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Kaufmnnische Unternehmensberatung Ulrich Kratz
Pressemitteilung

Ungeliebtes Facility Management in Beschaffung aktuell Ausgabe September 2006 Seite 52-54 „Ungeliebtes Facility Management“ in „Beschaffung aktuell“, Ausgabe September 2006, Seite 52-54.

(PM) , 13.12.2006 - BEITRAG DES DIENSTLEISTUNGSEINKAUFS ZUR OPTIMIERUNG DES FACILITY MANAGEMENTS Ungeliebtes Facility Management! GEFMA (Deutscher Verband fr Facility Management e.V.) definiert: „Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgnge rund um ein Gebude, ein bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschft gehrt.“ Mit dieser Aussage gliedert sich das Facility Management im Unternehmen in einen unbeliebten Randbereich ein, der fr das Unternehmen zwar lebensnotwendig, aber leider auch sehr kostenintensiv und damit schnell unbeliebt ist. Schon seit langem halten die Unternehmen immer weniger eigene Kapazitten fr das Facility Management bereit. Outsourcing mit unterschiedlicher Prgung soll den Kostenblock reduzieren und die Verantwortung hierfr verlagern. Die Beschaffung dieser Dienstleistungen fr das Facility Management ruft den Einkauf auf den Plan. Die gewnschte Qualitt und Quantitt der erforderlichen Leistungen zeitgerecht fr den Standort kostengnstig zu beschaffen, bedeuten besondere Anforderungen: Denn der Dienstleistungseinkauf hebt sich im Schwierigkeitsgrad bezglich der Anfrage- / Angebotsbearbeitung und Vertragsgestaltung sowie in der Durchfhrung von Marktuntersuchungen und -beobachtungen in starkem Mae von dem Materialeinkauf ab. Falls das Unternehmen ber qualitative Einkaufskapazitten verfgt, die diesem Beschaffungsniveau gerecht werden, ist die Annahme nicht abwegig, dass diese an anderer Stelle im Einkauf, nmlich fr die Beschaffung im Kerngeschft genutzt werden. Erhebliche Einsparpotenziale! Fehlt im eigenen Unternehmen zustzlich der engagierte „Kmmerer“ um das Facility Management, so liegt aufgrund von Erfahrungen der Verdacht nah, dass das Unternehmen hier mit berlegten Manahmen erhebliche Einsparpotenziale nutzen kann. Erfolgreiche Projektierung! Abgeschlossene Projekte zu diesem Thema belegen vorgenannte Aussagen. Nachfolgende Beschreibung soll Sie als Leser sensibilisieren, „Fremdvergaben im Facility Management“ mit grerer Aufmerksamkeit anzugehen und zu verfolgen: • Ist-Analyse der Fremdvergaben im Facility Management • Erstellung eines Optimierungskonzeptes • Umsetzung des Konzeptes Aufdeckung von Schwchen durch Ist-Analyse! Die Sichtung der einzelnen Subunternehmer-Vertrge fhrte im Wesentlichen zu einer Auflistung der beauftragten einzelnen Leistungspakete • bezogen auf die Subunternehmer • mit Ausweisung der Beschaffungsvolumina • mit Feststellung von relevanten Vertragsinhalten (Leistungsinhalt, Vertragslaufzeit, Kndigungsfrist, Preisgestaltung, Zahlungsbedingungen u. ) • mit Darstellung der Mngel und Lcken in den entsprechenden Vertrgen Der nachfolgende berblick listet die blichen Mngel und Lcken in Vertragsdokumenten auf: • Leistungsbeschreibung o fehlende Auflistung der zu wartenden Anlagen und deren Kennzeichnung o fehlende Beschreibung der Wartungsinhalte o ungenaue Angaben ber Reinigungsflchen o fehlende Angaben der Reinigungsmittel o fehlende Angaben