Spätestens seit Basel II weht der Wind für Unternehmen härter. Neben dreimonatlich aktualisierten Zahlen stellen Banken diverse Fragen, unter anderem nach Konzept, Führungsstil und Vision. Können Sie zum Beispiel die folgenden Fragen aus dem Stegreif beantworten:

• Welche Unternehmensziele haben Sie für die nächsten 5 Jahre?
• Mit welcher Strategie wollen Sie Ihre Ziele erreichen?
• Erstellen Sie jährlich eine Planungsrechnung für das nächste Jahr und wann?
• Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Unternehmensziele ein und wie?
• Gibt es Risiko- und Krisenmanagement in Ihrem Unternehmen und wie stellt sich dieses dar?

An Ihren Antworten auf solche Fragen misst sich Ihr Rating. Mit anderen Worten: Nur wenn Sie diese beantworten können, haben Sie eine Chance auf Kredit. Aber es kommt noch besser … Denn auch Ihre Konditionen werden von der Qualität Ihres Konzepts bestimmt. Der Ermessensspielraum Ihres Bankberaters hingegen sinkt gegen Null - die Fakten und Konzepte Ihres Unternehmens müssen für sich sprechen.

Die Frage lautet also: Sind Sie bereit für Basel II? Um nämlich auf gleicher Augenhöhe mit Ihrer Bank Gespräche führen zu können, gilt es eine ganze Reihe von Aspekten zu beachten. Die fünf wichtigsten habe ich für Sie nachfolgend zusammengestellt.

Unterlagen permanent parat haben

Ruft Ihr Banker an, drängt die Zeit. In aller Regel braucht er dann aktuelle Zahlen oder ergänzende Informationen zu Ihrem Konzept. Um nun nicht in Zugzwang zu geraten, empfiehlt es sich, wichtige Unterlagen immer beisammen zu haben und regelmäßig zu aktualisieren. Dazu gehören mindestens:

• letzter Jahresabschluss
• Planungsrechnung für das laufende Jahr - monatlich mit SOLL/IST-Abgleich
• Planungsrechnung für das kommende Jahr - quartalsweise aktualisiert
• aktuelles Organigramm mit Profilen Ihrer Führungskräfte
• vertragliche Regelungen, die für die Bank wichtig sind

Aber nicht nur, wenn Ihre Bank solche Unterlagen fordert, sind diese relevant. Benötigen Sie beispielsweise akut Fremdkapital für Maschinen oder Material, um einen überraschenden Großauftrag abwickeln zu können, sind Sie auf die Schnelligkeit Ihrer Bank angewiesen. Liefern Sie sofort aktuelle Zahlen und Fakten, stehen die Chancen gut, dass Ihre Liquidität gesichert wird. Diese Empfehlung mag zwar einfach klingen, fast schon banal; und dennoch wird sie in den wenigsten Fällen beachtet. Sie gehört aber zu den unbedingten Hausaufgaben jeden Unternehmers, der seiner Bank auf Augenhöhe und gut vorbereitet begegnen möchte.

Agieren statt reagieren

Manchmal kann es auch nützlich sein, nicht nur die Unterlagen jederzeit zur Verfügung zu haben, sondern bereits aktiv werden, bevor Ihre Bank auf Sie zukommt. Informieren Sie Ihren Bankberater regelmäßig über wesentliche Änderungen im Unternehmen? Über Planabweichungen? Neue Geschäftsfelder? Neue Großkunden? Verschicken Sie Ihre Jahresbilanz und aktuellen Planzahlen sofort an Ihre Bank, wenn Sie diese auch an das Finanzamt senden? Gehen Sie vielleicht sogar noch einen Schritt weiter und schicken Sie Ihrem Berater regelmäßig Ihre Kundeninformation, Ihren aktuellen Newsletter und Kopien Ihrer neuesten Presseveröffentlichungen? Je mehr Engagement Sie zeigen, desto besser wird Ihr Rating sein.

