Die Hauptbaustelle im Human Ressources (HR)-Bereich: die fehlende IT-gestützte Automatisieren von Routinetätigkeiten wie u.a. der Administration.

Die Aufgaben in den Personalabteilungen mittelständischer Unternehmen sind häufig klar geregelt: Eine Fachkraft betreut beispielsweise alle Mitarbeiter mit dem Nachnamen A bis F, erfasst die Arbeitszeiten, regelt Urlaubsansprüche und sorgt für die pünktliche Gehaltsüberweisung. Ihre Kollegen teilen die anderen Mitarbeiter unter sich auf – jeweils unabhängig von ihrer Qualifikation.

Viele Personaler kennen die Mitarbeiter, die sie zu betreuen haben, dabei nur von der Faktenlage vom Schreibtisch. Denn für Personalgespräche bleibt bei dieser Arbeitsorganisation meist keine Zeit. In den Fachabteilungen selbst hört und sieht man die HR-Experten nicht, weil sie mit administrativen Aufgaben überlastet sind. Ein Fehler, denn die Personalabteilungen verfügen über Know-how, das gerade in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels überall im Unternehmen benötigt wird. Nur durch Gespräche in den einzelnen Abteilungen können sie beispielsweise erkennen, ob die Mitarbeiter gemäß ihrer Eignung eingesetzt werden oder wo ungenutztes Potenzial schlummert. Eine gute Personalabteilung ist nicht lautlos, man spürt sie im ganzen Betrieb.

Qualifizierte Mitarbeiter von administrativen HR-Tätigkeiten entlasten

Es gilt, die Prozesse in den Personalabteilungen auf den Prüfstand zu stellen mit dem Ziel, die wertschöpfenden Tätigkeiten in den Vordergrund zu rücken. Die Schwachstellen im HR-Bereich müssen genau analysiert werden. Dazu gehört es auch, die Arbeitsprozesse fachlich abzugrenzen. So sollten die administrativen Tätigkeiten auf die Sachbearbeiter verteilt und hoch qualifizierte Mitarbeiter von Formalien wie Gehaltsabrechnungen oder Ermittlung der Urlaubsansprüche entlastet werden. Ihre Aufgaben sollen ausschließlich zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Es geht darum, jeden Mitarbeiter gemäß seiner Eignung einzusetzen – was in den Personalabteilungen mittelständischer Unternehmen heute längst nicht der Fall ist.

Kurze Entscheidungswege schaffen Freiraum

Optimierungspotenzial gibt es insgesamt bei etwa zwei Drittel der Tätigkeiten und Abläufe. Dazu gehören auch die Prozesse bei der Einstellung von Personal. Hier fehlen oft klare Regelungen − so sind die Entscheidungswege zu lang, also mit zu vielen Schleifen verbunden. Der Abstimmungsaufwand ist damit sehr zeitaufwändig. Daher sollten die  Kompetenzen neu geordnet und die Rollen im Rekrutierungsdurchlauf so zugeordnet werden, dass sie individuellen Anreizen und Verantwortlichkeiten entsprechen. Ein auf psychologische Charakteristika spezialisierter Rekrutierer, der darüber hinaus die globale Unternehmensstrategie bei der langfristigen Zusammensetzung der Belegschaft verfolgt, sollte sich genau darauf konzentrieren können, ohne Kompromisse durch überlappende Einstellungskompetenzen mit den Fachabteilungen eingehen zu müssen. Im Gegensatz zu den Abteilungsleitern sind die Personalmanager fachlich geschult. Nur sie können mit Hilfe moderner Eignungsdiagnostik feststellen, ob der Kandidat sowohl in das ganze Unternehmen als auch in die einzelne Abteilung und zu dem direkten Vorgesetzten passt. Dieses Know-how gilt es besonders in mittelständischen Unternehmen intensiver zu nutzen als bisher. Aufgabe der Fachabteilung ist lediglich die Prüfung der fachlichen Qualifikation und auch hier  reicht ein Verantwortlicher. So wird Raum geschaffen und Prozesse orientieren sich am bestmöglichen, unternehmerischen Gesamterfolg.

Dem Fachkräftemangel aktiv begegnen

Diese Beispiele zeigen: Eine Schwachstellenanalyse und Neuaufstellung der Prozesse in Personalabteilungen zahlt sich aus. Zumal die Herausforderungen für Personaler größer sind denn je. Gerade der Mittelstand ist bereits heute weitaus stärker als große Unternehmen vom Fachkräftemangel betroffen. Es ist die zentrale Aufgabe der Personalabteilung, hier Lösungen zu finden, qualifizierte neue Fachkräfte zu gewinnen, aber genauso die bestehenden Mitarbeiter zu fördern und im Betrieb zu halten. Dabei sind kreative Ansätze gefragt. Ein solcher ist beispielsweise der Aufbau einer Datenbank, mit deren Hilfe ein Überblick über die Mitarbeitersituation geschaffen werden kann. Hier werden die zurzeit ungenutzten Zusatzqualifikationen der Belegschaft angelegt und weiter gepflegt. Mit Hilfe dieser Datenbank können die Personaler erkennen, welche Ressourcen im eigenen Haus „schlummern“ und bei Bedarf Spitzen in einer überlasteten Abteilung abdecken.

HR-Aufgaben an den Computer delegieren

Die rein administrativen Aufgaben sollten dagegen soweit möglich automatisiert werden. Hier bietet sich gerade mittelständischen Unternehmen noch erhebliches Potenzial. So wird beispielsweise die Urlaubsabgeltung für die Mitarbeiter meist noch manuell errechnet. Das gleiche gilt für die Ermittlung von wichtigen Kennzahlen wie beispielsweise der Fluktuationsquote der Belegschaft. Und digitale Personalakten sucht man in den meisten Betrieben vergebens. Die Erfahrung hat gezeigt, dass der Aufwand für die operativen Tätigkeiten durch eine Automatisierung deutlich sinkt. Die stärkere IT-Unterstützung von HR-Aufgaben rechnet sich aber nicht nur, sie reduziert auch die Fehleranfälligkeit.

Von den Besten lernen

Das Motto für den HR-Bereich mittelständischer Unternehmen sollte lauten: Mehr Wertschöpfung, weniger Administration. Bei der Umsetzung empfiehlt sich zuerst ein Blick auf die erfolgreichen Unternehmen. Eine Performance-Analyse, die Schwachstellen offenlegt, und die Orientierung an Best Practices können wertvolle Unterstützung leisten. Ebenso sind Lösungen für personalwirtschaftliche Modelle wichtig, wie zum Beispiel HR-Leitlinien, die als Masterplan für die strategischen Vorgaben moderner Personalarbeit dienen. Es gilt, Orientierung für die Personaler zu schaffen – von der Geschäftsführungsstrategie bis hin zur Tätigkeitsbeschreibung jedes einzelnen Mitarbeiters.