VOLLTEXTSUCHE
Pressearchiv
Behrens & Schuleit GmbH
Pressemitteilung

Archivwissen gezielt nutzen - Altakten in moderne Geschäftsprozesse integrieren

(PM) , 11.04.2006 - Dsseldorf, 11. April 2006 – Sehr zeitaufwndig und nur selten effizient: Die Suche nach Archivbelegen gehrt zum ungeliebten Arbeitsalltag und bindet wertvolle Personalressourcen. Zudem gewinnen Altdokumente bei Steuerprfungen oder wettbewerbsrechtlichen Auseinandersetzungen pltzlich an Bedeutung. Immer mehr Firmen organisieren daher ihr Informations-Management neu und integrieren das in Archiven gesammelte Know-how in die digitalen Arbeitsprozesse ihrer Mitarbeiter. Moderne Systemlsungen ermglichen eine gezielte Erfassung von wichtigen Dokumenten, die bislang im Archiv gesucht werden mussten. Mglich machen dies intelligente Index- und Suchmechanismen, einschlielich einer Volltextsuche ber den gesamten Datenbestand. Lange Zeit waren Unternehmer zurckhaltend, angesichts unverhltnismig hoher Kosten fr eine komplette Digitalisierung ihrer Archive. „Die Kunst besteht darin, Altdokumente gezielt und selektiv zu digitalisieren“, erklrt Thomas Rick, Geschftsfhrer der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH. „Die Identifikation und Sicherung von wichtigen verfallsgefhrdeten Dokumenten ist von unternehmenskritischer Bedeutung.“ Wann sich eine Digitalisierung von Altakten lohnt Eine vollstndige Archivdigitalisierung ist betriebswirtschaftlich nur selten notwendig und sinnvoll. Die Dokumenten-Manager von Behrens & Schuleit (www.behrens-schuleit.de) wissen, fr welche Art von Belegen sich eine digitale Erfassung rechnet: 1. Hufiger Zugriff: Je fter Archivunterlagen im Tagesgeschft genutzt werden, desto wichtiger wird eine schnelle und ortsunabhngige Verfgbarkeit. Gerade bei Personal- und Kundenakten ist eine Digitalisierung effizienter als zeitraubende Archivrecherchen. 2. Geschftskritisches Wissen: Neben unwichtigen Notizen lagern in Archiven Dokumente von hoher unternehmerischer Bedeutung. Originale Bauplne oder technische Zeichnungen sollten elektronisch erfasst, kategorisiert und verfgbar sein. 3. Gesetzliche Auflagen: Viele Dokumente dienen noch Jahrzehnte spter als Belege fr steuerliche, marken- und wettbewerbsrechtliche Prfung. Eine Digitalisierung der Originalbelege gewhrleistet eine maximale Rechts-, Beweis- und Flschungssicherheit. Vor Start der Digitalisierung empfiehlt sich fr Firmen eine Analyse des vorhandenen Aktenbestands. Zu den zentralen Anforderungen gehrt eine gestufte Projektplanung und -abwicklung. „Wer im Hauruck-Verfahren digitalisiert, lst die Herausforderungen einer effizienten Datenorganisation nicht, sondern verschleppt sie nur in ein neues Medium“, verdeutlicht Thomas Rick. Presseanfragen: conovo media Glockengasse 54-56 50667 Kln Tel.: 0221.35 68 60-0 Fax: 0221.35 68 60-55 www.conovo.de info@conovo.de
DRUCKEN| VERSENDEN | RSS-FEED |
SOCIAL WEB
PRESSEFACH
Behrens & Schuleit GmbH
Postfach 101542
40006 Dsseldorf
zum Pressefach
Anzeige
PRESSEARCHIV
Anzeige
BUSINESS-SERVICES
© novo per motio KG