Pressemitteilung, 13.12.2006 - 16:04 Uhr
Perspektive Mittelstand
Ungeliebtes Facility Management in Beschaffung aktuell Ausgabe September 2006 Seite 52-54 „Ungeliebtes Facility Management“ in „Beschaffung aktuell“, Ausgabe September 2006, Seite 52-54.
(PM) , 13.12.2006 - BEITRAG DES DIENSTLEISTUNGSEINKAUFS ZUR OPTIMIERUNG DES FACILITY MANAGEMENTSUngeliebtes Facility Management!GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management e.V.) definiert: „Facility Management ist die Betrachtung, Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört.“Mit dieser Aussage gliedert sich das Facility Management im Unternehmen in einen unbeliebten Randbereich ein, der für das Unternehmen zwar lebensnotwendig, aber leider auch sehr kostenintensiv und damit schnell unbeliebt ist.Schon seit langem halten die Unternehmen immer weniger eigene Kapazitäten für das Facility Management bereit. Outsourcing mit unterschiedlicher Prägung soll den Kostenblock reduzieren und die Verantwortung hierfür verlagern.Die Beschaffung dieser Dienstleistungen für das Facility Management ruft den Einkauf auf den Plan. Die gewünschte Qualität und Quantität der erforderlichen Leistungen zeitgerecht für den Standort kostengünstig zu beschaffen, bedeuten besondere Anforderungen: Denn der Dienstleistungseinkauf hebt sich im Schwierigkeitsgrad bezüglich der Anfrage- / Angebotsbearbeitung und Vertragsgestaltung sowie in der Durchführung von Marktuntersuchungen und -beobachtungen in starkem Maße von dem Materialeinkauf ab.Falls das Unternehmen über qualitative Einkaufskapazitäten verfügt, die diesem Beschaffungsniveau gerecht werden, ist die Annahme nicht abwegig, dass diese an anderer Stelle im Einkauf, nämlich für die Beschaffung im Kerngeschäft genutzt werden.Erhebliche Einsparpotenziale!Fehlt im eigenen Unternehmen zusätzlich der engagierte „Kümmerer“ um das Facility Management, so liegt aufgrund von Erfahrungen der Verdacht nah, dass das Unternehmen hier mit überlegten Maßnahmen erhebliche Einsparpotenziale nutzen kann.Erfolgreiche Projektierung!Abgeschlossene Projekte zu diesem Thema belegen vorgenannte Aussagen.Nachfolgende Beschreibung soll Sie als Leser sensibilisieren, „Fremdvergaben im Facility Management“ mit größerer Aufmerksamkeit anzugehen und zu verfolgen:•Ist-Analyse der Fremdvergaben im Facility Management•Erstellung eines Optimierungskonzeptes•Umsetzung des KonzeptesAufdeckung von Schwächen durch Ist-Analyse!Die Sichtung der einzelnen Subunternehmer-Verträge führte im Wesentlichen zu einer Auflistung der beauftragten einzelnen Leistungspakete•bezogen auf die Subunternehmer•mit Ausweisung der Beschaffungsvolumina•mit Feststellung von relevanten Vertragsinhalten (Leistungsinhalt, Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist, Preisgestaltung, Zahlungsbedingungen u. ä)•mit Darstellung der Mängel und Lücken in den entsprechenden VerträgenDer nachfolgende Überblick listet die üblichen Mängel und Lücken in Vertragsdokumenten auf:•Leistungsbeschreibungofehlende Auflistung der zu wartenden Anlagen und deren Kennzeichnungofehlende Beschreibung der Wartungsinhalteoungenaue Angaben über Reinigungsflächenofehlende Angaben der Reinigungsmittelofehlende Angaben der Leistungsintervalleofehlerhafte Nennung der Anlagen und/oder falsche Stückzahlen•Kaufmännische Vertragsinhalteofehlende aktive Gestaltung der Zahlungsbedingungenofehlende Angaben zum Abrechnungsmodusofehlende VertragsstrafenregelungoAnzahlungen ohne Anzahlungsbürgschaftenofehlende Angaben zum Versicherungsschutz des Auftragnehmers•Preisgestaltungofehlende Hinweise auf Wettbewerbsangebote und Angebotsvergleichokeine Dokumentation über Preisverhandlungenokeine Vergleiche „Ist-Preis zu Budget“ofehlende Festpreisregelungonicht nachvollziehbare Preisgleitungsregelungenofehlende Definition der Preisstellung (welche Nebenleistungen sind im Preis enthalten?)ofehlende Preistransparenz (ein einziger Pauschalpreis für eine Vielzahl von Anlagen)okeine Angaben zur Preiseinheit (Preis pro Jahr oder pro Wartungsintervall?)