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Kaufmnnische Unternehmensberatung Ulrich Kratz
Pressemitteilung

Erfolgreiche Vertragsarbeit im Einkauf in „Wirtschaft und Kammer“ der Industrie- und Handelskammer zu Essen, Heft März 1991, Seite 194 – 196.

(PM) , 18.12.2006 - ERFOLGREICHE VERTRAGSARBEIT IM EINKAUF Der Einkauf eines Unternehmens sieht sich in der heutigen Zeit bei der Ausbung seiner Beschaffungsttigkeit Problemen ausgesetzt, die ihm vor einigen Jahren noch fremd waren. Haben Sie schon einmal einen Arbeitnehmerberlassungsvertrag - je nach Unternehmensorganisation liegt die Verantwortung hierfr im Einkauf - bearbeitet? Auch die Entsorgung von jeglichen Abfallstoffen obliegt definitionsgem dem Einkauf. Eine unsachgeme vertragliche Bearbeitung beider Sachgebiete kann fatale Folgen fr das Unternehmen und die eigene Person haben. Sind doch in der Hhe nicht unbedeutende Bugeldbescheide bei Ordnungswidrigkeiten, die schneller eintreten knnen als es sich ahnen lsst, mglich. Der technische Fortschritt unserer Zeit mit seinen weit reichenden Mglichkeiten versetzt jedermann in Erstaunen. Diese Innovationen fordern den Einkauf zu immer grerer Leistungsfhigkeit auf. Wenn Sie auf dem Gebiet der Datenverarbeitung Hard- oder Software Ihrem Unternehmen zur Verfgung gestellt haben, kennen Sie die Schwierigkeiten bei der Absicherung und Formulierung der einzelnen Rechte und Pflichten der Vertragsparteien im Auftragsschreiben. Als letztes Beispiel sei die zunehmend qualittssichernde Perspektive bei der Beschaffung von verschiedenen Materialien genannt. Der Einfluss dieses Kriteriums gewinnt fr Beschaffungsvorgnge an Bedeutung, da die eingekauften Materialien die Qualitt eigener Produkte mitbestimmen und somit integrierte Bestandteile der Produkthaftung sind. Vorgenannte Beispiele beweisen, dass die Anforderungen an die Vertragsgestaltung des Einkaufs durch eine enorme Umfeldvernderung in gleichem Mae gestiegen sind und weiter steigen werden. Vor allem schnelllebige Vernderungen in dem eigenen Unternehmen, auf den Beschaffungsmrkten, bei den zu beschaffenden Produkten und nicht zuletzt auf dem Gebiet der Rechtsprechung zwingen den Einkauf zu strategischen Aktionen, um mit vernnftigem Personaleinsatz dem Unternehmen eine optimale Ver- und Entsorgung gewhrleisten zu knnen. Hier wird der Ruf nach der Planung und Organisation von Hilfsmitteln laut, um durch konzentrierten Einsatz von Hilfsmitteln und Instrumenten vorhandene Kapazitten im Einkauf optimal nutzen zu knnen. Die Vertragsarbeit soll die Erstellung des gesamten Schriftverkehrs im Einkauf, der der • Vertragsvorbereitung • Vertragsgestaltung • Vertragsabwicklung dient, abdecken. Das vollzieht sich beispielsweise in den Stufen • Anfrageschreiben • Antwortschreiben zu Angeboten • Verhandlungsprotokolle mit zugehrigen Auftragserteilungen / Absagen • Bestellschreiben • Geltendmachung von Ansprchen aus Vertrgen • Terminsicherung • Mngelrgen whrend der Erfllungszeit / Gewhrleistungszeit Die Bedeutung, die der Vertragsarbeit zukommt, ist offensichtlich. Zum einen sollen die Ergebnisse der Einkaufsverhandlungen intern und extern durch Dokumentation und Unterschrift rechtsverbindlich festgehalten werden. Zum anderen sollen die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien so eindeutig und vollstndig im Auftragsschreiben abgehandelt werden, dass Schaden