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Kaufmnnische Unternehmensberatung Ulrich Kratz
Pressemitteilung

Der erste Schritt zum virtuellen Einkauf – Beispiel Babcock: Beschaffung über Warenkörbe in Beschaffung aktuell, Ausgabe Juli 1996, Seite 22 – 24.

(PM) , 18.12.2006 - Der erste Schritt zum virtuellen Einkauf Business Reengineering und Total Quality Management fordern auch von den Einkaufsabteilungen, dass sie sich und ihre Leistungen mehr denn je an den Wnschen ihrer Kunden ausrichten. Das bedeutet einerseits, dass Produkte und Dienstleistungen, die in die unternehmenseigene Fertigung einflieen, kostengnstig und termingerecht beschafft werden, andererseits gilt es aber auch, die interne Kundschaft, also die Bedarfstrger von Gemeinkostenmaterialien bzw. Investitionsgtern zu deren Zufriedenheit zu bedienen. Auch hier verlangt der Kunde eine kostengnstige und prompte Beschaffung, die nicht allein durch Marktgegebenheiten, sondern auch - und zwar im Wesentlichen - durch innerbetriebliche Abwicklungsprozesse beeinflusst wird. Der Einkauf der Babcock Dienstleistungs-GmbH ist fr die Beschaffung der Gemeinkostenmaterialien und Investitionsgter (ca. 20.000 Bestellpositionen pro Jahr) der einzelnen Babcock-Gesellschaften am Standort Oberhausen zustndig. Dieser interne Bedarf rief wegen der zahlreichen Genehmigungsinstanzen und des relativ komplizierten Bestellsystems (ausgerichtet fr die andersartigen Bestellungen von Produktionsmaterialien) nur die Unzufriedenheit der Bedarfstrger hervor. Einerseits war die Zeit zwischen Entstehung des Bedarfs bis zu dessen Befriedigung zu lang; andererseits wurde das optimale Preisniveau zu schlecht genutzt. Viele Genehmigungsinstanzen Eine Untersuchung verdeutlichte, dass eine Bedarfsanforderung, gleichgltig, ob beispielsweise fr ein Buch mit geringem Bestellwert oder fr ein Investitionsgut mit einem Wert in Millionenhhe, den gleichen Genehmigungsweg durchluft. Wegen der Vielzahl der Genehmigungsinstanzen war es nicht verwunderlich, dass es mindestens zwei Wochen dauerte, bis die Bedarfsanforderung vom Bedarfstrger in den Einkauf gelangte bzw. 6 - 8 Wochen bis die Lieferung erfolgte. Bemerkenswert ist die Tatsache, dass Bedarfsmeldungen fr Investitionsgter von den Genehmigungsinstanzen nie abgelehnt wurden, da sie im Vorfeld durch einen "Investitionsantrag" sowieso schon befrwortet wurden. Bedarfe mit relativ geringen Anschaffungswerten wurden auch nicht blockiert, da die einzelnen Genehmigungsabteilungen bei der Flle der Meldungen nicht mehr nachvollziehen konnten, ob das genehmigte Budget einer Kostenstelle erschpft ist oder nicht, zumal diese Kontrolle dem KostensteIlenverantwortlichen obliegt. Somit entstanden unntige Bearbeitungszeiten mit entsprechend hohen Kosten. Nachteilhaft zeigte sich auch die Tatsache, dass das zur Erstellung von Materialanforderungen notwendige Altsystem „Basis" durch SAP abgelst werden sollte. Fr die Meldung von auftragsbezogenen Bedarfen reichte die vorhandene Anzahl der SAP-Anwendungen an den einzelnen Arbeitspltzen aus. Wren die Bedarfsmeldungen fr Gemeinkostenmaterial und Investitionsgter auch mit SAP bearbeitet worden, so htte eine Vielzahl von Arbeitspltzen zustzlich mit SAP ausgerstet werden und entsprechendes Personal systemgerecht geschult werden mssen. Eingefahrene Gleise verlassen Im Mai 1994 wurde dann nach einer kostengnstigen Lsung fr die Beschaffung von Gemeinkostenmaterial und Investitionsgtern gesucht, die vor allem mit einfachen und transparenten Systemen ber kurze Abwicklungsprozesse verfgt. Die Anstze von Dr. Peter Friedrich (Geschftsfhrer der Babcock Dienstleistungs-GmbH) "Prozesse vereinfachen heit eingefahrene Gleise verlassen" und "Was nicht mit Notes geht, ist zu kompliziert" fhrten schnell zu der Idee "Beschaffung mittels Warenkrbe mit Notes" . Voraussetzung fr die neue Konzeption war die Tatsache, dass der Babcock-Konzern mit steigender Tendenz ber 4000 miteinander vernetzten PC mit Notes-Software (davon ca. 1950 allein in Oberhausen) im Einsatz hat. Somit waren gengend Bedarfstrger in der Lage. das neue Bestellsystem mit Notes bedienen zu knnen. In einem Pilotprojekt entwickelte die Babcock Dienstleistungs-GmbH das automatisierte Beschaffungssystem fr PC-Bedarf ber Notes auf Basis eines Warenkorbes. Als Partner diente auf der Lieferantenseite die Compunet GmbH in Essen, die