Mein Tipp: Verankern Sie in Ihrem Unternehmen ein Informationsmanagement für Ihre Bank. Wie kann das aussehen? Sie haben mit Ihrer Bank vereinbart, dass diese vierteljährlich oder monatlich Ihre Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erhält. Sobald das Begleitschreiben für die BWA in Ihrem PC aufgerufen wird, werden Sie automatisch daran erinnert, was im letzten Monat Wesentliches geschehen ist und worüber die Bank informiert werden sollte. War es der Abschluss eines Großauftrages, die Neubesetzung einer Führungskraft in der Vertriebsabteilung oder war es die Neuauflage Ihrer Kundenzeitschrift? All diese Informationen sollten Sie regelmäßig unaufgefordert an Ihre Bank senden.

Aktiv zu sein ist gerade dann wichtig, wenn es eng wird. Jede Überschreitung Ihres Kontokorrentrahmens führt zu einem schlechteren Rating. Wie mir Banker immer wieder bestätigen, kann selbst ein Tag Überziehung bereits Auswirkungen auf Ihr Rating haben. Also gilt auch hier: frühzeitig über mögliche Überziehungen informieren und diese plausibel erklären. Prüfen Sie möglichst rechtzeitig, inwiefern es sinnvoll wäre, den Kontokorrentkredit zu erhöhen.

Nehmen Sie auch die „weichen“ Faktoren ernst

Wie einfach war doch die Beziehung zu Ihrer Bank vor Basel II. Die Bank war zufrieden, wenn sie Ihre Unterlagen zur Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage erhielt - es ging ihr also um die harten Faktoren. Der Banksachbearbeiter tippte die Zahlen aus der Bilanz und aus der Gewinn- und Verlustrechnung in die EDV ein, und als Ergebnis kam eine Kennzahlenauswertung heraus. Schließlich blickte er noch auf zwei weitere wesentliche Parameter:

• Reichen die Sicherheiten für die gewährten Kredite aus?
• Können mit der Liquidität die Zins- und Tilgungsraten bedient werden?
• Stimmten diese Werte, war die Welt für die Bank und Ihr Unternehmen in Ordnung.

Das war gestern … Heute kommt auch so genannten weichen Faktoren eine enorme Bedeutung zu:

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Management
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Hierzu gehören

• Führungsstil
• Unternehmensaufbau
• Nachfolgeregelung.

Hierzu folgende Tipps:

1. Sie vereinbaren mit Ihren leitenden Mitarbeitern einmal im Jahr Leistungs- und Entwicklungsziele. Diese Zielvereinbarungen überwachen Sie vierteljährlich. Ihre leitenden Mitarbeiter machen dasselbe mit den Mitarbeitern ihrer Abteilung. Wenn Sie dafür betriebsinterne Formulare verwenden, können diese für die Dokumentation und Darstellung gegenüber der Bank verwendet werden - und Sie verschaffen sich einen weiteren Vorteil für das nächste Bankgespräch.
2. Damit die Bank immer auf dem neuesten Stand über Ihren Unternehmensaufbau ist, übermitteln Sie ein aktuelles Organigramm und teilen Veränderungen mit.
3. Wenn Sie sich so früh wie möglich über die Unternehmensnachfolge Gedanken machen, ist dies in Ihrem eigenen Interesse. Denn Sie wollen doch, dass Ihr Lebenswerk bestmöglich und in Ihrem Sinne weiterentwickelt wird. Wer kommt als Nachfolger in Frage? Das können Familienmitglieder, Mitarbeiter oder Externe sein. Je älter Sie sind, umso wichtiger ist es, der Bank gegenüber klare Regelungen der Unternehmensnachfolge zu präsentieren. Ganz konkret: Sind Sie über 50 Jahre alt, sollte die Unternehmensnachfolge für Sie als Betriebsinhaber kein Tabuthema mehr sein.