vom eigenen Unternehmen whrend der Vertragsabwicklung ferngehalten wird. Es gilt also, eine starke Position fr das Unternehmen herauszuarbeiten. Nachdem wir nun die erhebliche Bedeutung der Vertragsarbeit fr das Unternehmen erkannt haben, wenden wir uns deren Aufbau zu. Zunchst sind fr uns die die Vertragsgestaltung beeinflussenden Elemente wichtig. Das grundlegende Element, das in jeden Vertrag einfliet, ist unser Recht. Zumindest gilt das grundstzlich bei inlndischen Vertragsparteien. In der Regel sind die Gesetze einkuferfreundlich, so dass das eigene Unternehmen im Groen und Ganzen damit gut abgesichert ist. Das zweite Instrument sind die Einkaufsbedingungen des Unternehmens. Vielfach werden hier Sachverhalte fr den Einkauf bereinstimmend mit dem Gesetz geregelt. Als Beispiel seien Aussagen zur "Gewhrleistung" oder "Haftung" angefhrt. Bessere Konditionen Bestimmte Aussagen der Einkaufsbedingungen sollen jedoch im Vergleich zum Gesetzbuch bessere Konditionen ermglichen. Ein berziehen dieser Flle luft allerdings Gefahr, dass die Einkaufsbedingungen zumindest teilweise rechtsungltig werden oder gegenber dem Lieferanten nicht durchsetzbar sind. Die Fristenregelung fr Mngelrgen oder die Ausweitung der Gewhrleistungsdauer lassen sich als hufige vom Gesetz abweichende Einkaufsbedingungen nennen. Die Texte, die zur Gestaltung des tglichen vertraglichen Schriftverkehrs im Einkauf gehren, bilden das dritte Element der Vertragsarbeit. Gesetzliche Regelungen und Einkaufsbedingungen werden durch diese Texte ergnzt oder verndert. In routinemigen Bearbeitungen verwendet der Einkufer solche Formulierungen in Anfragen, einfachen Bestellschreiben, komplexen Vertrgen und Schreiben. Gerade fr dieses dritte Element lohnt sich eine systematische Planung und Organisation, um eine schnelle, sichere und kostengnstige Abwicklung des gesamten vertraglichen Schriftverkehrs gewhrleisten zu knnen. Textbausteine fr Bestellungen und Anfragen Das Unternehmen legt Instrumente und Hilfsmittel fest, die den Einkaufsbearbeitern die Vertragsarbeit unter Bercksichtigung der aufgefhrten Ziele erleichtern sollen. In der nachfolgenden Betrachtung gehen wir nher auf diese Anweisung fr die Erstellung von Textbausteinen fr Bestellungen, Anfragen etc. ein. Textbausteine sind in der Datenverarbeitung gespeicherte Textformulierungen, die rechtlich, kaufmnnisch und technisch geprft und in kombinationsfhigen Einheiten abgefasst sind. Der Textinhalt hat folgende Anforderungen zu erfllen: • Vollstndigkeit: Die Formulierungen beinhalten alle Festlegungen, Aussagen und Informationen, die weitergegeben werden sollen. • Klarheit: Die Textpassagen sind verstndlich und knapp formuliert. • Eindeutigkeit: Die formulierten Einheiten sind frei von Widersprchen. Hierzu gehrt auch die Nutzung von gleichen Termini (z. B. generell durchgngige Verwendung der Begriffe „Besteller“ und „Auftragnehmer“). Die Sammlung von Textbausteinen erfolgt durch Zerlegung von Vertrgen und hnlich komplexen Schriften in optimale Einheiten, die • gro genug sind, dass sie fr sich eine sinnvolle Aussage treffen, • klein genug sind, dass sie in Kombinationen mir den brigen Textbausteinen mglichst alle Aussagevarianten zulassen, • nach vorstehenden Gesichtspunkten berprft wurden. Die Vielzahl der so entstandenen Texteinheiten stellt anfangs ein ungeordnetes Gebilde dar. Unsere Aufgabe besteht