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Pressemitteilung

E-Mail-Archivierung in der Cloud für kleine und mittlere Unternehmen

Das Cloud-Unternehmen unicloud UG bietet ein Modul zur E-Mail-Archivierung an. Mit dem Cloud-basierten Dienst können kleine und mittlere Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung gemäß HGB, AO und GDPdU unkompliziert umsetzen.
(PM) Linsengericht, 09.11.2010 - Auf die zentral archivierten Mails wird über eine dynamische Weboberfläche zugegriffen. Damit muss keine zusätzliche Software installiert und gewartet werden. Dort kann man individuelle Zugriffsrechte vergeben, so dass z.B. Mitarbeiter aus einer Projektgruppe gegenseitig Zugriff auf die archivierten E-Mails erhalten. Über die Suchmaske sollen sich gewünschte Nachrichten schnell über Name, E-Mailadresse, Datum, Größe, Tags oder Volltext finden lassen. Alle Daten sind mehrfach redundant abgelegt, zusätzlich wird die Konsistenz der archivierten Mails durch Prüfsummen sichergestellt. Die Kommunikation findet grundsätzlich SSL-verschlüsselt statt. Einzelne Empfänger können von der Archivierung ausgeschlossen (z.B. Bewerbungsunterlagen an bewerbung@firma.de) oder nicht relevante Dokumente für Prüfer ausgeblendet werden.

Durch den in der Cloud fast unbegrenzt zur Verfügung stehenden Platz kann man das Archiv auch zur Entlastung des eigenen E-Mail-Systems nutzen. So kann man alte Mails auf dem eigenen E-Mail-System einfach löschen, da sich diese bereits im Archiv befinden. Dabei ist das Archiv in beiden Richtungen nutzbar, damit man E-Mails auch aus dem Archiv wiederherstellen kann. Dazu steht eine Exportfunktion zur Verfügung, die auch die Erstellung von Jahresarchiven zulässt, die dann gesondert abgelegt werden können.

Der Dienst wird wie die anderen unicloud-Module als Software as a Service angeboten, wobei zur Nutzung lediglich ein Internetbrowser benötigt wird. Dabei kann das Mailarchiv unabhängig von dem ebenfalls angebotenen Modul E-Mail und Zusammenarbeit genutzt werden. Die E-Mails werden in diesem Fall vom firmeneigenen Mailserver an die unicloud-Infrastruktur weitergeleitet und dort archiviert. Das Mailarchiv soll mit allen am Markt befindlichen Groupware-Lösungen zusammenarbeiten und problemlos einzurichten sein. Der Hersteller gibt den Preis mit 2 Euro monatlich pro archiviertem Gigabyte an.
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