Mahnwesen: Fingerspitzengefühl gefragt

Es liegt naturgemäß nahe, zunächst einmal durch Schriftverkehr zwischen den Vertragsparteien zu einer gütlichen Forderungsdurchsetzung zu kommen, vor allem, wenn die fällige Forderung noch nicht allzu lange unbezahlt geblieben ist. Zu beachten ist allerdings, dass Schriftverkehr im Mahnwesen sich lange hinziehen kann und dadurch viel Zeit verloren geht. Das außergerichtliche Mahnwesen sollte kundenerhaltend aufgebaut sein, wenn man auf die fortbestehende Kundenverbindung Wert legt. Ein verschärftes Vorgehen gegen den Schuldner sollte also nur in Erwägung gezogen werden, wenn man die Geschäftsverbindung ohnehin beenden möchte oder aber die Zahlungsunfähigkeit des säumigen Geschäftspartners droht.

Wirksames Mahnen verlangt allerdings ein gewisses Fingerspitzengefühl gegenüber dem Schuldner, gleichgültig, ob man schriftlich, telefonisch oder bei einer persönlichen Begegnung mahnt. Vor allem überzogene Formulierungen wirken störend auf das Geschäftsklima. In der Unternehmenspraxis ist es üblich, mindestens zweimal auf unterschiedliche Weise zu mahnen, oft sogar noch häufiger. Allerdings ist eine Abstufung des Mahnwesens über mehrere Vorgänge leicht mit dem Risiko verbunden, dass die Ernsthaftigkeit einer ersten Mahnung unterschätzt wird. Ein häufig säumiger Kunde lernt schnell, wie lange ein Anbieter bzw. Lieferant sich vertrösten lässt und kalkuliert die Verzugszeit als preiswerte Art einer kostenfreien Finanzierung des Kaufpreises geradezu ein.

In diesem Zusammenhang soll darauf hingewiesen werden, dass ein telefonisches Mahnwesen durchaus erfolgreich verlaufen kann. Es gibt Untersuchungen über Dienstleistungsunternehmen bzw. Telefonmarketingagenturen, die im Auftrage von Forderungsinhabern eine telefonische Inkassoaktion durchgeführt haben. Fast alle telefonisch angesprochenen Unternehmen reagierten positiv auf die direkte Ansprache, zumal anlässlich des Telefonats auch bisher ungeklärte Unstimmigkeiten und Reklamationen angesprochen und geklärt werden konnten. Allerdings muss der telefonisch Mahnende auch darauf gefasst sein, lediglich Ausreden zu hören. Vielleicht wird dies sogar verbunden mit der Beteuerung, dass soeben gezahlt worden sei, was sich später dann aber als unwahr herausstellt.

Gelegentlich behaupten zahlungspflichtige Kunden, sie hätten die Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig erhalten. Selbst bei quittierten Einschreibebriefen kann der Vorwurf auftauchen, man habe zwar den Erhalt eines Umschlags quittiert, doch sei der Umschlag ohne Inhalt gewesen. Solche Fälle lassen sich beispielsweise von vornherein dadurch umgehen, dass die Rechnung zugleich auch als Fax an den Zahlungspflichtigen abgesetzt wird.

Wieder andere Kunden nutzen eine Skontoregelung gerne übermäßig aus und zahlen spät und dies bei gleichzeitigem Skontoabzug. Hier muss alsbald reagiert werden, um nicht auf Dauer verzögerte Zahlungen zu erhalten und das Ärgernis des Skontoabzugs billigen zu müssen. Die Strategie eines erfolgreichen Mahnwesens geht von maximal drei Mahnstufen aus. Sinnvoll kann es sein, Mahnungen per Fax zu versenden, um schneller vorgehen zu können; dabei sind Mahnintervalle von bis zu 14 Tagen praxisüblich. Die erste Mahnung sollte nicht zu früh verschickt werden, da die Mahnung bei unbeabsichtigtem Verhalten des Schuldners zu einer empfindlichen Störung der Geschäftsverbindung führen kann. Die in Deutschland sehr erfolgreiche Verfahrensweise, mittels Lastschriftverfahren die Forderungsrealisierung selbst in der Hand zu haben, ist im internationalen Geschäft nicht möglich.

Beispiel Mahnung – Stufe I

Sehr geehrte Damen und Herren,
die nachstehend aufgeführten Rechnungspositionen sind noch nicht ausgeglichen. Wir bitten Sie, den Vorgang zu überprüfen ...

Beispiel Mahnung – Stufe II

Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Erinnerung vom ... haben Sie bis heute noch keine Zahlung der unten aufgeführten ... Rechnungspositionen geleistet. Wir möchten Sie heute erneut bitten, den offenen Betrag unverzüglich auf unser unten genanntes Konto zu überweisen. Weitere Lieferungen machen wir vom vollständigen Ausgleich der Forderungspositionen abhängig....

Beispiel Mahnung – Stufe III

Sehr geehrte Damen und Herren,
bedauerlicherweise konnten wir trotz zweier vorangegangener Mahnungen keinen Zahlungseingang zu unseren Rechnungen ... feststellen. Wir fordern Sie daher letztmalig auf, alle überfälligen Rechnungspositionen nebst... (Kosten für die Mahnungen) und ... (Verzugszinsen) bis zum ... (Datum) auf unser Konto ... zu überweisen. Sollten wir bis zum ... den Zahlungseingang nicht feststellen, werden wir unverzüglich gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten…

Checkliste: Organisation des Mahnwesens

• Vorüberlegung: Welcher Kunde soll überhaupt gemahnt werden?
• Vermeidung einer förmlichen Mahnung von Schlüsselkunden, zunächst immer das persönliches Gespräch suchen
• bei regelmäßig säumigen Kunden oder drohender Zahlungsunfähigkeit dagegen schnelle Forderungsdurchsetzung
• Zusätzliche Faxversendung von Mahnschreiben
• Telefonische Mahnungen sind erfolgversprechend und können als Teil des Kunden- und Beschwerdemanagements ausgestaltetet werden.
• Rechtlich nicht erforderlich aber im Geschäftsverkehr üblich: 3 Mahnstufen mit Mahnintervallen von 14 Tagen.

