Preis gegenüber den Marktführern zu behaupten.

Denn nach wie vor dominieren Microsoft Exchange/Outlook, IBM Lotus Domino/Notes und mit einigem Abstand dahinter Novell Groupwise den Markt. Insbesondere an Microsoft Exchange orientieren sich viele kleinere Anbieter. Die Groupware Server dieser Anbieter haben einen ähnlichen Leistungsumfang wie Microsoft Exchange und unterstützen auch explizit Outlook Clients. Sie sind aber deutlich kostengünstiger und meist auch flexibler, was die Wahl des Betriebssystems angeht.

Damit sprechen diese Anbieter mit ihren Lösungen auch Unternehmen an, die serverseitig auf Linux setzen und in deren Unternehmens-IT ein Exchange-Server auf Windows wie ein Fremdkörper wirkt. Gerade für mittelständische Unternehmen ist eine homogene IT-Infrastruktur essentiell, um Aufwand und Kosten für Installation, Betrieb, Wartung und Schulung so weit wie möglich zu minimieren.

Eine einheitliche IT-Infrastruktur ist auch die beste Voraussetzung für niedrige Administrationskosten. Viele Anbieter werben daher damit, dass ihre Lösung besonders einfach zu administrieren ist. Aber vielfach hängt der Aufwand nicht nur von der Lösung selbst, sondern eben auch von der IT-Umgebung und dem bereits vorhanden Know-how bei den verantwortlichen Administratoren ab. Darüber hinaus spielt natürlich auch der Funktionsumfang der Lösung eine Rolle: Zusätzliche Funktionalität erhöht den Aufwand bei Installation und Betrieb.

Während preiswerte Messaging Groupware meist nur Basisfunktionalität unterstützt, bieten kostspieligere Lösungen vielfach umfangreiche Groupware-Funktionalität, wie z.B. Instant Messaging (IM), Voice over IP (VoIP), Dokumentenaustausch oder Diskussionsforen. Langfristig ist zwar zu erwarten, dass sich integrierte Kommunikations- und Groupware-Lösungen durchsetzen werden. Zum jetzigen Zeitpunkt reicht aber für viele Unternehmen, gerade im Mittelstand, Groupware-Basisfunktionalität (E-Mail, Adressbuch, Kalender) aus, wie sie von Microsoft Exchange und preiswerten Alternativen angeboten wird.

Ende des Jahres wird Microsoft Exchange 2007 veröffentlichen, gemeinsam mit Office 2007 und Vista, dem neuen Betriebssystem von Microsoft. Es bleibt abzuwarten, welche Auswirkungen dies auf den Messaging-Groupware-Markt haben wird.

Das neue Release von Exchange soll zum einen deutliche Verbesserungen im Bereich Sicherheit (z.B. integrierten Virenschutz und Spamfilter) bieten, zum anderen soll der mobile Zugriff besser unterstützt werden. Schließlich soll die Administration deutlich vereinfacht werden und der Funktionsumfang des Web Clients weiter an den Outlook Client angepasst werden.

Für weitergehende Funktionalität im Bereich Real Time Collaboration bietet Microsoft aber zunächst andere Produkte an, die dann mit Exchange kombiniert werden können. Von daher dürften auch kleinere Anbieter, die sich selbst als Exchange-Alternativen positionieren, weiterhin auf einen einfachen Funktionsumfang und den Preisvorteil gegenüber Exchange setzen.