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Pressemitteilung

Steuerrecht: Vorraussetzungen für ein steuerlich anzuerkennendes Fahrtenbuch

(PM) , 06.09.2006 - In einer neueren Entscheidung musste der Bundesfinanzhof (BFH) wieder einmal Stellung nehmen zu der Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch ordnungsgem i.S.v. 8 Abs. 2 S.4 Einkommensteuergesetz (EStG) ist (BFH Urteil vom 16.03.2006 - VI R 87/04; Vorinstanz: FG Mnchen, Urteil vom 26.02.2003 - 10 K 1032/01) Der Begriff des ordnungsgemen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht nher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewhr fr ihre Vollstndigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin berprfbar sein mssen. Dazu gehrt auch, dass das (zeitnah und in geschlossener Form zu fhrende) Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlssigen Form belegt. Die Aufzeichnungen mssen daher zu den geschftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprfen lsst. Hierfr hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundstzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschftspartner bzw. ―wenn ein solcher nicht vorhanden ist― den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie etwa den Besuch einer bestimmten behrdlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle) aufzufhren. Bloe Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt, oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lsst, die ihrerseits nicht mehr ergnzungsbedrftig sind. Ein ordnungsgemes Fahrtenbuch muss grundstzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise knnen miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgefhrt werden. Der bergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Die erforderlichen Angaben mssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergnzende Unterlagen ist nur zulssig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeintrchtigt wird. In diesem Zusammenhang sei ferner auf eine Entscheidung des BFH von Ende 2005 hingewiesen BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04. Dort war streitig, ob der Ausdruck einer mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (im Streitfall: MS Excel) erzeugten Computerdatei den Anforderungen an ein ordnungsgemes Fahrtenbuch gengen kann. Der BFH hat diese Frage fr den Fall verneint, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der Software nachtrgliche Vernderungen vorgenommen werden knnen, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt wird. Der BFH stellt somit fest, dass ein Fahrtenbuch nur bei zeitnahen und nicht ohne weiteres abnderbaren Eintragungen ordnungsgem ist. Ein Nachweis setzt nach Rechtansicht des BFH neben vollstndigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch voraus, dass das Fahrtenbuch zeitnah gefhrt worden ist und dass es zu einem spteren Zeitpunkt nicht mehr ohne greren Aufwand abgendert werden kann. Aus diesem Grunde hat der BFH im Streitfall einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war. Mitgeteilt von: rechtsanwalts-TEAM.de Warm & Kanzlsperger in Paderborn, Rechtsanwalt Martin J. Warm, Fachanwalt fr Arbeitsrecht, Fachanwalt fr Steuerrecht, Wirtschaftsanwalt (www.rechtsanwalt-in-paderborn.de)
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