Inkasso: Forderungseinzug über Dritte

Gelegentlich können sich Gläubiger dadurch behelfen, dass sie Institutionen mit dem Inkasso ihrer Auslandsforderungen betrauen. Hilfe leisten spezialisierte lnkassounternehmen, aber im internationalen Geschäft beispielsweise auch die deutschen Auslandskammern der DIHK. Diese bieten Inkassodienste an und unterstützen den Gläubiger mit Mahnschreiben an säumige Schuldner.

Die Inkassotätigkeit gewerblicher Anbieter besteht im Wesentlichen aus der Ermittlung von Daten über den Schuldner und dem konsequenten Einsatz von Mahnansprachen mittels Schreiben, Telefon und/oder Besuch bis hin zur Verwertung von Sicherheiten. Der Realisierungserfolg lässt sich mit ca. 2/3 der Fälle durchaus sehen und kann in Kombination mit anwaltlicher Unterstützung weiter optimiert werden.

Der Begriff „Inkasso“ ist ein banktechnischer Begriff, der im Rechtsberatungsgesetz (§ 1 Abs. 2 Ziff. 5) genannt wird und die „Einziehung fremder oder zu Einziehungszwecken abgetretener Forderungen“ zum Gegenstand hat, „die geschäftsmäßig – ohne Unterschied zwischen haupt- und nebenberuflicher oder entgeltlicher und unentgeltlicher Tätigkeit beitrieben“ wird. lnkassounternehmen sind nach demselben Gesetz Institutionen, die außergerichtlich Forderungen für Dritte einziehen und im Rahmen ihrer kaufmännisch geführten Gewerbebetriebe eine rechtsbesorgende Tätigkeit ausüben. Einige Unternehmen betreiben auch den Forderungskauf (Factoring). In diesen Fällen liegt der Kaufpreis – je nach Werthaltigkeit der Forderung und nach Risiko – zwischen fünf und 15 Prozent.

Inkassounternehmen benötigen für ihre Tätigkeit nach dem Rechtsberatungsgesetz eine spezielle Erlaubnis, die ihnen von den Präsidenten eines Amts- bzw. Landgerichts erteilt wird. Zuverlässigkeit und geordnete wirtschaftliche Verhältnisse sowie rechtlicher Sachverstand in bestimmten Bereichen des Zivil- und Zivilprozessrechts sind Voraussetzung für die Erteilung der Erlaubnis.

Die Aufgaben eines Inkassounternehmens liegen in

• der (außergerichtlichen) Einziehung kaufmännisch angemahnter Forderungen,
• der Übergabe von Forderungen an Rechtsanwälte zur Einleitung von Gerichtsverfahren, um eine Titulierung der Forderung zu erreichen
• sowie in der Beitreibung einer einmal titulierten Forderung über Gerichtsvollzieher einschließlich der Durchführung der Zwangsvollstreckung in bewegliche Güter des Schuldners.

Damit sind Inkassounternehmen besonders auf die außergerichtliche Einziehung unstreitiger Forderungen spezialisiert. Typischer Gegenstand der Inkassotätigkeit sind Forderungen, die nach Rechnungserstellung nicht in vereinbarter Frist bezahlt werden, so dass sich der Schuldner in Verzug befindet. Auch bereits titulierte (Alt-)Forderungen, also Forderungen, für die bereits ein Vollstreckungsbescheid vorliegt und über die bereits eine Zwangsvollstreckung betrieben wurde, werden von Inkassounternehmen weiter bearbeitet. Inkassounternehmen werden in der Mehrzahl der von ihnen bearbeiteten Fälle mit kleineren Forderungen (in der Größenordnung zwischen 1.000 und 5.000 Euro) beauftragt; größere Forderungen werden meist von Anwaltsbüros eingetrieben.

Im internationalen Geschäft sichern sich die Inkassounternehmen meistens die Hilfe von ausländischen Partnerfirmen, sofern sie nicht selber Auslandstöchter betreiben. Im internationalen Inkasso übernehmen Inkassounternehmen dann die gesamte Forderungsabwicklung für den Gläubiger.

Die Kosten des Inkassos richten sich im Inlandsgeschäft entweder nach der Gebührenstaffelung der Rechtsanwälte (in der Höhe abhängig vom einzutreibenden Forderungswert) oder aber – was insbesondere im internationalen Inkasso vorzufinden ist – nach einer prozentualen Vergütung, wobei sich die prozentuale Vergütung nach Bearbeitungs-, Mahn- und Sachkosten aufgliedert und zwischen 8 und 14 Prozent des Forderungswertes (oft mit einem Höchstbetrag) erreichen kann. Die Inkassokosten gehören zum Verzugsschaden und sind daher vom Schuldner zu ersetzen; nur wenn die Inkassotätigkeit erfolglos bleibt, verlangen die Inkassounternehmen vom Gläubiger eine Pauschale und Auslagenersatz.