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Unternehmensentwicklung
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Sie umfasst

• Unternehmensstrategie
• Planungsrechnung
• Risikomanagement

Hierzu folgende Tipps:

1. Sie legen fest, wie Sie am Markt auftreten wollen und wie Sie Ihre Ziele umsetzen werden. Stellen Sie sich vor, Sie haben seit einem Jahr ein neues Produkt am Markt, das aber noch nicht alle Kunden kennen oder annehmen. Dieses Produkt wollen Sie schrittweise besser vermarkten. Im ersten Schritt sollen all Ihre Kunden dieses Produkt kennen lernen. Dies ist die Strategie der Marktdurchdringung. Im zweiten Schritt wollen Sie das Produkt am Markt bekannter machen. Dies ist die Strategie der Markterweiterung. Informieren Sie Ihre Bank regelmäßig darüber, mit welcher Strategie Sie aktuell am Markt agieren.
2. Zu den Informationen, die Sie der Bank übermitteln, gehören auch die entsprechenden Planungsrechnungen. Denn daraus können wichtige Erkenntnisse gewonnen werden wie Umsatz, Kosten, erforderliche Investitionen, Liquiditätsengpässe und Gewinn.
3. "Gefahr erkannt, Gefahr gebannt." Mit diesem geflügelten Wort lässt sich ein funktionierendes Risikomanagement beschreiben. Halten Sie die Risiken in Ihrem Unternehmen fest, und schaffen Sie sich ein Sicherungsnetz, indem Sie Maßnahmen für den Ernstfall entwickeln. Die Dokumentation darüber gehört selbstverständlich ebenfalls in das Informationspaket für die Bank.

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Markt/ Branche/ Produkte
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Hier spielen eine bedeutende Rolle:

• Produktqualität
• Kunden- und Lieferantenstruktur
• Stellung im Wettbewerb

Hierzu folgende Tipps:

1. Die Produktqualität Ihrer Erzeugnisse halten Sie bereits in Ihrem Qualitätsmanagementsystem durch Bestätigungen oder Messungen fest. Diese Informationen, reduziert auf das Wesentliche, geben Sie ab jetzt an Ihren Banker weiter.
2. Bei einer Ihrer regelmäßigen Analysen der Lieferantenstruktur stellen Sie fest, dass Sie für die Beschaffung eines Ihrer wichtigsten Rohstoffe nur einen Lieferanten haben. Daraufhin erarbeiten Sie einen Maßnahmenkatalog, wie Sie dies ändern können, indem Sie noch einen zweiten oder dritten Lieferanten finden. In das Informationspaket für Ihre Bank gehört dann nicht nur Ihre Kunden- und Lieferantenstruktur, sondern auch die Information, wie Sie erkannten Risiken entgegenwirken (siehe oben).
3. Über die Stellung Ihrer Branche am Markt und über die Stellung Ihres Unternehmens im Wettbewerb können Sie aus den verschiedensten Quellen regelmäßig brauchbare Informationen schöpfen, extern zum Beispiel aus Marktberichten Ihres Unternehmerverbands oder intern durch eigene Recherchen. Sie sollten diese Informationen mit denen Ihrer Bank abgleichen. In den meisten Fällen ist es aber erforderlich, Ihren Banker aktiv darauf anzusprechen und ihn zu bitten, Ihnen diese Informationen zur Verfügung zu stellen. Sie werden erstaunt sein, wie viel die Bank über Ihr Unternehmen im Wettbewerb und Ihre Branche am Markt weiß. Natürlich stellt sich hier die Frage, ob die Informationen, die der Bank vorliegen, auch alle stimmen. Dies können Sie dann richtig stellen, indem Sie die Informationen austauschen - "auf Augenhöhe mit Ihrem Banker".

Nutzen Sie also das Rating als Chance! Decken Sie Ihre Erfolgspotentiale bei den weichen Faktoren auf … Die ersten Schritte hierzu gehen Sie - auch im wahrsten Sinne des Wortes - durch Ihr Unternehmen: Halten Sie den Ist-Zustand der genannten weichen Faktoren schriftlich fest. Schon dadurch entdecken Sie Verbesserungsmöglichkeiten. Bitten Sie auch Ihre Mitarbeiter um konkrete Vorschläge zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Zeigen Sie Ihrem Banksachbearbeiter anhand eines Ziel- und Strategiekonzepts auf, wie Sie diese Verbesserungen in einem bestimmten Zeitrahmen umsetzen wollen - all das sind Möglichkeiten für ein gutes Rating und Ihren Status auf einer Augenhöhe mit Ihrer Bank.