nun darin, ein logisches System in Form einer Gliederung in die Textbausteine zu bringen und sie in einem Katalog zusammenzufhren. Diese Gliederung entspricht zum einen dem Aufbau der Einkaufsbedingungen und deckt zum anderen die Themen ab, die blicherweise in komplexen Einkaufsvertrgen behandelt werden. Bevor die Textbausteine entsprechend einer erteilten Nummer in den Katalog einflieen knnen, ist darauf zu achten, dass der Aufbau der einzelnen Textpassagen (z. B. optische Darstellung von Haupt- und Unterberschriften) einer vorgegebenen Richtlinie folgt. Dies erleichtert die sptere Kombinationsfhigkeit der formulierten Elemente. Ein auf diese Weise erstellter Textbausteinkatalog kann leicht einige hundert Textbausteine umfassen. Wir mssen uns vor Augen fhren, dass damit eine umfangreiche Palette von Beschaffungsvorgngen bearbeitet werden kann. So gibt es beispielsweise Bausteine, die nur bei Vergabe von Bauleistungen oder bei Bestellungen von Hard- und Software verwendet werden knnen. Das bedeutet, dass der einzelne Einkufer, der ja nur bestimmte Materialien und/oder Leistungen einkauft, nicht den gesamten Textbausteinkatalog heranziehen wird. Vielmehr bildet er sich aus dem „Textbausteinpool" einen Teilkatalog, der mit relativ wenigen Textpassagen auskommt, um das Sachgebiet des Einkufers abzudecken. Die Auswahl dieses Teilkatalogs gewhrleistet in seiner Handhabung die Vollstndigkeit, Klarheit und Eindeutigkeit von Vertrgen und anderen Schriftstcken. Sie werden hier anfhren, dass das Textbausteinsystem zur Vertragserstellung keine Neuheit ist. Sicherlich nicht! Denn jeder, der sein Sachgebiet rationell bearbeiten will, wird sich solch ein System ausdenken, nur mit dem Nachteil, dass es nicht zu dem hnlichen System passt, das sich sein Einkaufskollege ausgedacht hat, da z. B. unterschiedliche Termini keine Kombinationen zwischen den beiden Systemen zulassen. Instrumente und Hilfsmittel zur Vertragsarbeit Neu ist aber mglicherweise die Realisierung der Instrumente und Hilfsmittel zur Vertragsarbeit durch eine zentrale Bearbeitungsstelle im Einkauf. Ein Mitarbeiter/Arbeitskreis identifiziert sich mit den gesteckten Zielen und zeigt sich fr die Erstellung des Textbausteinkatalogs und der Einkaufsbedingungen einerseits und fr die damit verbundenen Schulungen im gesamten Einkauf andererseits verantwortlich. Der Textbausteinkatalog stellt ein „lebendes Werk“ dar. Immer wieder veranlassen Vernderungen im politischen, technischen und rechtlichen Umfeld sowie von in- und externen Bezeichnungen Umformulierungen, Streichungen und Ergnzungen von Textbausteinen einschlielich der Einkaufsbedingungen. Es besteht die Gefahr, dass dieser Pflegedienst nicht gengend Beachtung findet. Die Folge, dass der mhevoll erarbeitete Textbausteinkatalog bald veraltet ist, wrde dem Einkauf zwangslufig zuknftig wieder die zeitaufwendige Aufgabe stellen, das System vom Ursprung her neu zu gestalten. In die Organisation sind die Schnittstellen zu anderen Bereichen des Unternehmens einzubeziehen. Als Beispiel sei die Datenverarbeitung genannt. Ein optimales Ergebnis der Vertragsarbeit lsst sich nur erreichen, wenn Erstellung und Aufbau der Vertragstexte und deren Programmierung im Einklang erfolgt. Weitere Schnittstellen knnen die Rechtsabteilung oder die verkehrswirtschaftliche Abteilung sein, die ihre Erfahrungen bei der Prfung der