(PM) Aachen, 31.12.2009 - Der Branchenverband Bitkom hat in einer Umfrage herausgefunden, dass fast 40 Prozent der Berufstätigen sich vorstellen könnten, einen Arbeitstag pro Woche komplett auf E-Mails zu verzichten und dafür andere Kommunikationsmedien zu nutzen. 63 Prozent der Befragten zweifelten jedoch daran, dass sich die Leistung und Effizienz im Arbeitsleben durch den phasenweisen Verzicht auf elektronische Post verbessert. Insgesamt gaben 64 Prozent der Befragten an, dass sie sich einer zunehmenden Informationsflut - per Mail oder per Mobiltelefon – ausgesetzt sehen und sich entsprechend gestresst fühlen.

Der Aachener Businesstrainer und Berater Michael Fridrich empfiehlt einen sorgfältigeren und bewussteren Einsatz des Kommunikationsmittels E-Mail. „Es kann nicht sein, dass im E-Mail-Verkehr die Qualität, Spielregeln und Sitten, wie z.B. im geschäftlichen Briefverkehr üblich, mehr und mehr vernachlässigt werden. Auf der einen Seite achten Unternehmen über deren Corporate Identity sehr genau auf ihre Außenwirkung. Andererseits schicken Mitarbeiter munter Nachrichten in einem „individualisierten“ Stil per E-Mail in die Welt. Dabei sind die negativen Folgen für das Unternehmens-Image vermeidbar.“

Mit ein paar einfachen Spielregeln ist es möglich, den Informationskanal E-Mail zu professionalisieren.

1) Kommen Sie in E-Mails auf den Punkt. Formulieren Sie knapp und präzise.
2) Verwenden Sie eine höfliche Ansprache.
3) Achten Sie auf eine korrekte Grammatik und vermeiden Sie Rechtschreibfehler.
4) Nutzen Sie in E-Mails die übliche Groß- und Kleinschreibweise.
5) Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig.
6) Gestalten Sie Ihre E-Mail z.B. durch Absätze überschaubar und lesefreundlich.
7) Zwingen Sie sich, weniger Menschen in den Verteiler oder als Kopie-Empfänger zu setzen.
8) Verzichten Sie unbedingt auf jegliche Emoticons und Akronyme.
9) Konzentrieren Sie sich auf ein Thema oder eine zentrale Botschaft.
10) Seien Sie sparsam mit der Funktion „Antwort an alle“.
11) Antworten Sie niemals auf Spam-Mails.
12) Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr.
13) Reagieren Sie auf eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden.
14) Beenden Sie Ihre Nachricht immer mit einem freundlichen Gruß.
15) In dringenden Fällen greifen Sie besser sofort zum Telefon und suchen das persönliche Gespräch.

Die Einführung von Spielregeln für den E-Mail-Verkehr ist gerade in Unternehmen
zwingend notwendig, um eine drohende oder bereits existierende Informationsflut einzudämmen und nervige Störfeuer, Zeitfresser oder mögliche Konfliktherde zu reduzieren.