der Leistungsintervalle o fehlerhafte Nennung der Anlagen und/oder falsche Stckzahlen • Kaufmnnische Vertragsinhalte o fehlende aktive Gestaltung der Zahlungsbedingungen o fehlende Angaben zum Abrechnungsmodus o fehlende Vertragsstrafenregelung o Anzahlungen ohne Anzahlungsbrgschaften o fehlende Angaben zum Versicherungsschutz des Auftragnehmers • Preisgestaltung o fehlende Hinweise auf Wettbewerbsangebote und Angebotsvergleich o keine Dokumentation ber Preisverhandlungen o keine Vergleiche „Ist-Preis zu Budget“ o fehlende Festpreisregelung o nicht nachvollziehbare Preisgleitungsregelungen o fehlende Definition der Preisstellung (welche Nebenleistungen sind im Preis enthalten?) o fehlende Preistransparenz (ein einziger Pauschalpreis fr eine Vielzahl von Anlagen) o keine Angaben zur Preiseinheit (Preis pro Jahr oder pro Wartungsintervall?) • Rechtliche Vertragsinhalte keine ausreichende Festlegung zu o Mngelbeseitigung o Gewhrleistung o Haftung o technische Abnahmen o auerordentlichem Kndigungsrecht • Vertragsmanagement o fehlende systematische Vertragspflege ( zu alten Vertrge kein weiterer Schriftverkehr, z. B. noch DM-Whrung oder falsche Anschrift des Subunternehmers) o Vertragsmuster des Subunternehmers mit Vertragslcken und -fehler o gleichzeitige Beauftragung der Wartungsfirma durch Auftraggeber und durch Auftragnehmer des Auftraggebers o zu viele Subunternehmer fr gleiche Gewerke o fehlende Vertragsbezugsdaten (Bestellnummer , Kostenstelle etc.) o fehlende Eintragung von Datum bei Unterschrift: Vertragsbeginn und Vertragskndigungstermin dadurch nicht eindeutig nachvollziehbar o feste Vertragslaufzeiten ber mehrere Jahre Die Grnde fr diese umfangreiche Auflistung lassen sich auf folgende Ursachen reduzieren: • Verlagerung der Verantwortung und Bearbeitung auf ein externes Facility-Management-Unternehmen • mangelnde Kontrollen durch den Kunden • ungengende grundlegende Kenntnisse und Erfahrungen im Dienstleistungseinkauf • gewachsene Strukturen mit der Konsequenz o eines fehlenden Wettbewerb durch Vernachlssigung von Marktbeobachtungen o grozgiger Akzeptanz von Preiserhhungen o ungengender Pflege der Vernderungen im Leistungsumfang o einer Vielzahl von Unternehmen, die in unterschiedlichen Gebuden am Standort mit dem gleichen Gewerk beauftragt waren o einer unbersichtlichen Struktur von Sub-Sub-Verhltnissen o Nutzung der Mustervertrge der Subunternehmer mit den Nachteilen durch  unterschiedliche Strukturen  ungengende Leistungsbeschreibungen  wesentliche Lcken im kaufmnnischen Bereich  zu lange Laufzeiten (mglichst seltene Konfrontation mit dem Thema)  Lcken in rechtlichen Fragen Ein Konzept leben! Die aufgedeckten Schwchen bei der Analyse des Ist-Zustands verdeutlichen schnell die notwendigen Grundlagen und Etappen des Konzeptes „Optimierung der Fremdvergaben im Facility Management“: 1. Optimierungseckpunkte der Subunternehmervertrge: o Kostenoptimierung o Vollstndigkeit und Transparenz o einwandfreie kaufmnnische Vertragsinhalte o eindeutige rechtliche Vertragsinhalte 2. Zielsetzung o Kndigung aller Subunternehmervertrge o Neuausschreibung aller Leistungspakete o Vergabe der Leistungspakete in einem optimalen Preis-Leistungs-Verhltnis o innerhalb von 6 Monaten 3. Vorgehensweise o Auflistung der