Pressemitteilung, 06.09.2006 - 12:58 Uhr
Perspektive Mittelstand
Steuerrecht: Vorraussetzungen für ein steuerlich anzuerkennendes Fahrtenbuch
(PM) , 06.09.2006 - In einer neueren Entscheidung musste der Bundesfinanzhof (BFH) wieder einmal Stellung nehmen zu der Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß i.S.v. § 8 Abs. 2 S.4 Einkommensteuergesetz (EStG) ist (BFH Urteil vom 16.03.2006 - VI R 87/04; Vorinstanz: FG München, Urteil vom 26.02.2003 - 10 K 1032/01)Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.Dazu gehört auch, dass das (zeitnah und in geschlossener Form zu führende) Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt. Die Aufzeichnungen müssen daher zu den geschäftlichen Reisen Angaben enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen lässt. Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. ―wenn ein solcher nicht vorhanden ist― den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung (wie etwa den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle) aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt, oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zu den beruflichen Reisen Angaben zum Datum, zum Reiseziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner bzw. zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und zu dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten. Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.In diesem Zusammenhang sei ferner auf eine Entscheidung des BFH von Ende 2005 hingewiesen BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04. Dort war streitig, ob der Ausdruck einer mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (im Streitfall: MS Excel) erzeugten Computerdatei den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen kann. Der BFH hat diese Frage für den Fall verneint, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der Software nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt wird. Der BFH stellt somit fest, dass ein Fahrtenbuch nur bei zeitnahen und nicht ohne weiteres abänderbaren Eintragungen ordnungsgemäß ist. Ein Nachweis setzt nach Rechtansicht des BFH neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch voraus, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt worden ist und dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann. Aus diesem Grunde hat der BFH im Streitfall einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im Nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war. Mitgeteilt von: rechtsanwalts-TEAM.de Warm & Kanzlsperger in Paderborn, Rechtsanwalt Martin J. Warm, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Steuerrecht, Wirtschaftsanwalt (www.rechtsanwalt-in-paderborn.de)