Klarheit über persönliche und unternehmerische Ziele

Wie klar kennen Sie Ihre Ziele? 90 Prozent meiner Kunden beantworten diese Frage mit "gut". Doch je genauer man nachfragt, desto dünner werden die Aussagen. "Na ja, wir wollen im nächsten Jahr expandieren. Es läuft gerade die Markteinführung eines neuen Produkts." Doch Ihr Banker will es genauer wissen - unternehmerisch wie persönlich!

Klarheit der Ziele bedeutet: Ziele schriftlich fixieren und sauber formulieren. Sonst verkommen sie schnell zur reinen Absichtserklärung. Sollte Ihre Absichtserklärung beispielsweise lauten "In Zukunft wollen wir mehr Umsatz machen.", erreichen Sie eine klare Definition mit der SMART-Formel, die für eine Zieldefinition folgende Attribute vorgibt:

• Spezifisch: Das Ziel wird von Ihnen genau beschrieben.
• Messbar: Die Zielerreichung muss messbar sein.
• Anspruchsvoll: Das Ziel sollte Sie zu besonderen Leistungen anspornen.
• Realistisch: Die Hürde, die Sie überwinden müssen, sollte hoch liegen - aber erreichbar.
• Terminiert: Das konkrete Erreichungsdatum liegt fest.

Für unternehmerische Ziele könnte diese folgendermaßen aussehen:

Ein kleines Unternehmen stellt fest: Unsere Gewinne sinken, während die Kosten steigen. Dadurch rutscht der Betrieb in die Verlustzone und macht eine dringend überfällige Ursachenanalyse. Das Ergebnis: Kunden kennen nicht sämtliche für sie relevanten Produkte, wodurch ein Umsatz von ca. 25 Prozent brach liegt. Auf der Kostenseite hingegen existiert ein Einsparungspotential von 5 Prozent. Würden beide Bereiche optimiert, ergäbe sich ein Jahresgewinn von 100.000 Euro.

Wie setzt der Inhaber des Unternehmens dieses Ergebnis um? Er formuliert nach der SMART-Methode sein Ziel wie folgt:

• Das Gesamtziel lautet: "Im Wirtschaftsjahr 2007 erzielen wir einen Gewinn von 100.000 €."
• Das erste Etappenziel lautet: "Bis 31.03.2007 kennen alle Kunden alle wesentlichen Produkte meines Unternehmens." Er legt die Maßnahmen, mit denen diese erste Etappe erreicht werden kann, in einem Aktivitätenplan fest:
• Das zweite Etappenziel heißt: "Bis 31.03.2007 sind die fixen Kosten um 5 Prozent gegenüber dem Vorjahr reduziert." Der Unternehmer legt auch hierfür die Maßnahmen fest, mit denen dieses zweite Etappenziel erreicht werden kann.

Diese Ziele werden unter anderem erreicht, weil sie mit den entsprechenden Abteilungen abgestimmt und von den Mitarbeitern akzeptiert wurden. Mit klar festgelegten Zielen ist es eindeutig einfacher, die notwendigen Aktivitäten mit den einzelnen Abteilungen abzustimmen. Und jeder Mitarbeiter weiß, wohin das Unternehmen steuert - nämlich wieder in die Gewinnzone. Und Ihr Banker? Der ist beeindruckt von der Klarheit und Zielstrebigkeit Ihres Unternehmens und seiner Führungspersonen. Sie sind ein verlässlicher Partner!

Immer dranbleiben

Ich kenne einen Unternehmer, der sich vorgenommen hat, regelmäßig Sport zu treiben. An vier Tagen in der Woche eine halbe Stunde - das ist sein Ziel. Die Euphorie ist groß, und er beginnt morgens mit Freude seinen Jogginglauf. Aber nach kurzer Zeit bekommt er Muskelkater und die Euphorie lässt nach. Ein Trainer sagt ihm, dass er diese Anfangsphase unbedingt überwinden müsse - und tatsächlich: Nach einigen Woche macht es dem Unternehmer wieder mehr Freude, und er läuft regelmäßig. Nach einigen Wochen aber kommt die Hochphase seines Geschäftsjahrs, seine Zeit wird knapp. Also beschließt er, für einige Monate auszusetzen … Doch als der große Tag da ist und er wieder in seine Joggingschuhe steigt, merkt unser Unternehmer: Es ist so hart wie am Anfang - sein Körper hat sich wieder an den alten Zustand gewöhnt.

