Den Takt für diese Zukunftsmusik gibt eine systematische Archivierung aller relevanten Datenquellen an – darunter E-Mail-Systeme. Über alle Branchen hinweg sind IT-Manager täglich mit den Folgen der wachsenden Postfächer konfrontiert: Überlastete Nachrichtensysteme, steigender Administrationsaufwand und enormer Speicherbedarf – die Kosten explodieren. Durch striktes Löschen alter Dokumente lässt sich das Problem allerdings nicht so einfach lösen. Diese Lösung scheitert zum einen an der ausgeprägten Sammelleidenschaft von Mitarbeitern, denn viele können sich nur schwer von ihren E-Mails trennen. Zum anderen stellen gesetzliche und regulative Vorgaben bestimmte Anforderungen an die langfristige Dokumentation digitaler Unterlagen, wozu auch E-Mails zählen. Automatische E-Mail-Archivierungslösungen sind ein Schritt in die richtige Richtung.

Die Archivierung von E-Mails erfolgt automatisch und regelbasiert, so dass sie mittels der Softwareeinstellungen unter verschiedenen Aspekten gespeichert werden können. Beispielsweise werden E-Mails und darin enthaltene Dokumente, auf die innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht mehr zugegriffen wurde oder deren Inhalte unverändert geblieben sind, automatisch abgelegt. Eine andere Möglichkeit ist die interaktive, manuelle Archivierung direkt aus dem Postfach heraus, indem angeklickte E-Mails sofort gespeichert werden. Am besten werden die E-Mails unmittelbar nach ihrem Eingang gespeichert. Die Software erstellt dann ein Journal aller E-Mails und legt dieses ins Archiv ab.

Besonders entscheidend sind in diesem Zusammenhang die festgelegten Richtlinien für die automatische Speicherung der E-Mails. Zwar bietet jede Archivierungssoftware ein Standardregelwerk, doch generell ist es ratsam, vorab zu prüfen, ob diese Richtlinien den unternehmensspezifischen Anforderungen umfassend gerecht werden. Bei vielen Betrieben ist es sogar sinnvoll, ein maßgeschneidertes Klassifizierungssystem zu erarbeiten. Die meisten Firmen machen sich aber diese Mühe nicht, weil sie auf den ersten Blick nur die damit verbundenen Kosten und Zeit sehen. Betrachtet man aber den langfristigen Wert derartiger Systeme, so lohnen sich diese Investitionen.

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung für Unternehmen sind vielfältig. Zum einen lassen sich Kosten durch das Auslagern älterer Informationen auf günstigere Server oder Speichermedien reduzieren. Zur langfristigen Datenhaltung sind Tapes nach wie vor am besten geeignet, da sie kostengünstig, unempfindlich, langlebig und leicht zu transportieren sind. Aufgrund dieser Eigenschaften können die Bänder problemlos an sekundäre Standorte ausgelagert werden, so dass ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet ist und Disaster Recovery-Strategien unterstützt werden.

Auch die Verwaltung und das Wiederfinden von E-Mails werden vereinfacht. Beim Überschreiten des verfügbaren Microsoft Exchange Speicherplatzes werden typischerweise alte E-Mails in PST-Dateien konvertiert und zur Entlastung des Exchange Servers auf File-Servern abgelegt. Daraus entsteht eine verteilte, unübersichtliche Umgebung, die die Einhaltung regulativer Vorgaben gefährdet und die Sicherung sämtlicher Anwenderdaten im Fall eines Exchange Upgrades nahezu unmöglich macht. Außerdem verschwenden Anwender mit der Suche nach bestimmten Daten Zeit und vermindern damit ihre Produktivität. Mit einer Archivierungssoftware lassen sich unternehmensweit PST-Dateien lokalisieren. Die PSTs werden konsolidiert, komprimiert und zentral verwaltet und Platzhalter hinterlassen, so dass der Benutzer nichts davon bemerkt. Das zentrale Management der PST-Dateien schützt vor versehentlichem Verlust oder Löschen von Daten, stellt bei Bedarf die Daten unternehmensweit sofort bereit und vereinfacht Exchange Upgrades oder Migrationen.

Angesichts wachsender gesetzlichen Richtlinien zur Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten müssen Unternehmen bestimmte relevante Informationen bei Bedarf schnell wiederfinden und nachweisen können. Diese Anforderungen gelten ganz allgemein für alle unternehmenskritischen Informationen. Eine korrekte Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, indem sie die Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Verfügbarkeit der Daten sicherstellt. Eine Indizierung ermöglicht das schnelle Wiederauffinden aller gespeicherten Informationen. Die abgelegten E-Mails können entweder hierarchisch/chronologisch geordnet werden, es besteht aber auch die Möglichkeit der flexiblen Suche nach bestimmten Dokumenten. Somit können Unternehmen problemlos beliebige Unterlagen schnell finden und für Revisionszwecke vorlegen.

Eine Schlüsselfunktion unternehmensspezifischer Compliance-Richtlinien ist die Datenhaltung auf Write Once Read Many (WORM)-Speichermedien, die Schutz vor Manipulation, versehentlichem Verlust oder Löschen von Informationen bieten. Eine Archivierungssoftware soll zu allen gängigen Speicherplattformen zur langfristigen Datenhaltung kompatibel sein und somit die Datenmigration je nach Bedarf und Wichtigkeit der Informationen zwischen schnelleren Festplattenspeicher und Bandspeichermedien ermöglichen.

Spätestens bei diesem letzten Punkt wird die Rolle der E-Mail-Archivierung in Information Lifecycle Management-Strategien klar. Die Entscheidung, ob eine E-Mail für die langfristige Datensicherung zu Dokumentationszwecken relevant ist oder wie erfolgskritisch sie ist, wird von ihrem Inhalt bestimmt. Die Zuordnung von Wertigkeiten, Klassifizierungen und Attribute nach Business-Aspekten erfordert die Betrachtung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Damit geht E-Mail-Archivierung über die reine Datenverwaltung innerhalb der IT weit hinaus. Durch die Integration der Informationsauswertung mit Backup- und Storage Management ist es ein wichtiger Bestandteil eines intelligenten ILM-Konzeptes.

Bei der Auswahl einer automatischen E-Mail-Archivierungssoftware sollen Unternehmen die zehn Grundsätze der E-Mail-Archivierung (s. Kasten) berücksichtigen. Mit Enterprise Vault hat Symantec eine Lösung im Portfolio, die alle zehn Kriterien erfüllt und damit einen sicheren, manipulationsgeschützten und zentralen Aufbewahrungsort für unternehmenskritische Informationen bietet und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung elektronischer Daten vereinfacht. In der Version 6.0 geht die Software über reine E-Mail-Archivierung hinaus und bietet eine umfassende Plattform zur Aufbewahrung und Verwaltung von E-Mail-Daten, Instant Messages, Microsoft SharePoint-Dokumenten sowie Microsoft Windows und Network Appliance File-Systemen.

Die 10 Grundsätze der E-Mail-Archivierung

1. E-Mail-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.

2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.

3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.

4. Es muss möglich sein, eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.

5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.

6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Übersignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.

7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.

8. Single Instance Archivierung: Attachements von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.

9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein.

10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung, sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.

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Autor:
Frank Bunn, Senior Solution Marketing Manager EMEA, Symantec


Über Symantec
Symantec ist weltweit führender Anbieter von Lösungen, die Privatpersonen und Unternehmen helfen, die Sicherheit, Verfügbarkeit und Integrität ihrer Informationen sicherzustellen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Cupertino, Kalifornien und betreibt Niederlassungen in mehr als 40 Ländern.

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