Subunternehmervertrge mit den wesentlichen Merkmalen o Erstellung einer ABC-Analyse o Feststellung der Kndigungstermine und –fristen o Umsetzung der Kndigungen o Feststellung, Prfung und genaue Beschreibung der bisherigen Leistungspakete o Notwendigkeitsprfung der Leistungsinhalte o Zuordnung der Leistungspakete auf Gewerke (Raumlufttechnik, Sanitr etc.) o Erstellung eines Vertragsmusters o Ausschreibung o Angebotsbearbeitung o Angebotsvergleichserstellung und Festlegung von Verhandlungspartnern und Verhandlungszielen o Verhandlungen o Angebotsberarbeitung o Dokumentation „Ergebnis der Vergabeverhandlung“ mit Entscheidungsvorschlag o Vergabeentscheidung und Vergabe mit Vertragsabschluss Die aufgelisteten Schritte werden einen gebten Einkufer sicherlich nicht berraschen. Er sollte aber als Garanten fr eine erfolgreiche Projektumsetzung folgende Sachverhalte im Auge haben: • Alle Beteiligten leben aktiv in der Erstellung und Umsetzung des Konzeptes zwingend das Ziel, kurzfristig Erfolge zu erzielen, die auch langfristig ihre Wirkung zeigen. Deswegen achten die Beteiligten genau darauf, dass die einzelnen Prozessschritte anforderungs- und termingerecht eingehalten werden. • Die Dienstleistungsvertrge im Facility Management besitzen den Charakter von Werkvertrgen, da hier die erfolgreiche Erbringung eines Gewerks durch den Subunternehmer in Auftrag gegeben wird. Die genaue und detaillierte Beschreibung des jeweiligen Gewerks ist die entscheidende Grundlage fr die Qualitt des Dienstleistungsvertrages. Da hier in der Regel schwerwiegende Defizite festgestellt werden, gilt es hier, durch eine akribische Vorarbeit ein solides Leistungs- und Datengerst zu schaffen, das die Basis fr Zielereichungen gibt: Welche Anlage mit welchen Anlagenteilen wird wie, in welchem Umfang, auf welchem Qualittsniveau, wann und wie oft im Jahr gewartet? Da die Unterhaltsreinigung hufig den wesentlichsten Prozentsatz im Beschaffungsvolumen des Facility Managements ausmacht, gilt hier besonderes Augenmerk: o Einteilung in Raumarten (Bro, Flur, Sanitr, Teekche etc.) o Definition der Reinigungsanforderung (Qualitt und Intervall) pro Raumart o Schaffung von unterschiedlichen Leistungsniveaus pro Raumart (z. B. fr Bro Geschftsleitung, Bro fr Mitarbeiter mit Geschftspartnerkontakt, Bro fr Mitarbeiter ohne Geschftspartnerkontakt) o Erstellung eines Raumbuchs • Wichtig ist die Bereitschaft, qualitative und quantitative Kapazitten zur Zielereichung einzusetzen, falls notwendig durch Zukauf von zustzlichen Kapazitten in Form von Beratung und Untersttzung bei der Umsetzung. • Eine ABC-Analyse legt den Grundstein fr die richtige Gewichtung in der Bearbeitung: o A-Gruppe: Einholung von 5 Angeboten o B-Gruppe: Einholung von 3 Angeboten o C-Gruppe: Einholung von mglichst zwei Angeboten • Die Entscheidung, alle Subunternehmervertrge zum nchst mglichen Termin zu kndigen und deren Leistungsinhalte neu auszuschreiben, sprengt alte Strukturen und lst das gewnschte Wettbewerbsverhalten aus. • Die Anfragen erfolgen wegen des Synergieeffektes auf die einzelnen Gewerke konzentriert (z. B.: Raumlufttechnik, Heizung und Sanitr). • Den Anfragen liegen vorgefertigte Tabellen bei, in die pro Position die Einheitspreise vom Anbieter einzutragen sind. Damit ist eine in