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Vom Briefkasten auf die Festplatte – Rund 60 Prozent weniger Kosten durch elektronisches Dokumenten-Management

(PM) , 19.04.2007 - Von Gunnar Sohn Bonn/Dsseldorf - Schlankere Ablaufprozesse, schnellerer Zugriff auf Informationen, bis zu 60 Prozent weniger Prozess- und Personalkosten. Erreicht wird das durch den Einsatz elektronischer Dokumenten-Management-Systeme: „Unternehmen wenden rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit im Bro und bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten fr ein bestehendes Dokumentenmissmanagement auf“, erklrt Petra Greiffenhagen, Vorstandsvorsitzende des Bonner Verbandes Organisations- und Informationssysteme (VOI) www.voi.de, nach einem Bericht der Zeitschrift Creditreform www.creditreform-magazin.de. Typische Zeitfresser seien das hndische Einpflegen relevanter Daten in Computersysteme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die auch das Suchen nach Informationen verlangsamt und die papierbasierte Vorgangsmappe, die oftmals mit langen Liegezeiten von Abteilung zu Abteilung wandert und stets immer nur einem Mitarbeiter zur Verfgung steht. „Ratsam ist, eingehende Dokumente zu digitalisieren und die Bearbeitung komplett elektronisch und damit papierlos vorzunehmen“, so Greiffenhagen. Welche Ersparnisse durch elektronische Dokumenten-Management-Systeme mglich seien, zeige das Beispiel Rechnungsbearbeitung. „Die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist zeitaufwndig, kostenintensiv und umfasst viele Schritte, von der Vorsortierung und Zuordnung ber Dateneingabe, Genehmigung, Zahlungsfreigabe bis Ablage im Archiv“, sagt Greiffenhagen. Knapp neun Euro kostet der komplette Vorgang pro Rechnung im Durchschnitt, wobei Rckfragen wegen eventuellen Unklarheiten nicht bercksichtigt sind. Das ist das Ergebnis einer Studie der interim 2000 in Kln in Zusammenarbeit mit dem Forschungszentrum fr Knstliche Intelligenz (DFKI) in Kaiserslautern. Die Arbeitszeit eines Mitarbeiters unterteilt sich in 25 Prozent fr die Rechnungserfassung und 75 Prozent fr die nachfolgende Sachbearbeitung. Rund sechs Tage ist eine Rechnung im Unternehmen, auf ihrem Weg zwischen Eingang und Freigabe, in der Regel unterwegs. Fr einen Mitarbeiter in der Buchhaltung oder kreditorischen Rechnungsprfung sind jhrliche Kosten von 40.000 Euro zu veranschlagen. Die Erfassung, Prfung und Freigabe der Rechnung addiere sich nach Markterfahrungen von Greiffenhagen schnell zu einem erheblichen Kostenblock, der die Rentabilitt und Produktivitt belaste, elektronische Lsungen rentieren sich innerhalb krzester Zeit. Bei einem mittelstndischen Unternehmen mit tglich 150 eingehenden Rechnungen kommen am Ende des Jahres rund 311.000 Euro Kosten fr die manuelle Bearbeitung zusammen. Dem gegenber stehen Investitionskosten fr Consulting, Soft- und Hardware, Implementierung und Schulungsmanahmen von insgesamt etwa 160.000 Euro. Nicht bercksichtigt sind vereinfachtes Controlling, stets aktuelle bersicht ber Verbindlichkeiten - eine wichtige Voraussetzung fr die Liquidittsplanung -, Ausnutzung von Skontomglichkeiten, Wegfall von Verzugszinsen fr aus Versehen zu spt geleistete Zahlungen, weniger Fehler und Nacharbeitungen. Die Verknpfung der Prozesskette von der Auftragsannahme ber Produktbereitstellung, Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Inkasso auf einer integrierten Service-Plattform bringt nach Einschtzung von Omar Khorshed, Vorstandschef der Dsseldorfer acoreus AG www.acoreus.de, eine erheblich Zeit- und Kostenersparnis. „Die Daten und Vorgnge werden so vom System an den jeweils nchsten Prozess bergeben, ohne dass ein Mensch manuell etwas anstoen muss. Auch die einzelnen Prozesse sind durch einen hohen Automatisierungsgrad und hohe Transaktionszahlen effizienter. Die elektronische Rechnung, die wir anbieten, trgt auch dazu bei“, so Khorshed.
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