Hält man sich einmal die Zeit vor Augen, die für das Verfassen, Lesen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails innerhalb eines Arbeitstages aufgewendet wird, wird deutlich, dass Maßnahmen zur Steigerung von Effizienz und Produktivität erforderlich sind. Durch den Austausch per E-Mail über mehrere Standorte hinweg entstehen häufig Informationslücken, langwierige Abstimmungswege, Unklarheiten bezüglich der Verantwortlichkeit und somit Ineffizienz. Interessant ist jedoch die Beobachtung, dass E-Mails nach wie vor nicht als Zeitfresser gesehen werden. Stattdessen sind es die sozialen Netzwerke, die als solcher enttarnt scheinen. Was wäre jedoch, wenn man die besten Funktionalitäten beider Kommunikationswege koppeln und in einer unternehmensspezifischen Lösung bündeln würde?

Die Geburtsstunde der Enterprise 2.0

Die sogenannte Social Collaboration oder auch Enterprise 2.0 ist auf diesem Wege entstanden und hat bei zahlreichen Unternehmen und ihren Mitarbeitern eine hohe Akzeptanz erlangt. Hier greifen Kommunikationsbausteine ineinander, wo sie sonst parallel gepflegt werden mussten. So erfolgt der Austausch über Chats oder Messaging-Funktionen, ebenso wie über persönliche Nachrichten innerhalb des Systems, die der E-Mail ähnlich sind. Statt allerdings E-Mails mit zahlreichen Empfängern zu schreiben, um zum Beispiel eine Gruppenentscheidung herbeizuführen, werden einfach Team-Räume eröffnet und Mitglieder eingeladen, sodass hier direkt in der Lösung diskutiert werden kann. Dies gilt übrigens auch für Kunden und Dienstleister, die bei einigen Anbietern ebenfalls in die Lösung integriert werden können. Vorhandene Wikis, Blogs und Foren haben ebenso positiv Einfluss auf die Kommunikation – zum Beispiel, weil Nachfragen zu einem Projektstatus festgehalten und so für jeden Beteiligten einsehbar sind, Fragen zu Problemen oder Vorgängen direkt geklärt und Fachthemen näher beleuchtet werden können. Gerade letztgenannter Punkt hat übrigens einen weiteren erwähnenswerten Nebeneffekt: Wissen kann schnell und einfach weitergegeben und eingesehen werden; dies fördert die Qualität jedes einzelnen Mitarbeiters. Es profitieren nicht nur zwei, sondern zugleich alle mitlesende Personen oder jene, die zu einem anderen Zeitpunkt nach bestimmten Informationen suchen und hier fündig werden.   

Auch der Markt der Anbieter ist gewachsen, die Lösungen lassen sich jedoch immer noch nur selten an das einzelne Unternehmen anpassen. Doch es gibt auch Anbieter, die unter einem großen Dach verschiedene Module erarbeitet haben, die einzeln ausgewählt und eingesetzt werden können. So sind schon an dieser Stelle Kosteneinsparungen möglich, denn es wird nur das erworben, was wirklich benötigt wird. 

Zeiteinsparung oder -vergeudung?

Für Kundenkommunikation, den internen Austausch zwischen Mitarbeitern und/oder Geschäftsleitung, die Bewältigung organisatorischer Aufgaben und weitere Aufgaben existieren zahlreiche Softwarelösungen, die in vielen Fällen noch immer parallel gepflegt werden. In einer Enterprise 2.0-Lösung ist es hingegen möglich, all jene Punkte abzuwickeln – und somit wider Erwarten Zeit zu sparen. So kann zum Beispiel die Projektkoordination abgewickelt werden. Ist ein CRM-System integriert, kann hier eine beliebige Anzahl von Kontakten angelegt und verwaltet werden. So werden erforderliche Ansprechpartner in und außerhalb des Unternehmens ohne Umwege und mit allen Kontaktdaten schnell gefunden. Eine Kontakthistorie zeigt dann sofort, welchen Fortschritt ein Projekt gemacht hat, welche Themen mit Kunden oder Dienstleistern zuletzt besprochen wurden, welche Dinge eventuell noch zu klären sind etc. Ebenfalls lassen sich hier auch projektspezifische Dokumente und Verträge einsehen.  Aktuelle Änderungen werden zudem dadurch ersichtlich, dass sogenannte Activity Streams eingebunden werden können, in denen also aktuelle Geschehnisse für Mitglieder des Netzwerks angezeigt werden. Durch die Auszeichnung an Navigationsbausteinen kann außerdem deutlich erkennbar gemacht werden, in welchen Bereichen des Systems neue Inhalte bereitgestellt wurden. Praktisch kann das zum Beispiel sein, wenn die Software über ein Dokumentenmanagementsystem verfügt. Hierin können sicher Dateien und Dokumente ausgetauscht werden, ebenfalls sind eine Versionierung von Dokumenten, WebDAV-Zugriff und Direct Edit von Office-Dokumenten dann inbegriffen. Stellt ein Mitglied eines Projektteams ein aktualisiertes Dokument ins System, werden andere Teammitglieder darauf schon direkt auf der Startseite hingewiesen – ganz ohne Informations-E-Mail.

Mit der passenden Lösung zum Aufbau eines Enterprise 2.0-Systems lassen sich wie erwähnt auch organisatorische Aufgaben im Unternehmen abwickeln. Das Erfassen von Zeitaufwänden erfordert dann kein Excel-Sheet und dessen Zusenden per E-Mail oder ein separates Erfassungssystem mehr. Reisekosten können erfasst und bei Bedarf in bestimmten Softwarelösungen direkt fakturiert werden. Urlaubstage der Mitarbeiter können ebenfalls festgehalten und anhand der in der  Lösung geplanten Tasks besser zugeteilt werden. Damit profitieren nicht nur Mitarbeiter von der komfortableren Anwendung, sondern außerdem Kunden von der besseren Planung sowie Unternehmen von erleichterter Projektplanung und verbesserter Buchhaltung.

Wer gibt Dir das Recht?

Immer mehr Dokumente, auch vertraulicher Art, werden so in nur einem System gebündelt. Daher wird es immer wichtiger, eine durchdachte Rechtevergabe einzusetzen. Schließlich soll nicht jeder in die Plattform eingebundener Kunde Einblick in alle Verträge, unternehmensinterne Diskussionen oder sonstige sensible Informationen erhalten – ebenso, wie dies auch für Mitarbeiter gilt. Daher sollten einzelne Dokumente ebenso wie sämtliche Bereiche der Plattform mit unterschiedlichen Lese-, Schreib- und Editierrechten versehen werden.

Die nicht enden wollende Liste der Funktionsmöglichkeiten verdeutlicht es: Bei der Auswahl der richtigen Enterprise 2.0-Softwarelösung hilft es, sich vorab genau zu überlegen, welche Anforderungen abgedeckt werden sollen. Anschließend hilft ein Marktvergleich oder ein Blick in zahlreich vorhandene Studien. Wer sich scheut, eine Softwarelösung im Unternehmen einzuführen, kann nun auch auf der Cloud-Wolke schweben und Software-as-a-Service (SaaS)-Angebote nutzen. Damit muss die Lösung nicht intern betrieben und auf einzelnen Rechnern oder Servern installiert, sondern kann aus der Cloud zu meist monatlichen Fixkosten bezogen werden. Dies ist besonders für kleine Teams interessant.