Unternehmen stecken in der Klemme: Zum einen klagen sie über einen beträchtlichen, durch die Finanz- und Wirtschaftskrise noch vergrößerten Investitionsstau. Zum anderen heißt es in Zeiten stagnierender oder rückläufiger Auftragseingänge, Kosten zu reduzieren. Heißester Streichkandidat: die Informationstechnik (IT). Zu den größten Kostentreibern gehören dabei rechtliche Vorschriften (Compliance) und Sicherheit sowie Konsolidierung und Modernisierung. Eine Herkulesaufgabe für die CIOs. 

So gilt es beispielsweise, die Integrität finanzrelevanter Daten sicherzustellen und damit der hiesigen GDPdU (Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Genüge zu tun. US-börsennotierte Firmen haben darüber hinaus die strengen Regularien für Berichtswesen und internes Kontrollsystem einzuhalten, die im Sarbanes-Oxley-Act (SOX) und im SAS70-Standard niedergelegt sind. All diese Vorschriften müssen in den IT-Systemen abgebildet werden. Darauf sind die IT-Abteilungen im Mittelstand jedoch in den seltensten Fällen eingerichtet:  Es fehlt an Know-how und einer angemessenen IT-Ausstattung. Über professionell zertifizierte Rechenzentren, etwa nach der Sicherheitsnorm ISO/EC 27001, verfügt kaum ein Mittelständler.

Zudem wartet auf die CIOs im Mittelstand eine weitere Herausforderung: die Modernisierung veralteter, über Jahre gewachsener IT-Landschaften, bei denen ständig mit Systemausfällen zu rechnen ist, wie eine Umfrage unter mittelständischen CIOs ergab. Angesichts finanziell und auch personell knapper Ressourcen bleibt so kaum Spielraum für Investitionen in wertschöpfende IT-Aufgaben. Die Folge: Wichtige Modernisierungsvorhaben wie etwa der Betriebssystemwechsel von Windows XP auf Windows 7 werden auf unbestimmte Zeit vertagt.

Letztlich gehört die Informationstechnologie bei den wenigsten Mittelstandsunternehmen zum Kerngeschäft. Daher kann ein Outsourcing der IT Abhilfe schaffen. Die dadurch möglichen Einsparpotenziale beziffert der Branchenverband Bitkom auf bis zu 40 Prozent. Besonders in Frage kommt der Einsatz von Software-as-a-Service (SaaS). Hierbei nutzen Unternehmen die IT-Systeme über das Internet und zahlen dafür eine nutzungsabhängige Gebühr. Auf diese Weise entfallen sämtliche Kosten für Wartung und Lizenzen.

Darüber hinaus sprechen auch technische und rechtliche Argumente für die teilweise oder komplette Übergabe an einen externen Dienstleister, besteht doch das Kerngeschäft solcher Outsourcing-Dienstleister darin, mit spezialisierten Mitarbeitern, Know-how sowie hard- und softwaretechnischer Ausstattung immer auf dem neuesten Stand in Sachen Technik, Sicherheit und Regularien zu sein. Unter dem Strich bietet IT-Outsourcing und SaaS mittelständischen Unternehmen so die Chance, ihre IT-Landschaft ebenso kostengünstig wie gründlich zu konsolidieren und in stürmischer See Kurs zu halten.