Meist fängt es schon im Kleinen an: Emails werden beispielsweise ausgedruckt, nur um dann diese kurz zu überfliegen, Präsentationen werden allein zum Korrekturlesen farbig und dazu noch mehrfach ausgedruckt, oder gedruckte Dokumente im Drucker einfach liegengelassen, weil offensichtlich nicht benötigt. Vollkommen unnötig treiben die Unternehmen so ihre Kosten tagtäglich in die Höhe. Laut Ipsos Global landen in Deutschland sogar 6 Prozent der gedruckten Dokumente ungelesen im Müll. Das macht umgerechnet rund 169 Millionen Euro pro Jahr.

Der Hauptgrund für den verschwenderischen Einsatz der Firmen-Drucker: Die Mitarbeiter sind sich schlichtweg nicht bewusst, welche Kosten sie durch das unnötige Ausdrucken produzieren. Doch nicht nur den Büromitarbeitern, auch dem Management fehlt meist der Kostenüberblick. Eine Studie der IT Information Week stellt fest: Rund 80 Prozent der befragten Betriebe haben keine Ahnung über die tatsächlichen Druckkosten im Unternehmen.

Was in den meisten Unternehmen fehlt, ist schlichtweg eine Strategie, wie Dokumente kostengünstig verwaltet und zu Papier gebracht werden können – ein so genanntes Output Management. Und dass, obschon sich schon mit einfachen Mitteln massiv die Kosten für die Dokumentenherstellung senken ließen. Die Kosteneinsparungspotenziale sind immens – in Einzelfällen sind bis zu 30 Prozent Kostensenkung möglich, 20 Prozent jedoch fast immer.

Output Management heißt aber nicht einfach weniger drucken. Gutes Output Management setzt in vielen Bereichen an. So lassen sich im ersten Schritt die Kosten bei der Hardware, Druckern, Multifunktionsgeräten und Kopierern senken. Durch Konsolidierung des Geräteparks, durch Neuausschreibungen oder durch auf den Bedarf zugeschnittene Miet- oder Kaufmodelle.

Zusätzliches Einsparpotential birgt die Definition und Implementierung eines digitalen Dokumenten-Workflows. Ziel dabei ist es, dass nur die Informationen auf Papier gebracht werden, die tatsächlich auf Papier müssen. Klassisches Beispiel für unnötigen Druck: Häufig kommunizieren Abteilungen in Unternehmen noch via ausgedruckter Kopie – obwohl ein Dokumenten-Austausch mit digitalisierten Dokumenten auf PDF-Basis genauso effektiv und verbindlich wäre.

Auch das Outsourcing spielt im Output Management eine Rolle. Muss beispielsweise alles im Unternehmen gedruckt werden, oder lassen sich nicht Standarddrucke wie Rechnungen oder Formulare an günstige Dienstleister auslagern? Fragestellungen, mit denen auseinanderzusetzen sich in jedem Falle lohnt. Denn Geld verschenken, das ist eine Sache, es zu verbrennen, eine andere – und Letzterem kann Output Management im Unternehmen vorbeugen.