•Rechtliche Vertragsinhaltekeine ausreichende Festlegung zuoMängelbeseitigungoGewährleistungoHaftungotechnische Abnahmenoaußerordentlichem Kündigungsrecht•Vertragsmanagementofehlende systematische Vertragspflege ( zu alten Verträge kein weiterer Schriftverkehr, z. B. noch DM-Währung oder falsche Anschrift des Subunternehmers)oVertragsmuster des Subunternehmers mit Vertragslücken und -fehlerogleichzeitige Beauftragung der Wartungsfirma durch Auftraggeber und durch Auftragnehmer des Auftraggebersozu viele Subunternehmer für gleiche Gewerkeofehlende Vertragsbezugsdaten (Bestellnummer , Kostenstelle etc.)ofehlende Eintragung von Datum bei Unterschrift: Vertragsbeginn und Vertragskündigungstermin dadurch nicht eindeutig nachvollziehbarofeste Vertragslaufzeiten über mehrere JahreDie Gründe für diese umfangreiche Auflistung lassen sich auf folgende Ursachen reduzieren:•Verlagerung der Verantwortung und Bearbeitung auf ein externes Facility-Management-Unternehmen•mangelnde Kontrollen durch den Kunden•ungenügende grundlegende Kenntnisse und Erfahrungen im Dienstleistungseinkauf•gewachsene Strukturen mit der Konsequenzoeines fehlenden Wettbewerb durch Vernachlässigung von Marktbeobachtungenogroßzügiger Akzeptanz von Preiserhöhungenoungenügender Pflege der Veränderungen im Leistungsumfangoeiner Vielzahl von Unternehmen, die in unterschiedlichen Gebäuden am Standort mit dem gleichen Gewerk beauftragt warenoeiner unübersichtlichen Struktur von Sub-Sub-VerhältnissenoNutzung der Musterverträge der Subunternehmer mit den Nachteilen durchunterschiedliche Strukturenungenügende Leistungsbeschreibungenwesentliche Lücken im kaufmännischen Bereichzu lange Laufzeiten (möglichst seltene Konfrontation mit dem Thema)Lücken in rechtlichen FragenEin Konzept leben!Die aufgedeckten Schwächen bei der Analyse des Ist-Zustands verdeutlichen schnell die notwendigen Grundlagen und Etappen des Konzeptes „Optimierung der Fremdvergaben im Facility Management“:1.Optimierungseckpunkte der Subunternehmerverträge:oKostenoptimierungoVollständigkeit und Transparenzoeinwandfreie kaufmännische Vertragsinhalteoeindeutige rechtliche Vertragsinhalte2.ZielsetzungoKündigung aller SubunternehmerverträgeoNeuausschreibung aller LeistungspaketeoVergabe der Leistungspakete in einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnisoinnerhalb von 6 Monaten 3.VorgehensweiseoAuflistung der Subunternehmerverträge mit den wesentlichen MerkmalenoErstellung einer ABC-AnalyseoFeststellung der Kündigungstermine und –fristenoUmsetzung der KündigungenoFeststellung, Prüfung und genaue Beschreibung der bisherigen LeistungspaketeoNotwendigkeitsprüfung der LeistungsinhalteoZuordnung der Leistungspakete auf Gewerke (Raumlufttechnik, Sanitär etc.)oErstellung eines VertragsmustersoAusschreibungoAngebotsbearbeitungoAngebotsvergleichserstellung und Festlegung von Verhandlungspartnern und VerhandlungszielenoVerhandlungenoAngebotsüberarbeitungoDokumentation „Ergebnis der Vergabeverhandlung“ mit EntscheidungsvorschlagoVergabeentscheidung und Vergabe mit VertragsabschlussDie aufgelisteten Schritte werden einen geübten Einkäufer sicherlich nicht überraschen. Er sollte aber als Garanten für eine erfolgreiche Projektumsetzung folgende Sachverhalte im Auge haben:•Alle Beteiligten leben aktiv in der Erstellung und Umsetzung des Konzeptes zwingend das Ziel, kurzfristig Erfolge zu erzielen, die auch langfristig ihre Wirkung zeigen. Deswegen achten die Beteiligten genau darauf, dass die einzelnen Prozessschritte anforderungs- und termingerecht eingehalten werden.•Die Dienstleistungsverträge im Facility Management besitzen den Charakter von Werkverträgen, da hier die erfolgreiche Erbringung eines Gewerks durch den Subunternehmer in Auftrag gegeben wird. Die genaue und detaillierte Beschreibung des jeweiligen Gewerks ist die entscheidende Grundlage für die Qualität des Dienstleistungsvertrages. Da hier in der Regel schwerwiegende Defizite festgestellt werden, gilt es hier, durch eine akribische Vorarbeit ein solides Leistungs- und Datengerüst zu schaffen, das die Basis für Zielereichungen gibt: Welche Anlage mit welchen Anlagenteilen wird wie, in welchem Umfang, auf welchem Qualitätsniveau, wann und wie oft im Jahr gewartet?Da die Unterhaltsreinigung häufig den wesentlichsten Prozentsatz im Beschaffungsvolumen des Facility Managements ausmacht, gilt hier besonderes Augenmerk:oEinteilung in Raumarten (Büro, Flur, Sanitär, Teeküche etc.)oDefinition der Reinigungsanforderung (Qualität und Intervall) pro RaumartoSchaffung von unterschiedlichen Leistungsniveaus pro Raumart (z. B. für Büro Geschäftsleitung, Büro für Mitarbeiter mit Geschäftspartnerkontakt, Büro für Mitarbeiter ohne Geschäftspartnerkontakt) oErstellung eines Raumbuchs•Wichtig ist die Bereitschaft, qualitative und quantitative Kapazitäten zur Zielereichung einzusetzen, falls notwendig durch Zukauf von zusätzlichen Kapazitäten in Form von Beratung und Unterstützung bei der Umsetzung.