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Fachartikel, 23.11.2015
Kostenfaktor Druck
Wie sich die Druckkosten reduzieren lassen
Gerade für Unternehmen stellen Druckkosten oftmals einen nicht unerheblichen Posten dar. Daher sind die Mitarbeiter und Chefs gleichermaßen gut beraten, das eigene Druckverhalten zu überprüfen, um das Einsparpotential, das hier in aller Regel besteht, zu erkennen und zu nutzen.
Immer dann, wenn der Drucker, Kopierer oder das Fax genutzt wird, werden hierfr Ressourcen wie Papier und Tinte bzw. Toner bentigt. Es sind aber nicht blo diese offensichtlichen Kosten, die beim Drucken entstehen. Auch der Verschlei an den Gerten, die Kosten fr die regelmige Wartung, das Kaufen von Ersatzteilen und letztendlich die Neuanschaffung nach einem wirtschaftlich nicht mehr reparierbaren Defekt, sollten in die Kosten-Nutzen-Rechnung einbezogen werden. Da sich aber das Ausdrucken niemals gnzlich vermeiden lassen wird, sollten Unternehmen deshalb zumindest die Reduzierung der Druckkosten pro Seite im Blick haben.

Der allerwichtigste Punkt aber ist, zunchst einmal die Mitarbeiter dafr zu sensibilisieren, dass nicht jede E-Mail oder jedes sonstige Dokument unbedingt ausgedruckt werden muss. Hier sollte also auch aus Umweltgesichtspunkten bereits in der Unternehmenskultur ein Bewusstsein vermittelt werden, dass Papier und Strom eine Ressource darstellen, welche es zu schonen gilt.

7 einfach Tipps fr Unternehmen, um die Kosten effektiv zu senken

Tipp 1: Langlebige Gerte

Oftmals erscheinen Business-Drucker auf den ersten Blick ein wenig teurer in der Anschaffung. Dies kann sich aber - je nach Modell - durch eine hhere zu erwartende Lebensdauer ebenso amortisieren, wie durch die Mglichkeit, Defekte reparieren zu lassen anstatt gleich ein neues Gert anzuschaffen zu mssen. Auf gnstige Consumer-Gerte aus der Schnppchenecke sollte man als Unternehmen daher lieber verzichten, auch hinsichtlich des bentigten Druckvolumens.

Tipp 2: Duplex-Drucker

Ein Duplex-Drucker erleichtert das beidseitige Bedrucken enorm. Zudem kann dadurch die Hlfte an Papier eingespart werden. berdies wird durch das konsequente verwenden des Duplex-Drucks so manche Akte fhlbar dnner werden, wenn das Papier in Zukunft beidseitig bedruckt wird. Das spart nicht nur Geld, sondern auch Platz.

Tipp 3: Dokumente verkleinern

Mssen bestimmte Dokumente eigentlich immer in voller Gre ausgedruckt werden? Besonders Dokumente wie etwa Prsentationsfolien, die in der Regel nur wenig aber groen Text enthalten, knnen ohne Probleme verkleinert werden. So knnen nicht selten ganz vier Powerpoint-Folien auf einem A4-Blatt ausgedruckt werden, ohne dass die Lesbarkeit leidet. Auf diese Weise knnen die Kosten fr Papier und Tinte oft um ganze 75% reduziert werden.

Tipp 4: Muss es immer farbig sein?


Besonders der Verbrauch von farbiger Tinte bzw. farbigem Toner lsst die Druckkosten sehr schnell in die Hhe steigen, dabei reichen besonders im geschftlichen Umfeld in 95% der Flle reine schwarz/wei-Ausdrucke. Hier sollte man darauf achten, dass mglichst auf farbige Ausdrucke verzichtet wird, sofern diese nicht unbedingt bentigt werden.

Tipp 5: Alternatives Druckerzubehr

Apropos Tinte: Immer hufiger gibt es fr Drucker neben dem Originalzubehr des Druckerherstellers auch Druckerpatronen und Tonerkartuschen von Drittanbietern, welche den Originalen in Sachen Druckqualitt in nichts nachstehen. Der Preisunterschied von bis zu 70% je nach Druckertyp ist jedoch oft beachtlich. Es lohnt sich also bereits vor dem Kauf eines neuen Druckers zu prfen, ob hierfr alternatives Druckerzubehr angeboten wird, um spter unntige Kosten fr das Verbrauchsmaterial zu sparen.

Tipp 6: Digitale Kommunikation nutzen


Sowohl in der internen Kommunikation als auch im Kontakt mit Kunden sollte - wenn mglich - auf digitale Kommunikationswege zurckgegriffen werden, also beispielsweise auf E-Mail oder das Telefon. So lassen sich unntige Ausdrucke, Portokosten und Postwege einsparen. Dieses Verfahren bietet sich auch fr das Marketing, den Versand von Rechnungen und andere Korrespondenzen an.

Tipp 7: Tablets statt Papier

Gerade in Besprechungen, Meetings und Prsentationen bietet es sich berdies an, den Teilnehmern Materialien und Unterlagen ausschlielich in digitaler Form bereitzustellen und Notizen ebenso vorzunehmen – z.B. auf Tablets. Besonders das neue Surface Pro von Microsoft bietet hier Dank seines vollwertigen Windows-Betriebssystems die Mglichkeit u.a. Word, Excel und Powerpoint Dokumente lesen, bearbeiten und whrend oder nach der Prsentation direkt per E-Mail an die Teilnehmer zu versenden. Das spart zustzlich Zeit und Geld.

Das Fazit

Aus Bros sind Drucker, Faxgerte und Kopierer nicht wegzudenken. Dennoch ist es mglich, mit einigen einfach Manahmen, die Druckkosten im Unternehmen zu reduzieren, somit Geld einzusparen und letztendlich auch die Ressourcen und die Umwelt auf diesem Planeten zu schonen. Viel Erfolg!
ZUM AUTOR
ber Fritz Meier
Trensco GmbH
Fritz Meier beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit dem Thema Computer- und Drucktechnik und ist bei der Trensco GmbH im Bereich Marketing tätig. Das Unternehmen blickt auf eine lange Erfahrung im Bereich Bürobedarf und ...
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