Die digitale Welt hat Beine bekommen. Wichtige Dokumente sind oft an verschiedenen Orten abgelegt und viele Informationen tragen wir mit uns herum – auf Smartphones und Laptops oder auf dem Tablet-PC. Sind Daten in der so genannten Cloud abgelegt, haben alle berechtigten Personen darauf Zugriff. Doch das Cloud Computing umfasst weit mehr, als nur den digitalen Speicherplatz. Der Begriff beschreibt IT-Leistungen, wie Software, Plattformen und Anwendungen, die in Echtzeit über das Internet oder innerhalb eines Firmennetzwerks genutzt werden können. Und das alles nach Bedarf und entsprechend kostentransparent und -günstig. Ein großer Vorteil, gerade für Mittelständler, die flexibel agieren müssen, um im Wettbewerb zu bestehen.

Sparpotential und gute Aussichten

Von der Personalabteilung, über Einkauf und Produktion, bis hin zum Vertrieb wird in Unternehmen IT eingesetzt. Können unkritische Daten ausgelagert werden, kann das Kosten für eigene IT-Spezialisten, Hardware und Schulungen einsparen. Außerdem macht Cloud Computing Anwendungen erschwinglich, die als reine Software zu teuer wären. Auch kleine Unternehmen können sich so komplexe Programme zur standortübergreifenden Zusammenarbeit, Ressourcenplanung im Unternehmen oder zum Kundenmanagement leisten. Sie professionalisieren sich also aus IT-Sicht und können Ihre Prozesse besser digital unterstützen. Das spart doppelte Arbeitswege und damit Geld und erleichtert zudem die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Mitarbeitern, da alle auf eine Plattform zugreifen können. Und das von nahezu jedem gewünschten Ort aus.

Gut geplant ist halb gewonnen

Damit ein Unternehmen all die Vorteile des Cloud Computing auch nutzen kann, muss es die Einführung gezielt planen. Häufig ergänzen solche Anwendungen bestehende IT-Landschaften. Zudem geht es im Kern um die wichtige Frage: Können Unternehmen Daten aus der Hand geben und gleichzeitig ihren Mitarbeitern, Partnern und Kunden Sicherheit und Qualität gewährleisten? Ja, das geht – wenn wichtige Punkte von Beginn an berücksichtigt werden.

Auf Nummer sicher gehen

Bevor überhaupt irgendwelche Daten ihren Standort wechseln gilt es, alle Wege, die sie im Unternehmen gehen, strategisch zu erfassen. Dabei werden die Informationen auch ihrer Wichtigkeit nach klassifiziert. In einer IT-Strategie wird festgelegt, welche Arten von Daten ausgelagert werden können. Dabei identifiziert das Unternehmen gleichzeitig seine wertvollsten Informationen und bestimmt, wie diese gesondert geschützt werden. Im Vorfeld gibt es wichtige Punkte zu klären: So kann zum Beispiel ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach §11 BDSG nötig sein, wenn personenbezogene Daten ausgelagert werden. Außerdem sollte das Unternehmen beschließen, welchen Anforderungen der Dienstleister insgesamt standhalten muss. Dabei spielen verschiedene Themen eine Rolle, von der Haftungsfrage bis zum Szenario eines Systemausfalls oder der Möglichkeit, die Daten irgendwann zurückzuführen oder zu löschen. ((Checkliste siehe Kasten)) Gerade hier lohnt es sich für Unternehmen Spezialisten zu beauftragen, die seriöse, zertifizierte Anbieter kennen und genau wissen, wo Stolpersteine liegen.

Die Mitarbeiter mitnehmen

Es ist empfehlenswert, den hauseigenen IT-Spezialisten Schulungen anzubieten, damit sie die unterschiedlichen Arten der Cloud Services kennenlernen. Denn die Informatiker sollten genau wissen, wie sich Cloud-Lösungen und bestehende IT sinnvoll und sicher verknüpfen lassen. Fachfirmen bieten an, solche Schulungen inhouse abzuhalten. Ein Workshop ist auch dann sinnvoll, wenn eigene Mitarbeiter zukünftig als Administratoren fungieren sollen. Und letztlich betrifft das Thema Weiterbildung auch alle Anwender im Unternehmen, die mit dem Service aus der Cloud arbeiten. Sie sollten die neuen Programme kennenlernen, um auf Auffälligkeiten reagieren zu können. Außerdem können Regeln zur Klassifizierung von Informationen sicher angewendet werden – damit die Abläufe auch in Zukunft sicher bleiben und nur unkritische Daten in der Wolke schweben.

Checkliste: Sicherheit geht vor

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, ist es für Unternehmen wichtig, folgende Fragen im Vorfeld zu klären:

• Existiert ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach §11 BDSG, wenn personenbezogene Daten ausgelagert werden sollen?
• Gibt es beim Dienstleister eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001?
• Hat das Unternehmen die Möglichkeit, Audits beim Dienstleister durchzuführen? Welche weiteren Möglichkeiten zur Überwachung des Dienstleisters sind vorhanden? Sinnvoll ist es in jedem Fall, klare Sicherheits- und Verfügbarkeitsanforderungen festzulegen.
• Wie können Daten verschlüsselt übertragen werden? Wer übernimmt das Key-Management? Idealerweise liegt der Schlüssel immer bei der auslagernden Organisation, also dem eigenen Unternehmen.
• Sind auch die Datenbanken verschlüsselt und die Daten in einer eigenen Datenbankinstanz speicherbar?
• Wie sicher ist das Rechenzentrum, in dem die Daten liegen?
• Wie ist sichergestellt, dass die Daten im europäischen Rechtsraum verarbeitet werden? Nur wenn der Provider in Europa sitzt, ist er auch an europäisches Recht gebunden.
• Erstellt der Dienstleister regelmäßig Reports, um den Umgang mit Daten zu dokumentieren und zu überwachen?
• Wie kommt das Unternehmen zu einem späteren Zeitpunkt aus der Cloud-Lösung heraus? Können die Daten zurückübertragen werden? Werden die Daten anschließend sicher gelöscht?