•Eine ABC-Analyse legt den Grundstein für die richtige Gewichtung in der Bearbeitung:oA-Gruppe: Einholung von 5 AngebotenoB-Gruppe: Einholung von 3 AngebotenoC-Gruppe: Einholung von möglichst zwei Angeboten•Die Entscheidung, alle Subunternehmerverträge zum nächst möglichen Termin zu kündigen und deren Leistungsinhalte neu auszuschreiben, sprengt alte Strukturen und löst das gewünschte Wettbewerbsverhalten aus.•Die Anfragen erfolgen wegen des Synergieeffektes auf die einzelnen Gewerke konzentriert (z. B.: Raumlufttechnik, Heizung und Sanitär).•Den Anfragen liegen vorgefertigte Tabellen bei, in die pro Position die Einheitspreise vom Anbieter einzutragen sind. Damit ist eine in die Tiefe gehende Preistransparenz gewährleistet. Außerdem liegt der Text des Vertragsmusters bei. Auf diese Weise soll erreicht werden, nur anfragegerechte Offerten für einen aussagefähigen Angebotsvergleich zu erhalten.Den Schwierigkeiten trotzen!Vorgenannte Prämissen mögen beim Leser den Eindruck erwecken, dass diese Vorgehensweise doch selbstverständlich und einfach sei. Der Teufel steckt jedoch im Detail: Immer wieder gilt es, Informationen zu suchen, zuzuordnen und zu strukturieren, Klärungsgespräche mit den Anbietern zu führen, regelwidriges Verhalten (z. B. nicht anfragegerechte Angebote) zu verwerfen und Verhandlungsziele festzusetzen.Erfolg auf Dauer!Doch der Input lohnt sich in der Regel. Projekte sind bekannt, die die jährlichen Beschaffungsvolumina knapp über 50 % reduzieren: und dies jedes Jahr und ohne wesentliche Leistungsminderung! Dieser Erfolg rechtfertigt den hierfür erforderlichen Aufwand in jeder Weise.Wo ist der Haken?Immer wieder gilt es, nachstehende exemplarische Aussagen zu entkräften:•„Eine solche Einsparung muss mit erheblichen Qualitätsverlusten einhergehen!“Stichprobenartige Nachfragen belegen: die Qualität ist meistens wegen der effektiveren Leistungserbringung und der höheren Professionalität in der Führung leicht gestiegen.•„In unserem Unternehmen wird das Facility Management professionell gehandhabt!“Wirklich? Umorganisation bringen oft genug die Wahrheit ans Licht, das es lohnt, das neue Aufgabengebiet auf den Prüfstand zu heben. Wer gesteht sich und den anderen denn schon ein, dass sein Bereich wesentliches Verbesserungspotenzial verbirgt, wenn er schon längere Zeit hierfür die Verantwortung trägt?•„Wir haben soviel zu tun, für diese Untersuchung haben wir keine Kapazitäten!“ Sie als Leser werden womöglich im Arbeitsalltag schon mit vielen Projekten zusätzlich zum Tagesgeschäft konfrontiert. Setzen Sie „Dienstleistungseinkauf im Facility Management“ doch einfach auf die „Offene-Punkte-Liste“. Ein beantragtes Budget hilft nach Genehmigung, dieses attraktive Projekt anzugehen.•„Wir haben unser Facility Management outgesourct. Uns trifft dieses Problem nicht.“ Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Lassen Sie sich doch von der Qualität der Anfrage und des Angebotsvergleichs Ihres Subunternehmers zum Beispiel für die Unterhaltsreinigung überzeugen. Ausblick!Wer rastet, der rostet! Nur eine weitere Verfolgung des Projektes sichert nachhaltig und zukünftig den Erfolg im Unternehmen. Auf keinen Fall darf die zeitnahe und genaue Datenpflege im Facility Management unterschätzt werden. Je nach Größe des Unternehmens ändern sich im Facility Management mehr oder weniger häufig bedeutende Daten, die auch ihren Einfluss auf die Preisgestaltung in den betroffenen Subunternehmerverträgen ausüben. Wer diese nicht nachvollzieht, läuft Gefahr, viel Geld zu verschenken und seine erarbeitete Vertrags- und Datentransparenz wieder zu verlieren.Mut zahlt sich aus!Wenn dieser Artikel Sie als betroffenen Leser ermuntert, das Thema „Dienstleistungseinkauf im Facility Management“ positiv aufzugreifen, hat der Autor sein Ziel erreicht und wünscht Ihnen viel Erfolg und gutes Gelingen.Am Ende soll stehen: Geliebtes Facility Management!gez. Ulrich Kratz