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Stellvertreter sichern einen reibungslosen Betrieb im Unternehmen

Angefangen beim Sachbearbeiter bis hin zur Führungskraft, sie alle müssen zu gegebener Zeit vertreten werden, um einen reibungslosen Ablauf zu sichern. Der Aufbau und Einsatz von Stellvertretern stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar.
(PM) Ulm, 20.03.2012 - Es liegt im ureigenen Interesse eines jeden Unternehmens, dass der Betrieb reibungslos und kontinuierlich luft. Dies setzt voraus, dass die zur Erbringung der Leistung bentigten Mitarbeiter oder auch Maschinen einsatzbereit sind. Im Falle der Maschinen bietet sich ein umfassendes Wartungs- und Instandhaltungsmanagement an, um Strungen oder Ausflle derselben auf ein Minimum zu reduzieren. Auf Seiten der Mitarbeiter wird mittels Stellvertreterregelungen eine funktionstchtige Organisation aufrechterhalten.

In 164 Abs. 1 S. 1 BGB spricht man von Stellvertretung, wenn eine Person (Vertreter) eine Willenserklrung nicht selbst verfasst und abgibt, sondern einen Dritten (= Vertreter) sowohl mit der Willensbildung als auch mit der Abgabe beauftragt. Die Willenserklrungen des Vertreters werden dem Vertretenen zugerechnet, das heit sie wirken fr und gegen den Vertretenen.

Jedem Unternehmen obliegt die Wahl, eine unternehmensweite Stellvertreterregelung zu definieren, oder aber es den jeweiligen Vorgesetzten selbst zu berlassen, sowohl die Wahl des Vertreters als auch den Vertretungsumfang fr seinen Bereich/ seine Fachabteilung festzulegen.

In der Regel wird in zwei unterschiedliche Formen der Stellvertretung unterschieden, welche sich auch grtenteils in der unternehmerischen Praxis etabliert und bewhrt haben. Bei der wohl hufigsten Form handelt es sich um die Abwesenheitsvertretung. Der Stellvertreter nimmt hier bei Abwesenheit des Positionsinhabers dessen Aufgaben und Befugnisse wahr und handelt in dessen Interessen. Daneben existiert die Form der „Stndigen Vertretung“. Hier handelt es sich genauer genommen um eine Art Arbeitsteilung, da der Vertreter auch in Anwesenheit des zu Vertretenden Aufgaben wahrnimmt. In diesem Fall fhrt der Stellvertreter zumeist das Prfix „Vize“ mit seiner Funktion oder Stellenbezeichnung.

In vielen Unternehmen existieren noch gravierende Hemmschwellen hinsichtlich einer zielfhrenden Stellvertreterregelung. Zum einen scheuen Unternehmen die vermeintlich hohen Kosten, welche gegebenenfalls bei dem Aufbau und der Einfhrung eines Stellvertretersystems auftreten. Dabei wird hufig auer Acht gelassen, dass die Kosten, welche aufgrund von zu spten oder auch ausbleibenden Entscheidungen – weil eine Stelle nicht ausreichend besetzt ist – um ein Wesentliches hher liegen knnen.

Zum anderen werden oft nur die zu vertretenden Aufgaben und nicht die Positionen oder Personen fokussiert, wodurch die Aufgabe des Stellvertreters hufig als „notwendiges bel“ angesehen wird. Dabei kann die Stellvertretung im optimalen Fall als effektives Werkzeug der Personalentwicklung sowie der Mitarbeitermotivation genutzt werden.

Im Hinblick auf die Personalentwicklung stehen den Unternehmen je nach zu vertretender Position unterschiedliche Personalentwicklungsmanahmen zur Verfgung. So knnen die bentigten Fhigkeiten und Fertigkeiten angefangen bei klassischen Weiterbildungsmanahmen wie Schulungen und Seminaren bis hin zu Training-on-the-job Manahmen wie beispielsweise Job Rotation, Job Enrichment oder auch Job Enlargement den potenziellen Stellvertretern vermittelt werden.

Eine geeignete Personalmanagement Software kann Unternehmen beim Aufbau, der Einfhrung und der Umsetzung von Stellvertreterregelungen untersttzen. Der Personalmanager – die webbasierte Personalmanagement Software von BITE – untersttzt Unternehmen effektiv und umfangreich bei der Stellvertreterregelung. So knnen beispielsweise mittels der Module „Qualifikationsmanagement“ oder auch „Talentmanagement“ potenzielle Stellvertreter mhelos identifiziert werden. Die integrierte Qualifikationsmatrix liefert belastbare Informationen hinsichtlich der vorhanden Fhigkeiten und Fertigkeiten der jeweiligen Mitarbeiter. Mit der Talentsuche knnen geeignete Stellvertreter anhand flexibel kombinierbarer Filterkriterien identifiziert werden.

Mit Hilfe des Moduls „Schulungsmanagement“ werden die, fr die potenziellen Stellvertreter bentigen, klassischen Weiterbildungsmanahmen geplant, erfasst, verwaltet und letztlich auch sowohl durch die Teilnehmer als auch durch deren Vorgesetzte bewertet. Darber hinaus stellt das Modul „Fehlzeitenverwaltung“ durchgngige Transparenz bei gegebenenfalls anfallenden „Training-on-the-job-Manahmen“ sicher, indem Abwesenheiten der Stellvertreter vom eigentlichen Arbeitsplatz – bedingt durch beispielsweise Job Rotation – granular und fr alle Beteiligten nachvollziehbar erfasst und verwaltet werden.

In der Personalverwaltung des Personalmanagers wird zu jedem Mitarbeiter in dessen digitaler Personalakte dessen Stellvertreter erfasst. Zudem kann explizit nach Stellvertretern gesucht beziehungsweise gefiltert sowie diese direkt aus dem System heraus via Email kontaktiert werden.
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