In zahlreichen Unternehmen gehört der Kontakt zu englischsprachigen Partnern oder Kunden zum Alltag. Einige Firmen bieten gezielte Schulungen für diese Herausforderungen an. Viele müssen sich jedoch im Berufsalltag mit ihrem Schulenglisch begnügen. Trotzdem fühlen sich laut einer Umfrage 30 Prozent der befragten Arbeitnehmer mit ihren Sprachkenntnissen unsicher. Unangenehm wird es oft, wenn man zum Telefon greifen muss, um ein Gespräch auf Englisch zu führen, weil einem spontan oft nicht die passende Formulierung einfällt. Tatsächlich gibt es einige Fettnäpfchen, die man in einem erfolgreichen Telefonat unbedingt vermeiden sollte. Mit diesen sieben Tipps kommen Sie sicher durch englische Business-Telefonate:

1. Bereiten Sie sich vor

Ein kleiner Gesprächsleitfaden mit Stichpunkten auf Englisch hilft, im Gespräch nicht den Faden zu verlieren. Nützlich kann es auch sein, sich vorher die wichtigsten Fachvokabeln zu notieren oder sich passende Formulierungen für Ihr Anliegen zu suchen, um peinliche Pausen im Gesprächsfluss zu vermeiden. Praktisch ist oft auch, das englische Buchstabieralphabet zu beherrschen, um den eigenen Namen oder deutsche Begriffe fehlerfrei zu kommunizieren.

2. Nicht mit der Tür ins Haus fallen

Direktheit und „kurz und knapp“ zu formulieren ist gerade im angelsächsischen Raum oft nicht der beste Weg. Das beginnt schon bei der Begrüßung: Erklären Sie in einem vollständigen Satz, wer Sie sind und von wo Sie anrufen: „This is [Firma XY], sales department, Max Mustermann speaking“. Und lassen Sie sich Zeit für einen kleinen Smalltalk, bevor Sie Ihr eigentliches Anliegen vorbringen. Fragen Sie nach dem Befinden oder nach dem Wetter, um eine angenehme Gesprächsbasis zu schaffen.

3. Sie können nicht zu höflich sein

Britische Geschäftsleute gelten als besonders höflich – zu Recht. Vermeiden Sie vor allem bei Kritik allzu große Direktheit und nutzen Sie die Höflichkeitsformen der Modalverben, auch wenn Ihnen das im Vergleich zum Deutschen übertrieben erscheint: „Would you like to leave a message?“ oder „Could you repeat that, please?“

4. Auch Absagen gekonnt formulieren

Besonders bei unangenehmeren Gesprächsteilen, wie Kritik oder Absagen ist Fingerspitzengefühl gefragt. Entsprechend sollte man auf Kritik und vorgetragene Probleme reagieren und vor allem nicht sofort zum Punkt kommen. Vermeiden Sie Formulierungen wie ein direktes „no“ und „we must“ oder gar „you must“.

5. Missverständnisse vermeiden

Wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben, ist es kein Problem nachzufragen. Dies sollte allerdings höflich geschehen: “I didn't get that” und die Aufforderung langsamer oder lauter zu sprechen oder das Gesagte zu wiederholen oder zu buchstabieren: „Could you speak more slowly, please?“ „Could you speak louder, please?“ Oder „Could you repeat that, please?”, “Could you spell that, please?”

6. Die Botschaft zwischen den Zeilen

Kritische Botschaften eines höflichen Gesprächspartners klingen oft harmloser als sie gemeint sind. Machen Sie sich das bewusst. Lässt ihr Gegenüber Zweifel erkennen, sollten Sie das ernst nehmen, auch wenn diese nicht konkret ausgesprochen werden. Elegant ist auch, verbindlich zuzusagen, dass man auf angesprochene Kritik reagieren wird: „I will look into that“ drückt dies beispielsweise aus.

7. Richtig verabschieden

Einfach „Goodbye“ zu sagen und aufzulegen, sobald alle Themen besprochen sind, gilt als unhöflich. Besser ist es, das Gesprächsende dezent anzukündigen, indem Sie Fragen, ob Ihr Gegenüber Ihnen noch etwas mitzuteilen hat: „Is there anything else?“ Als höflich gilt es auch, Bezug zum nächsten geplanten Kontakt zu nehmen: „I will talk to you next week.“ Dann erst folgt die eigentliche Verabschiedung: „Have a nice afternoon, goodbye.“