Mit virtuellen Lösungen erhalten Firmen den Zugriff auf modernste TK-Anwendungen ohne Investitionsbedarf. (Bild: OnePhone Deutschland GmbH)

Telekommunikation (TK) in Unternehmen muss heutzutage mehr leisten als das Verbinden von Gesprächspartnern. Die stetig wachsenden Anforderungen an Mobilität und Verfügbarkeit der Mitarbeiter können von herkömmlichen Telefonanlagen kaum noch erfüllt werden. In Zeiten härteren Wettbewerbs und höheren Kostendrucks sind Lösungen gefragt, mit denen Unternehmen ihre Telefonie kostenbewusster gestalten und gleichzeitig ein verbessertes Leistungsportfolio und Qualitätslevel erreichen.

Nahtlose Integration aller TK-Elemente

Grundlage einer modernen Telekommunikation ist die Vereinigung aller TK-Elemente sowie deren Auslagerung an einen Spezialisten. Die nahtlose Integration der bisher getrennten Komponenten Festnetz, Mobilfunk und Telefonanlage sorgt für maximale Mobilität: Jeder Mitarbeiter benötigt nur noch ein mobiles Endgerät und ist dadurch deutschlandweit und international unter einer Durchwahl erreichbar. In dieser einen Kommunikationsarchitektur ohne Systembrüche geht kein Anruf mehr verloren. Zudem hat er uneingeschränkten Zugriff auf alle Nebenstellenfunktionen wie Rufweiterleitungen oder das Einrichten von Konferenzen – egal wo er sich aufhält. Die Effizienz steigt, da die eingesparte Zeit für konkrete Aufgaben zur Verfügung steht. Hinzu kommt ein direkter Einspareffekt, da für Rufumleitungen und firmeninterne Anrufe keine Gebühren mehr anfallen und eine teure Mehrfachbeschaffung von Endgeräten nicht länger nötig ist.

Klare Kostenvorteile ergeben sich auch aus der Virtualisierung der Telekommunikation: Die TK-Anlage wird dabei von einem externen Spezialisten betrieben, der alle Leistungen netzbasiert zur Verfügung stellt und von einem zentralen Rechenzentrum aus betreut. Dies spart Investitionen in eine eigene physische TK-Anlage sowie Ausgaben für deren Unterhalt, für Reparaturen und Modernisierungen. Die virtuelle Struktur sorgt dafür, dass sich die Telefonanlage flexibel den Bedürfnissen eines Unternehmens anpasst: Weitere Standorte oder neue Mitarbeiter lassen sich unkompliziert mit zusätzlichen Anschlüssen integrieren.

Ausgaben für Um- oder Aufrüstung einer Anlage entfallen ebenso wie für die Aktualisierung: Durch kostenfreie Updates ist die TK-Infrastruktur immer auf dem neuesten Stand.

Flexible und individuelle TK-Tarife 

Neben den technischen Voraussetzungen gibt es einen weiteren wichtigen Baustein für eine kosteneffiziente Telekommunikation: eine möglichst flexible Tarifstruktur, die sich dem individuellen Telefonie-Verhalten jedes einzelnen Mitarbeiters anpasst – und nicht umgekehrt.

Als Ergänzung zu einem Basistarif können verschiedene Zusatzleistungen hinzugebucht werden.  So bezahlt ein Nutzer tatsächlich nur den Service, den er wirklich benötigt. Ist es etwa notwendig, kurzfristig einen Home-Office-Arbeitsplatz zu realisieren, lässt sich der Tarif einfach und ohne langfristige Bindung ändern. Neben der Flexibilität spielt auch die Kostentransparenz eine wichtige Rolle für die effiziente Steuerung der Telefonie: Mit einem Partner, der die Telekommunikation aus einer Hand betreut, endet das Nebeneinander mehrerer Anbieter und damit unterschiedlicher Verträge und Rechnungen.

Freies Kapital fürs Kerngeschäft

Die Vorteile einer voll integrierten Telekommunikationslösung liegen auf der Hand: Durch die standortunabhängige Erreichbarkeit ist die Koordinierung unternehmerischer Geschäftsprozesse schneller und effektiver – der Zeitaufwand für das Anrufmanagement sinkt. Die nahtlose TK-Infrastruktur ermöglicht eine unkomplizierte Handhabung der Telekommunikation. Die Nutzer müssen sich nicht länger mit technischen Hürden der Telefonie auseinandersetzen, sondern können sich optimal auf ihre Aufgabe konzentrieren und dadurch Arbeitsabläufe verbessern und ihre eigene Produktivität steigern - und damit die des gesamten Unternehmens.

Die eingesparten Kosten der entfallenden Investitionen in die physische TK-Anlage sowie deren Unterhaltung, Reparatur und Aktualisierung können in strategisches Zukunftswachstum kanalisiert werden. Moderne Telekommunikation setzt somit finanzielle, personelle und zeitliche Ressourcen frei, die im eigentlichen Kerngeschäft deutlich besser aufgehoben sind. Kurzum: Moderne Telekommunikationslösungen setzen finanzielle Ressourcen frei statt sie zu binden. Die Verzahnung von Festnetz, Mobilfunk und TK-Anlage und die Bereitstellung der Telefonie aus dem Netz heraus verschaffen insbesondere Mittelständlern Effizienz- und Kostenvorteile.

Überblick: Was Unternehmen rund ums Wechseln wissen sollten

• Die flexible Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ist eine der Stärken virtueller TK-Anlagen.
• Die technische Struktur einer virtuellen TK-Anlage sollte bereits im Kern mobil sein, damit die geforderte Mobilität der gesamten TK-Infrastruktur erreicht werden kann. Der am weitesten entwickelte Standard hierbei ist ein eigenes Mobilfunknetz (GSM) an jedem Standort eines Unternehmens. Nur so können alle wirtschaftlichen Vorteile für das Unternehmen realisiert werden.
• Die Auslagerung der Telefonie ist risikofrei. Die gesamte TK-Infrastruktur der virtuellen Telefonanlage verbleibt im redundant gesicherten Rechenzentrum des spezialisierten Anbieters.
• Ist der vollständige Umstieg aufgrund vertraglicher Bindungen noch nicht möglich, kann eine teilweise Modernisierung durch sogenannte Hybrid-Lösungen begonnen werden. Hierbei wird die physische TK-Anlage in die virtuelle Struktur eingegliedert. So lassen sich beispielsweise weiterhin ISDN-Tischtelefone nutzen, ohne auf die Vorteile einer virtuellen Lösung verzichten zu müssen.