Textbausteine einflieen lassen knnen. Sie, als Leser werden, vor allem, wenn Sie einem mittelstndischen oder kleinen Unternehmen angehren, mit Recht darauf verweisen, dass sie gar nicht entsprechende Kapazitt und das umfangreiche Knowhow aufbringen knnen, um ohne entsprechende Erfahrung die umfassende Palette des vorgenannten Textbausteinsystems abdecken zu knnen. Das trifft vor allem fr die Vertrge zu, deren Bearbeitung in Ihrem Unternehmen nur sehr selten anfllt. Sie werden fragen, an wen Sie sich wenden knnen, um Hilfe bei der Lsung Ihrer Probleme zu finden. Sicherlich werden Sie innerbetrieblich nur schwer die erwarteten Hinweise erhalten. Daher sei Ihre Aufmerksamkeit auf Kammern und Verbnde gerichtet. Expertenwissen eine wertvolle Hilfe Expertenwissen, das Ihnen durch die Kammern und Verbnde in Form von Vortrgen, Seminaren sowie Hinweisen zur Fachliteratur nher gebracht wird, ist Ihnen bei der Bewltigung Ihrer Vertragsarbeit und hnlicher Themen eine wertvolle Hilfe. Das Recht der Allgemeinen Geschftsbedingungen zwingt uns bei der Handhabung des Textbausteinsystems zur Vorsicht. 305 BGB gibt die Begriffsbestimmung wieder: "Allgemeine Geschftsbedingungen sind alle fr eine Vielzahl von Vertrgen vorformulierten Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei bei Abschluss eines Vertrages stellt. Gleichgltig ist, ob die Bestimmungen einen uerlich gesonderten Bestandteil des Vertrages bilden oder in die Vertragsurkunde selbst aufgenommen werden, welchen Umfang sie haben, in welcher Schriftart sie verfasst sind und welche Form der Vertrag hat." Das bedeutet, dass immer wiederkehrende Formulierungen in Vertrgen den Allgemeinen Geschftsbedingungen zugerechnet werden knnen. Ist dies der Fall, so kann 307 BGB Sie in Bedrngnis bringen: "Bestimmungen in Allgemeinen Geschftsbedingungen sind unwirksam, wenn sie den Vertragspartner des Verwenders entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen." Fr eine Vielzahl von Vertragsbedingungen ist davon auszugehen, dass sich die Rechtsprechung gegen die Mglichkeiten der modernen Technik, vorformulierte gespeicherte Texte sinnvoll kombinieren zu knnen, nicht wehren wird. Um jedoch sicher zu gehen, dass wirklich alle Bestellkonditionen wirksam werden, empfiehlt sich - vor allem bei entscheidenden Beschaffungsvorgngen - zumindest die Verhandlung der kritischen Vertragsbedingungen (Verhandlungsprotokoll) mit anschlieender Unterschrift beider Vertragsparteien. Verhandlungsprotokoll Zum Schluss soll - unter Bercksichtigung der vorgenannten Einschrnkungen - auf die wesentlichen Vorteile des vor beschriebenen Textbausteinsystems eingegangen werden: Das System versetzt den Einkufer in die Lage, seinen vertraglichen Schriftverkehr anforderungsgerecht hinsichtlich der rechtlichen, kaufmnnischen und technischen Bedingungen zu erstellen. Zum einen ist der qualitative Aspekt gewhrleistet, dass sowohl die vertraglichen Schreiben als auch die dort formulierten Passagen im Inhalt und im Aufbau vollstndig, klar und eindeutig bearbeitet sind. Zum anderen erfllt der Einkufer diese Anforderungen, da ihm die vorformulierten und geprften Texte eigene Textgestaltungen weitgehendst ersparen, in krzester Bearbeitungszeit: Zeit, die er fr Verhandlungen um gnstigere Konditionen fr das Unternehmen besser nutzen kann. get. Ulrich Kratz
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