„Wenn HP wüsste, was HP weiß, wären wir dreimal so profitabel“, war der ehemalige Hewlett-Packard-CEO, Lew Platt, überzeugt. In Zeiten von Innovationsdruck, steigenden Kosten und Fachkräftemangel hat sich die Notwendigkeit, effektiv mit Informationen und Wissen umzugehen, zu einem noch wesentlicheren Faktor für den Unternehmenserfolg entwickelt.

Die Realität

Noch setzen viele Firmen auf E-Mails zur Kommunikation sowie lokale und zentrale Dateisysteme, um Dokumente zu speichern. Doch wer danach sucht, fragt sich: Wo liegt die aktuellste Version etwa des Strategie-Dokuments? Im E-Mail-Postfach oder im Datei-System? Wie war nochmal das Feedback des Marketing-Leiters? Das Speichern von Wissen in unterschiedlichen „Silos“ ist ineffizient, denn

• die Suche nach Informationen in den „Silos“ ist aufwändig
• es entstehen Missverständnisse, da niemand genau weiß, wer gerade die aktuelle Version eines Dokumentes hat
• Vertretungen eines erkrankten Kollegen sind erschwert, da die notwendigen Informationen kaum zugreifbar im „Silo“ liegen
• das Wissen steht nicht allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung.

Die Folgen sind für die Unternehmen teuer. Denn wer möchte sich leisten, dass Mitarbeiter Informationen suchen, statt mit ihnen zu arbeiten? Welcher Eindruck entsteht beim Kunden, wenn sie ihm die Auskunft nicht geben können, weil die Informationen in seinem Mail-Postfach liegen? Und wer kann es sich leisten, dass mit Einsatz von Zeit und Geld aufgebaute Wissen ungenutzt in „Silos“ liegen zu lassen?

Silos auflösen

Ein Social Intranet ermöglicht es, Wissen zu sichern, sichtbar zu machen und zu nutzen. Dadurch kann die wichtige Ressource Wissen um ein x-faches produktiver genutzt werden als bislang.

Die Kernidee des Social Intranets ist einfach: Alle Mitarbeiter können Inhalte in ein Unternehmens-Intranet einzustellen, sei es als Dokument, Blog-Eintrag oder Wiki-Seite. Wikipedia, XING, Facebook, Twitter, Amazon-Bewertungen, Foren, Blogs & Co funktionieren nach diesem Prinzip und schaffen Werte, indem sie das Wissen vieler („Wisdom of crouds“) vernetzen. Analog diesem Grundprinzip vernetzt das unternehmensbezogene Social Intranet das Wissen aller daran Beteiligten und bietet die Grundlage für Effizienz, Mitwirkung und Innovation.

Im Social Intranet wird das Wissen zentral gespeichert. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter kann dort Inhalte erstellen. Sie kommunizieren via Blog oder Chats, statt per E-Mails. Dokumente werden gemeinsam auf der Plattform erarbeitet, zum Beispiel in einem firmenspezifischen Wiki. Workflows unterstützen den verbindlichen Ablauf von Prozessen.

Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen findet direkt im Social Intranet statt. Entscheidender Vorteil: Die Dokumentation des Wissens erfolgt im Prozess auf der für alle nutzbaren Social-Intranet-Plattform. Es muss nicht gesondert mit Mehraufwand nachdokumentiert werden – das größte Erfolgs-Hindernis klassischer Knowledge-Management-Systeme.

Der Wissensmarktplatz Social Intranet funktioniert so: Mitarbeiter sehen, welches Wissen im Unternehmen verfügbar ist. Sie finden die Experten für bestimmte Themen und sie erhalten Impulse von Mitarbeitern, die sie sonst nicht einbezogen hätten. Das Ergebnis ist zum Beispiel ein innovatives Produkt, das dem Unternehmen neue Marktchancen eröffnet. Möglicherweise wird auch deutlich, dass bei manchen Mitarbeitern mehr Potenzial vorhanden ist, als bisher bekannt. Auch Kunden schätzen es, wenn sie sofort eine wichtige Auskunft erhalten, selbst wenn der eigentliche Ansprechpartner krank ist.

Mehrwerte in der Praxis

Der Einsatz eines Social Intranet bringt Unternehmen Mehrwerte auf drei Ebenen: in der IT Infrastruktur, in der Effizienz und Innovationskraft der Prozesse sowie in der Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Grundlage dafür ist eine strategische, auf die Unternehmenssituation abgestimmte Planung, Umsetzung und Einführung. Diese Planung berücksichtigt insbesondere folgende Aspekte:

• as Social Intranet wird als Kern-Werkzeug in die IT Strategie aufgenommen
• die technologische Plattform (z.B. MS SharePoint, SalesForce) ist leicht zu bedienen und in die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter zu integrieren
• bestehende Prozesse werden sukzessive auf das Social Intranet portiert, neue Prozesse beziehen das Social Intranet als Werkzeug ein
• Transparenz und breite Mitwirkung werden als wertschöpfende Faktoren in der Unternehmenskultur verankert und gelebt.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Sie sehr schnell Mehrwerte realisieren:

1. durch Konsolidierung der IT-Systeme sinkt der Aufwand für den IT-Betrieb.
2. Abläufe werden effizienter: Dokumente werden gemeinsam im Social Intranet erstellt, statt sie in E-Mail-Ketten abzustimmen. Informationsdefizite und Rückfragen werden vermieden, wenn der Projektstatus im Social Intranet veröffentlicht wird.
3. Die Innovation wird gefördert, wenn jeder Mitarbeiter sich über geplante Produktentwicklungen oder Kundenanfragen informieren und seine Impulse einbringen kann.
4. Die Bindung wird gefördert, wenn strategische Themen früh veröffentlicht werden und die Mitarbeiter die Möglichkeit der Mitwirkung haben. Ein weiterer positiver Effekt: die ineffektive Gerüchteküche wird ausgetrocknet!

