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Lieferscheine effizienter verarbeiten - Versteckte Geldspeicher zwischen Auftrag und Lieferung

(PM) , 14.08.2006 - Dsseldorf, 14. August 2006 – Die Bedeutung von Lieferscheinen wird allzu leicht unterschtzt: Sie gehen durch verschiedene Hnde, werden nur flchtig kontrolliert und landen erst unter Umwegen am richtigen Platz. Dabei setzen Lieferscheine eine Kette von Arbeitsablufen in Gang, die nachtrglich nur schwer zu stoppen und zu korrigieren sind. Bleiben Fehler unentdeckt und werden beispielsweise zu hohe Rechnungsbetrge berwiesen, droht ein hoher Mehraufwand. Eine wirksame Abhilfe kann die Digitalisierung von Bestellvorgngen schaffen: von der Auftragserteilung bis zur Fakturierung. Nur wenn Auftrags-, Liefer- und Zahlungsdaten zusammenlaufen, knnen Unstimmigkeiten schnell erkannt und behoben werden. Ebenso bedeutsam wie der Lieferschein ist bei eigenen Auslieferungen die quittierte Empfangsbesttigung. „Lieferbesttigungen erfordern immer eine systematische Prfung“, besttigt Thomas Rick, Geschftsfhrer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. „Ein digitaler Zugriff auf vorkontrollierte Lieferdokumente erleichtert alle Rechnungs- und Forderungsprozesse.“ Die grten Stolpersteine Die Prfung und Bearbeitung von Lieferscheinen ist zeitraubend und fehlertrchtig. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) zeigen, worauf Firmen achten mssen. 1. Prozess-Stau: Eine manuelle Prfung und Weiterleitung von Lieferscheinen erfordert viel Zeit. Eine Digitalisierung beschleunigt einzelne Prozessablufe und gewhrleistet einen optimalen Einsatz von freien Mitarbeiterressourcen. 2. Flchtigkeitsfehler: bertragungsfehler fhren leicht zu abweichenden Lieferungen. Ein automatischer Abgleich mit Auftrags- und Bestellformularen deckt Unstimmigkeiten schnell und systematisch auf. 3. Daten-Dickicht: Bei fehlerhaften Lieferungen mssen alle Unterlagen des jeweiligen Bestellvorgangs schnell zugreifbar sein. Systemgesttzt gewinnen Mitarbeiter direkt einen Statusberblick und knnen strittige Zahlungen zurckhalten. 4. Falschablage: Lieferscheine werden nur selten rechts-, beweis- und flschungssicher archiviert. Digitale Prozesse gewhrleisten eine einheitliche Systematik und schtzen vor der Fahrlssigkeit einzelner Mitarbeiter. Zur effizienten Bearbeitung von Lieferscheinen setzen moderne Dokumenten-Dienstleister auf kundenorientierte Vorort-Services. Lieferscheine werden tglich abgeholt, digital erfasst und sofort auf den Firmenserver bertragen. Verantwortliche Mitarbeiter knnen alle Lieferdaten schnell abrufen und zielgerichtet bearbeiten. Behrens & Schuleit auf der DMS Expo: Behrens & Schuleit ist vom 19. bis 21. September 2006 auf der fhrenden Fachmesse fr Dokumenten-Management in Kln vertreten. Das Unternehmen prsentiert u.a. innovative Praxisanwendungen im Bereich Lieferschein-Management sowie Post- und Rechnungseingangsbearbeitung. Presseanfragen: conovo media Glockengasse 54-56 50667 Kln Tel.: 0221.35 68 60-0 Fax: 0221.35 68 60-55 www.conovo.de info@conovo.de
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