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Der Wegweiser zum Projekterfolg: Die Zieldefinition

„Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Laozi
(PM) Ulm, 13.08.2009 - Schon Laozi erkannte die elementare Bedeutung von klaren und unmissverstndlichen Zielen. Gerade im Projektgeschft gewinnen Zieldefinitionen nochmals an Einfluss, da sie den Ausgangspunkt fr den Aufbau der gesamten Projektplanung und Steuerung darstellen und somit einen wichtigen Bestandteil eines umfassenden Projektmanagements ausmachen.
In der Regel wird ein von allen Interessensgruppen (Mitarbeiter, Eigentmer und Kunden) getragenes Projektziel in zwei Schritten definiert. Im ersten Arbeitsschritt gilt es die Informationen zum Projektkontext auszuwerten und sich ein klares Gesamtbild zu verschaffen. Im zweiten Arbeitsschritt bedarf es der Erreichung einer breiten Konsensbildung ber die Projektziele bei allen Projektbeteiligten.
Im Zuge der Informationsauswertung sind Schlsselqualifikationen wie
• analytisches Denkvermgen,
• Abstraktionsfhigkeit sowie
• Mut und Konfliktfhigkeit unabdingbar.

Sinnvollerweise verschafft sich der Projektleiter in dieser Phase ein Gesamtbild ber die Ausgangssituation, da nur auf selbiger Basis eine belastbare Zieldefinition mglich ist. Hierbei werden Informationen hinsichtlich gesetzter Prioritten, vorhandener Freiheitsgrade und der gelebten Unternehmenspolitik, um nur einige Beispiele zu nennen, gesammelt und ausgewertet. Ferner darf bei der Zieldefinition nicht auer Acht gelassen werden, dass ein qualifiziertes Projekt gewissen Anforderungen gengen muss.
In erster Linie muss ein Projekt die Erwartungen und Bedrfnisse der Interessensgruppen in vollem Umfang erfllen. Zustzlich sollte die Zieldefinition eines jeden Projektes dreidimensional erfolgen. So gilt es neben den eigentlichen Projektergebnissen auch die Kosten und den Zeitfaktor mit einzubeziehen. Die besten Ergebnisse bringen nicht den gewnschten Erfolg, wenn die Kosten oder aber auch der zeitliche Rahmen aus dem Ruder laufen.
Im zweiten Arbeitsschritt gilt es einen breiten Konsens ber die Projektziele zu erreichen. Vorab sollte jedoch geklrt werden, inwieweit eine Konsensbildung ber die Projektziele erforderlich beziehungsweise mglich ist. Sofern sich alle Interessensgruppen einig sind, die gewnschten Projektergebnisse mit den verfgbaren Ressourcen bereinstimmen oder auch der Auftraggeber keine Zielnderung zulsst, ist eine Konsensbildung nicht mehr erforderlich.
Im Falle von unterschiedlichen Auffassungen ber Projektziele beziehungsweise Projektergebnisse oder auch existierenden Deltas zwischen den Erwartungshaltungen und den verfgbaren Ressourcen ist eine Konsensbildung unumgnglich.
Beginnend bei den Fragen der Projektbeteiligten, ber Diskussionsrunden bis hin zur eigentlichen Konsensbildung werden in diesem Arbeitsschritt die Projektziele konkretisiert.
Die Einbeziehung aller Projektbeteiligten in die Bildung des Zielkonsenses hat sich dabei als wesentlicher Erfolgsfaktor erwiesen, um frhestmglich mit der Teambildung zu starten. Im Verlauf der Konsensbesprechung werden alle Beteiligten gehrt, knnen ihren Standpunkt konstruktiv vertreten und sich gegebenenfalls von den Meinungen der anderen Beteiligten berzeugen lassen. Es bietet sich darber hinaus bei der Konsensbesprechung an, dass der zustndige Projektleiter in die zustzliche Rolle des Moderators schlpft und gegebenenfalls aufkommende Konflikte unter den Beteiligten schlichtet. So wird letztlich gemeinsam eine Zielsetzung erarbeitet, die alle Beteiligten aktiv verwirklichen wollen. Nach erfolgreichem Abschluss der Konsensbildung und der damit abgestimmten Projektzieldefinition kann mit einer detaillierten Projektplanung begonnen werden.
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Frau Vera Sayle
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