Diese Beispiele zeigen: Ein Social Intranet realisiert Optimierungspotenziale in den Abläufen. Der Wissensmarktplatz schafft die Grundlage für mehr Innovationen und eine zielgerichtete Leitung des Unternehmens. Die Mitarbeiter fühlen sich durch Transparenz und Mitwirkung stärker dem Unternehmen zugehörig, was sich positiv auf Motivation und Loyalität auswirkt. In Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Der Weg zum Social Intranet

Die Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Social Intranets sind:

• Eine Intranet-Plattform mit Werkzeugen wie etwa Wiki und Blog, in denen jeder Mitarbeiter Inhalte einstellen kann.
• Die Nutzung der Plattform innerhalb der Unternehmensprozesse.
• Eine Unternehmenskultur, die Transparenz und den direkten Austausch als wertschöpfend versteht und fördert.
• Das „Mitnehmen“ der Mitarbeiter bei der Anpassung der Denk- und Arbeitsweisen.

Eine gute Einführungsstrategie berücksichtigt diese Erfolgsfaktoren. Und sie ist spezifisch für jedes Unternehmen. Während große Unternehmen zum Beispiel stark davon profitieren, die Experten für Themen in den weltweit verteilten Lokationen sichtbar zu machen, ist es für kleine Unternehmen von größerem Wert, die Zusammenarbeit in kleinen Teams effizienter zu gestalten.

Diese Einführungsstrategie stellt die Ziele des Unternehmens in den Fokus und beinhaltet folgende Schritte:

1. Die Unternehmensführung formuliert die Ziele.
2. Die Projektverantwortlichen erarbeiten eine Informations-Guideline, die beschreibt, welche Informationen öffentlich gemacht werden und welche Erwartungen an jeden einzelnen Nutzer gerichtet werden.
3. Dann werden eine Prozessanalyse die Effizienzgewinne („QuickWins“) und die Anforderungen an die IT-Werkzeuge definiert.
4. Aus den Vorgaben der Schritte 1-3 wird das Social Intranet-Portal designed und technisch realisiert.
5. Das interne Marketing in der Einführungsphase sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter die Ziele und Mehrwerte kennen.
6. Nun erfolgt die Umstellung der ersten Prozesse („QuickWins“) und die Schulung der Mitarbeiter.
7. Anschließend wird das Social Intranets, auch auf Basis der Nutzerfeedbacks, weiter ausgebaut.

Das „Mitnehmen“ der Mitarbeiter ist, wie bei allen Veränderungsvorhaben, von zentraler Bedeutung für den Erfolg des Social Intranet. Denn die Menschen sind es, die es nutzen und ihr Wissen dort bereitstellen sollen. Damit dies gelingt, sollten sich die Projektverantwortlichen in der ersten Phase auf die QuickWins fokussieren, damit die Mitarbeiter sofort die Vorteile des Social Intranet spüren. Die Mitarbeiter sollten darüber hinaus eingeladen werden, sich am Ausbau des Social Intranets zu beteiligen und ihre Ideen und Anregungen einzubringen. So wird aus einem vorgegebenen Werkzeug ein akzeptierter, intensiv genutzter Wissensmarktplatz.

Um mit gutem Beispiel voranzugehen, sollten die Führungskräfte Neuigkeiten bloggen, statt einen Email-Newsletter zu versenden. Sie sollten Termin-Agenda’s im Wiki einstellen, statt in Email-Ketten zu kommunizieren. Die wichtigen Themen sollten transparent und zur Diskussion gestellt werden. Am Ende profitieren alle: Die Mitarbeiter identifizieren sich stärker, sind loyaler und motivierter. Ihr Know-how ist stets verfügbar, und die Arbeit läuft effizienter.

Die 10 Kernpunkte des Social Intranet im Überblick

1. Das Social Intranet wird zum zentralen Kommunikations- und Dokumentationsort im Unternehmen.
2. Jeder Mitarbeiter kann Informationen einstellen und konsumieren.
3. Alle Mitarbeiter haben den gleichen Informationsstand.
4. Die Aufwände für Suche und durch Missverständnisse werden reduziert.
5. Entscheidungen und Entwicklungen werden auf eine breitere Basis gestellt.
6. Die Möglichkeit der Mitwirkung stärkt die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen.
7. Das Wissen ist zentral gesichert, auch wenn wichtige Mitarbeiter gehen.
8. Erfolgsfaktor 1 ist eine leicht bedienbare und integrierte Technologie-Plattform.
9. Erfolgsfaktor 2 ist die Integration in die Unternehmensprozesse.
10. Erfolgsfaktor 3 sind eine Kultur des Vertrauens und der Informationstransparenz.