Übertragen auf Ihr Unternehmen und eine solide strategische Vorbereitung Ihrer Bankgespräche ergibt sich folgendes Szenario:

• Mit viel Euphorie legen Sie unternehmerische Ziele fest, planen, wie Sie aus dem Verlustbereich wieder in die Gewinnzone kommen. Für die Bank bereiten Sie die Unterlagen auf, indem Sie eine Ergebnisplanung mit einer Liquiditätsplanung durchführen. Sie machen regelmäßig einen Soll/Ist-Vergleich und teilen alle wesentlichen Faktoren Ihres Unternehmens der Bank in einem Report mit.
• Dank entsprechender Maßnahmen verbessert sich Ihre Kunden- und Lieferantenstruktur, und Sie leiten für festgestellte Risiken die richtigen Gegenmaßnahmen ein.
• Dies halten Sie konsequent zwei Jahre durch und ernten als Lohn für Ihre Anstrengungen den angestrebten finanziellen Erfolg. Ihr Banker ist mit Ihnen zufrieden, und Sie selbst können sich mehr Dinge leisten, als Sie sich vorgenommen hatten. Ein Wohlbehagen stellt sich bei Ihnen ein.
• Nach einer gewissen Zeit schließlich denken Sie, Sie können die Zügel wieder lockerer lassen und beginnen, nicht mehr auf Kleinigkeiten zu achten, Ziele weniger klar zu formulieren. Sie achten nicht mehr auf die Einhaltung von Terminen, fassen bei Mitarbeitern nicht nach, wer welche Aktivitäten nicht umsetzt, verschieben die Besprechungstermine mit Ihrem Banker und reichen Ihre Unterlagen bei der Bank nicht mehr zeitnah ein. Sie schreiben unregelmäßig Mahnungen und überziehen dadurch Ihren Kreditrahmen. Lieferantenrechnungen zahlen Sie nicht mit Skonto, sondern erst nach der ersten Mahnung.
• Auf einmal kommen wieder auffordernde Briefe von Ihrer Bank, Sie müssen unangenehme Telefongespräche mit dem Banksachbearbeiter führen und Termine wahrnehmen, zu denen Sie mit einem flauen Gefühl "antreten".
• Ihre finanzielle Situation ist angespannter als je zuvor, und Ihre Bank zieht die Daumenschrauben zunehmend fester. Sie fassen den Entschluss: Ich mache alles wieder so konsequent wie damals - und machen sich auf, die Dinge erneut in den Griff zu bekommen. Doch diesmal erweist sich das als viel schwieriger und mühsamer, und der Banker betrachtet Ihre Handlungen mit wesentlich kritischeren Augen. Warum? Weil er nicht recht glaubt, dass Sie es durchhalten werden. Und manchmal sagen Sie sich: "Ach, wie einfach wäre es doch gewesen dranzubleiben."

Nur durch Kontinuität können Sie den Erfolg Ihres Unternehmens langfristig sichern. Geben Sie sich nicht mit dem momentanen Teilerfolg zufrieden. Meine Empfehlungen lauten daher:

• Aktualisieren Sie stets zeitnah Ihre Unterlagen.
• Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Ziele.
• Schreiben Sie Ihren Aktivitätenplan fort.

Verbessern Sie so das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner und insbesondere Ihres Bankers. Machen Sie sich in diesem Zusammenhang stets bewusst: Es ist wesentlich leichter, Ihr Unternehmen auf hohem Niveau den aktuellen Gegebenheiten anzupassen, als es immer wieder aus dem Tal herausführen zu müssen.

Fünf Maßnahmen, die einleuchtend klingen - in der Praxis aber allzu leicht übersehen werden. Falls Sie sich dafür entscheiden: Die gute Geschäftsbeziehung zu Ihrer Bank wird Sie belohnen!