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Posteingangsbearbeitung - Poststelle wird zur Schaltzentrale im Unternehmen

(PM) , 18.09.2006 - Dsseldorf, 18. September 2006 – Die Zeiten, in denen Poststellen nur als Durchlaufstation fr Briefe und Pakete fungierten, sind vorbei. Zeitraubende Zustellungen im Unternehmen und eine eher punktuelle Auslastung der Poststellen-Mitarbeiter zwingen zum Handeln. Viele Grokonzerne aber auch Mittelstndler prfen ungenutzte Einsparpotenziale und strukturieren ihren Posteingang auf Basis von Systemlsungen komplett um. Ob Vertrge, Bestellungen oder Rechnungen: Eine weitgehende Digitalisierung des eingehenden Briefverkehrs ist Grundlage fr eine zielgerichtete Weiterleitung und Bearbeitung – ber alle Abteilungen hinweg. Die Herausforderung liegt darin, den Typus des Eingangsdokuments mglichst automatisch zu erkennen und den manuellen Aufwand der Posteingangsbearbeitung zu reduzieren. Zudem sollte die Dringlichkeit und Bedeutung eingehender Dokumente frhestmglich erkannt werden. Whrend Standardsendungen systemgesttzt bearbeitet werden, knnen spezielle Anfragen von zum Teil geschftskritischer Bedeutung noch gezielter manuell geprft werden. „Die Poststelle ist Schaltzentrale fr viele Unternehmensprozesse“, verdeutlicht Thomas Rick, Geschftsfhrer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. Eine frhzeitige Digitalisierung erffnet neben deutlichen Zeitgewinnen auch klare Qualittsvorteile. Unabhngig von ihrem Arbeitsplatz knnen autorisierte Mitarbeiter Geschfts- und Kundenanfragen noch gezielter und qualifizierter bearbeiten. Eingangsdokumente richtig behandeln Die Poststelle ist die zentrale Anlaufstelle fr Briefpost ganz unterschiedlicher Art. Die Dokumenten-Spezialisten von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) wissen, wie Eingangspost typgerecht und effizient bearbeitet werden kann. 1. Strukturierte Schreiben: Standardisierte Dokumente wie Formulare sind einheitlich aufgebaut und knnen systemgesttzt geprft werden. Alle Eintrge knnen einzeln identifiziert, extrahiert und weitergeleitet werden. 2. Halbstrukturierte Unterlagen: Geschftsbriefe mit eindeutigen Bezeichnungen wie etwa einer Rechnungsnummer knnen auch digital bearbeitet werden. Das erlaubt eine gezielte Erfassung und Kontrolle von wichtigen Angaben. 3. Unstrukturierte Dokumente: Individuelle Anfragen oder Beschwerden haben in der Regel keine eindeutigen Merkmale, was ein automatisches Auslesen erschwert. Doch digitale Ablufe verkrzen alle Bearbeitungs- und Reaktionszeiten betrchtlich. Behrens & Schuleit auf der DMS Expo: Behrens & Schuleit ist vom 19. bis 21. September 2006 auf der fhrenden Fachmesse fr Dokumenten-Management in Kln vertreten. Das Unternehmen prsentiert innovative Praxisanwendungen fr den Posteingang, z.B. zur Lieferschein- und Rechnungseingangsbearbeitung. Presseanfragen: conovo media Glockengasse 54-56 50667 Kln Tel.: 0221.35 68 60-0 Fax: 0221.35 68 60-55 www.conovo.de info@conovo.de
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