die Tiefe gehende Preistransparenz gewhrleistet. Auerdem liegt der Text des Vertragsmusters bei. Auf diese Weise soll erreicht werden, nur anfragegerechte Offerten fr einen aussagefhigen Angebotsvergleich zu erhalten. Den Schwierigkeiten trotzen! Vorgenannte Prmissen mgen beim Leser den Eindruck erwecken, dass diese Vorgehensweise doch selbstverstndlich und einfach sei. Der Teufel steckt jedoch im Detail: Immer wieder gilt es, Informationen zu suchen, zuzuordnen und zu strukturieren, Klrungsgesprche mit den Anbietern zu fhren, regelwidriges Verhalten (z. B. nicht anfragegerechte Angebote) zu verwerfen und Verhandlungsziele festzusetzen. Erfolg auf Dauer! Doch der Input lohnt sich in der Regel. Projekte sind bekannt, die die jhrlichen Beschaffungsvolumina knapp ber 50 % reduzieren: und dies jedes Jahr und ohne wesentliche Leistungsminderung! Dieser Erfolg rechtfertigt den hierfr erforderlichen Aufwand in jeder Weise. Wo ist der Haken? Immer wieder gilt es, nachstehende exemplarische Aussagen zu entkrften: • „Eine solche Einsparung muss mit erheblichen Qualittsverlusten einhergehen!“ Stichprobenartige Nachfragen belegen: die Qualitt ist meistens wegen der effektiveren Leistungserbringung und der hheren Professionalitt in der Fhrung leicht gestiegen. • „In unserem Unternehmen wird das Facility Management professionell gehandhabt!“ Wirklich? Umorganisation bringen oft genug die Wahrheit ans Licht, das es lohnt, das neue Aufgabengebiet auf den Prfstand zu heben. Wer gesteht sich und den anderen denn schon ein, dass sein Bereich wesentliches Verbesserungspotenzial verbirgt, wenn er schon lngere Zeit hierfr die Verantwortung trgt? • „Wir haben soviel zu tun, fr diese Untersuchung haben wir keine Kapazitten!“ Sie als Leser werden womglich im Arbeitsalltag schon mit vielen Projekten zustzlich zum Tagesgeschft konfrontiert. Setzen Sie „Dienstleistungseinkauf im Facility Management“ doch einfach auf die „Offene-Punkte-Liste“. Ein beantragtes Budget hilft nach Genehmigung, dieses attraktive Projekt anzugehen. • „Wir haben unser Facility Management outgesourct. Uns trifft dieses Problem nicht.“ Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Lassen Sie sich doch von der Qualitt der Anfrage und des Angebotsvergleichs Ihres Subunternehmers zum Beispiel fr die Unterhaltsreinigung berzeugen. Ausblick! Wer rastet, der rostet! Nur eine weitere Verfolgung des Projektes sichert nachhaltig und zuknftig den Erfolg im Unternehmen. Auf keinen Fall darf die zeitnahe und genaue Datenpflege im Facility Management unterschtzt werden. Je nach Gre des Unternehmens ndern sich im Facility Management mehr oder weniger hufig bedeutende Daten, die auch ihren Einfluss auf die Preisgestaltung in den betroffenen Subunternehmervertrgen ausben. Wer diese nicht nachvollzieht, luft Gefahr, viel Geld zu verschenken und seine erarbeitete Vertrags- und Datentransparenz wieder zu verlieren. Mut zahlt sich aus! Wenn dieser Artikel Sie als betroffenen Leser ermuntert, das Thema „Dienstleistungseinkauf im Facility Management“ positiv aufzugreifen, hat der Autor sein Ziel erreicht und wnscht Ihnen viel Erfolg und gutes Gelingen. Am Ende soll stehen: Geliebtes Facility Management! gez. Ulrich Kratz
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