Babcock schon jahrelang mit PC-Gerten und -Artikeln beliefert. Einkauf und Lieferant verhandeln und vereinbaren: 1. Rahmenvertrag (eventuell Konzernrahmenvertrag), der die kaufmnnischen und rechtlichen Angelegenheiten wie PreissteIlung, Zahlungsbedingungen, Rabatte, Gewhrleistung u. . regelt 2. Vereinbarung ber die automatisierte Bestellabwicklung ber Notes als Anhang zum Rahmenvertrag 3. Inhalt des Warenkorbes: a) Gemeinsam mit Compunet GmbH listete der Einkauf die PC-Gerte bzw. Artikel (ca. 80) auf, die in der Vergangenheit wiederholt beschafft werden mussten, und sorgte fr eine eindeutige Produktbeschreibung. Der „Arbeitskreis PC-Standards" bei Babcock berprfte diese Aufstellung, so dass nur solche Gerte und Artikel erfasst sind, die in die "PC-Landschaft" von Babcock vom Standard und von der Technik her passen b) Die vom Einkauf bereits vorher durchgefhrte Marktuntersuchung fr PC-Bedarf wurde dahingehend genutzt, jedem Artikel der Produktzusammenstellung den Nettopreis und die Lieferzeit in Kalendertagen zuzuordnen. Der somit entstandene Warenkorb wurde in einer Datenbank in Notes hinterlegt und an Compunet GmbH in Essen, die ebenfalls ber Notes verfgt, repliziert. 4. Genaue Festlegung bezglich der Pflege des Warenkorbes (Fristen fr nderungen, befugte Mitarbeiter, formeller Ablauf der nderungen) Parallel zur Festlegung des Warenkorbes wurde in Notes ein Bestellsystem programmiert, das ber den Einkauf hinaus die Bereiche "Rechnungsprfung" und "Buchhaltung" erfasst. Prozesse vereinfachen Der einfache neue Abwicklungsprozess bewirkte, dass die Lieferzeit (gerechnet vom Entstehen des Bedarfs bis zur Auslieferung) von 6 - 8 Wochen auf 8 - 10 Tage reduziert werden konnte. Das Pilotprojekt wurde innerhalb eines halben Jahres abgeschlossen, wobei erwhnenswert scheint, dass erst mit Beginn des Projektes diesbezglich Notes-Erfahrungen gesammelt wurden. In der Zwischenzeit wurden weitere Warenkrbe fr Broartikel, Brombel sowie ein „Allgemeiner Warenkorb" (fr allgemeine Bestellungen, zu denen kein konkreter, spezifischer Warenkorb existiert) entwickelt und zum Einsatz gebracht. Kurz vor der Fertigstellung ist der Warenkorb "Mietkopierer" und "Arbeitsschutzartikel". Weitere Warenkrbe sind angedacht. Die Vorteile des neuen Beschaffungssystems sind vielfltiger Art. Besonders erwhnenswert ist wohl die Tatsache, dass das entwickelte papierlose Verfahren auch die Zustimmung des Wirtschaftsprfers fand, der dieses Bestellsystem zertifiziert hat. Den Vorteil des "Beschaffungssystems ber Warenkrbe mit Notes" in Form von Kosteneinsparungen zu quantifizieren, ist zurzeit nur bedingt mglich. Entscheidend ist, dass relativ viele Organisationseinheiten (Einkauf, Wareneingang, Rechnungsprfung und einige mehr) zeitmig entlastet werden. Allein der Ansatz, dass fr ca. 20.000 Bestellpositionen pro Jahr (das bedeutet ca. 13.500 Bestellungen) der Ausdruck, die Verteilung und Archivierung in mindestens drei Organisationseinheiten (Einkauf, Rechnungsprfung, Bedarfstrger) entfallen, lsst ahnen, dass erhebliche Kosten im Unternehmen eingespart werden knnen. Insgesamt lassen sich die Kosten in der Verwaltung bei Babcock um zwei Millionen DM reduzieren. Das Problem, dass das Beschaffungssystem nur dann funktionieren kann, wenn der Lieferant ber Notes verfgt, stellte sich in der Praxis nicht. Die Grundvoraussetzungen, dass der entsprechende Geschftspartner ber mindestens einen PC (486) und eine Notes-Lizenz verfgt sowie ber Netz bzw. Modem mit Babcock kommunizieren kann, lieen sich mit geringen Mitteln (ca. 1000 DM fr Software und Modem) realisieren. Das Lieferantenpersonal konnte wegen der einfachen Handhabung des Systems schnell (ca. 2 Stunden) geschult werden. Das neue Bestellsystem soll aus heutiger Sicht im Babcock-Konzern der erste Schritt hin zum „virtuellen Einkauf“ bedeuten. Was spricht dagegen, dass die ca. 50 regional in Deutschland verbreiteten Einkaufsabteilungen der einzelnen Konzerngesellschaften je nach Qualifikation ihre Warenkrbe in das Notes-Netz von Babcock einbringen, die jeder einzelne Bedarfstrger im Konzern nach seinen Bedrfnissen nutzen kann? Der hieraus resultierende Nutzen wegen des Synergieeffektes und wegen weiterer Kosteneinsparungen wrde ein weiterer Meilenstein in der Entwicklung des Beschaffungswesens bedeuten. gez. Ulrich Kratz
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